Historiallisen Aikakauskirjan digisiirto: tavoitteena 120 vuosikertaa avoimesti verkkoon

Laukkoski H (2023). Historiallisen Aikakauskirjan digisiirto: tavoitteena 120 vuosikertaa avoimesti verkkoon. Tietolinja, 2023(1). Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023062865284

Historiallinen Aikakauskirja (HAik) on ilmestynyt vuodesta 1903 alkaen, eli julkaisu täyttää tänä vuonna 120 vuotta. HAik oli mukana Kansalliskirjaston ja Kopioston yhdessä ylläpitämässä Elektra-palvelussa, jossa sen vuosikerrat julkaistiin vuoden viiveellä. HAikin artikkelit saivat Elektrassa yhteensä 69 580 latauskertaa vuosien 2008–2022 aikana.[1] Elektrasta löytyivät numerot 2/2001–4/2020, kunnes palvelun toiminta ajettiin alas vuoden 2022 lopussa. Vanhempia vuosikertoja voi lukea vuoteen 1939 asti vapaasti verkossa, ja tämän jälkeen julkaistut vuosikerrat ovat luettavissa vapaakappalekirjastoissa. Lisäksi aikavälillä 1940–1999 julkaistuja artikkeleita pääsee käyttämään Tutkain-sopimuksessa mukana olevien korkeakoulujen kautta.

Kun Elektran alasajosta ilmoitettiin, Historiallisen Aikakauskirjan toimituksessa aloitettiin digisiirtohankkeen suunnittelu.[2] Viittaan hankkeeseen digisiirtohankkeena digitointihankkeen sijaan, koska tavoitteena ei ole ainoastaan digitoida, vaan myös siirtää vanhat numerot toiselle julkaisualustalle. Kaiken kaikkiaan siirrettäviä artikkeleita ja muita lyhyempiä tekstejä on liki 10 000, kun mukaan lasketaan 1900-luvulla julkaistut tekstit.

Jo hankkeen alkuvaiheessa julkaisualustaksi valikoitui Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) ylläpitämä Journal.fi-sivusto, jonka kautta julkaisun vertaisarviointi on toteutettu vuodesta 2016. Journal.fi-sivusto ja Open Journal Systems (OJS) ovat yksiä harvoista vaihtoehdoista kotimaiselle voittoa tavoittelemattomalle tiedejulkaisulle, jos samalla alustalla halutaan hoitaa vertaisarviointiprosessi ja avoin julkaiseminen.

Tämä artikkeli on HAikin digisiirtohankkeesta jälkikäteen kirjoitettu kuvaus. Tavoitteena on esittää digitointihankkeen kulku ja mahdolliset kompastuskivet, jotta muut julkaisut voivat ne omissa hankkeissaan välttää. Artikkeli perustuu kokemuksiini hankkeen koordinaattorina sekä hankkeen aikana HAikin hallituksen jäsenistä muodostetun digityöryhmän jäsenille lähettämiini tilannekatsauksiin projektin etenemisestä. Historiallisen Aikakauskirjan hallituksessa ovat edustettuna lehden molemmat julkaisijaseurat Suomen Historiallisen Seura ja Historian Ystäväin Liitto. Molemmat seuroista nimittävät omat jäsenensä HAikin hallitukseen.

Hankkeen rahoitus ja resurssit

Ennen digisiirron aloittamista HAikin hallitus päätti teettää hankkeesta pohjaselvityksen, jotta sen sujuva eteneminen voitaisiin varmistaa. Toteuttamani pohjaselvitys rahoitettiin Peri+-korvauksilla, ja se valmistui tammi-helmikuussa 2021. Esittelin pohjaselvityksen hallitukselle helmikuussa 2021, ja maaliskuussa aloitin työt digisiirtohankkeen projektikoordinaattorina.[3]

Syksyllä 2020 HAik haki ja sai tähän hankkeeseen rahoitusta Suomen tiedekustantajien liitolta. Tiedekustantajien myöntämän 53 200 euron lisäksi hankkeessa on käytetty julkaisun omia varoja, jotka oli saatu Peri+- ja Elektra-korvauksina. Päätoimittajaamme lainatakseni, julkaisun digitointihanke ja siihen liittyvä takautuvan aineiston avaaminen on toteutunut pääasiassa Suomen tiedekustantajien liiton ja julkaisun oman rahoituksen turvin, jotka ovat molemmat peräisin Kopioston varoista. Tiedekustantajien apuraha sisälsi rahoituksen julkaisujen digitointiin, hankkeen koordinaattorin palkkaukseen 12 kuukaudeksi sekä DOI-tunnisteisiin liittyvät kulut. Vuoden 2022 alussa kävi selväksi, että hanke ei valmistuisi 12 kuukauden rahoituksella, ja Tiedekustantajien liitolta haettiin viimeistelyapuraha 14 310 €.

Yksin ei töitä HAikin digisiirron eteen ole tarvinnut tehdä. HAikin hallitus päätti muodostaa hankkeen toteutuksen avuksi digityöryhmän. Työryhmään kuuluivat lehden päätoimittaja apulaisprofessori Anu Lahtinen, HAikin taloudenhoitaja Raimo Parikka, HAikin hallituksen jäsen professori Petri Karonen sekä HAikin hallituksen puheenjohtaja, kaupunkineuvos Kari Salmi. Digityöryhmän tehtävä oli ensisijaisesti valvoa hankkeen etenemistä ja antaa neuvoja hankkeen toteutuksessa. Kaikkien hallituksen jäsenten ei siis tarvinnut ottaa kantaa digisiirron käytännön asioihin, vaan digityöryhmä hoiti tämän. HAikin hallitus seurasi työn etenemistä sen kokouksiin toimitettujen raporttien välityksellä. Lehden toimituksessa varsinaisiin digisiirtohankkeen vastuunkantajiin kuului ainoana päätoimittaja, mutta toimituksen jäsenet osallistuivat työskentelyyn esimerkiksi suunnittelemalla julkaisusopimuksen pohjaa ja kommentoimalla hankkeen myötä uudistettua kirjoitusohjetta.

Julkaisusopimus ja käyttöehdot

Keskeinen osa digisiirtohanketta oli julkaisusopimusten päivittäminen kirjoittajien tai heidän perikuntiensa kanssa, koska Elektrassa julkaistuja artikkeleita ei saanut asettaa saataville Journal.fi-alustalla tai digitoida ilman tekijänoikeudenhaltijoiden lupaa. Uuteen julkaisusopimukseen päätettiin sisällyttää mahdollisuus siirtää tekstit toiselle julkaisualustalle, jos Journal.fi tulevaisuudessa lakkaisi toimimasta. Tällä vältettäisiin mahdollinen uusi kierros sopimusten päivityksessä. Lisäksi sopimuksen allekirjoittajaa ei valtuutettu vastaamaan tekstin liitteenä olevista kuvista, koska osa sopimuksista päivitettiin perikuntien kanssa. Arvelimme, että perikunnilla tuskin on mahdollisuutta tarkistaa kuvien julkaisuoikeuksia. Niitä päätettiin hankkia keskitetysti kuvatoimistoilta ja arkistoilta. Kuviin liittyvää työtä helpotti se, että osa tieteellisen artikkelin yhteydessä julkaistuista kuvista menee sitaattioikeuden piiriin.

Olennainen osa julkaisusopimuksen luonnostelussa oli käyttöehtojen muotoilu sopimukseen. Jo rahoitusta haettaessa päätettiin, että artikkelit pidetään Kopioston kopiointiluvan alaisuudessa. Niitä saa siis avoimesti selata ja lukea verkossa, sekä tehdä niihin kohdistuvia tiedonhakuja. Artikkeleita saa kopioida, tulostaa ja jakaa muussa kuin henkilökohtaisessa tarkoituksessa Kopioston kopiointiluvan ehtojen mukaisesti. Artikkelit haluttiin pitää Kopioston kopiointiluvan alaisuudessa, sillä näin ne kerryttäisivät jatkossakin Kopiosto-korvauksia kotimaisille tiedekustantajille. Lisäksi digisiirron aiheuttama muutos olisi kirjoittajien kannalta pienempi, sillä tekstit olivat Kansalliskirjaston Elektra- ja Peri+-palveluissa olleet luettavissa Kopioston kopiointiluvan alaisuudessa.

Digisiirtohankkeen julkaisusopimus muotoiltiin Suomen tiedekustantajien liiton sopimusmallin pohjalta, minkä lisäksi tutkimme myös muita verkosta löytyviä sopimuspohjia. Luonnostelimme päätoimittajan kanssa ehdotuksen sopimuksen muotoiluista, ja syntynyttä julkaisusopimuksen pohjaa muokattiin yhdessä toimituksen kokouksessa. Muokattu pohja lähetettiin vielä digityöryhmälle luettavaksi. Näin monivaiheisella kommentoinnilla haluttiin varmistaa, että uudessa julkaisusopimuksessa on huomioitu kaikki oleelliset seikat.

Yli 1600 julkaisusopimusta

Ennen julkaisusopimusten laajamittaista päivitystä piti selvittää, ketkä kaikki olivat kirjoittaneet lehteen. Tässä vaiheessa käyttöön otettiin Excel-taulukko, johon listattiin Elektran ja Finna-hakupalvelusta löytyneiden tietojen perusteella Historialliseen Aikakauskirjaan kirjoittaneet henkilöt. Tämän jälkeen tietoja täydennettiin vuosina 1953 ja 1983 ilmestyneiden HAikin hakemistojen avulla. Yhteensä kirjoittajia oli 1765, joista 107 tekijänoikeudet olivat rauenneet. Julkaisusopimuksia oli siis yhteensä päivitettäväksi 1658 kappaletta.

Oli alusta asti selvää, että kaikkia kirjoittajia tai heidän perikuntiaan ei olisi mahdollista tavoittaa. Julkaisusopimusten suuri määrä kuitenkin konkretisoi tämän, ja aina ajoittain tämä hirvitti hankkeen aikana. Tavoittamatta jääneistä kirjoittajista ja haasteista sopimusten päivityksen kanssa kerron lisää edempänä. Lopputulosta, liki 1000 hankkeen aikana allekirjoitettua julkaisusopimusta, voi kuitenkin pitää onnistumisena.

Julkaisusopimusten päivittäminen aloitettiin toimituksen sopimuksista, jotta sähköinen allekirjoitusjärjestelmä ja sopimuksen saatekirjeet saatiin testattua. Tiivistäen prosessi eteni seuraavasti: kirjoittajalle tai perikunnalle lähetettiin saatekirje, jossa kerrottiin digisiirtohankkeesta sekä julkaisusopimuksen päivittämisestä, ja kolmen päivän sisään kirjoittajalle lähetettiin julkaisusopimus sähköisesti allekirjoitettavaksi. Perikunnille sopimus lähetettiin, kun he olivat ilmoittaneet, että haluavat vastaanottaa sopimuksen. Uudempien tekstien kanssa prosessi eteni nopeasti ja parhaimmillaan sopimuksia lähetettiin jopa 125 viikossa.

Sopimuksia päivitettiin sekä sähköisesti että perinteiseen tapaan postitse. Osa kirjoittajista nimenomaan pyysi lähettämään sopimuksen itselleen postitse allekirjoitettavaksi, ja postia käytettiin myös silloin, kun kirjoittajien yhteystiedoista oli tiedossa vain postiosoite. Kirjoittajille tai perikunnille postitettiin kaksi kopiota julkaisusopimuksesta sekä sopimuksen saatekirje ja palautuskuori. Postitse julkaisusopimus lähetettiin noin 80 kirjoittajalle tai perikunnalle. Sopimusten lähettäminen postitse oli hitaampaa kuin niiden päivittäminen sähköisesti, mutta se kannatti. Saimme postitse päivitettyä sopimuksia, joihin emme olisi muuten saaneet allekirjoituksia.

Haasteita julkaisusopimusten kanssa

Haasteita alkoi ilmetä, kun edettiin vanhempiin teksteihin. Osa kirjoittajista ei muistanut kirjoittaneensa Historialliseen Aikakauskirjaan tai tekstien kirjoittajia ei yksinkertaisesti tavoitettu. Onneksi useimpien kirjoittajien muisti virkistyi, kun heille kerrottiin, miten olimme tunnistaneet juuri heidät tietyn artikkelin tai muun tekstin kirjoittajiksi. Myös kielimuuri aiheutti haasteita julkaisusopimusten päivityksessä. Vaikka HAik on suomenkielinen julkaisu, on lehdessä julkaistu esimerkiksi kansainvälisten tutkijoiden vastaväittäjän lausuntoja suomeksi käännettyinä kirja-arvioina. Yksi kansainvälinen kirjoittaja säikähti yhteydenottoamme ja ilmeisesti luuli, että häntä yritetään huijata olemattomalla julkaisulla tai valejulkaisulla. Tilanteesta selvittiin ystävällisten kollegojen avulla, jotka rauhoittelivat pelästynyttä kirjoittajaa sekä selittivät tilanteen oikean laidan. Julkaisusopimuskin saatiin säikähdyksen jälkeen päivitettyä.

Viestintä julkaisusopimuksista päätettiin keskittää HAikin sähköpostiosoitteeseen, jotta viestit eivät jäisi koordinaattorin tai päätoimittajan sähköpostiin, vaan pysyisivät tallessa. Haasteeksi kuitenkin muodostui se, että osa sopimuksiin liittyvistä viesteistä päätyi vastaanottajan roskapostikansioon. Näin kirjoittajat eivät välttämättä saaneet tietoonsa, että olimme yrittäneet tavoitella heitä. Ongelmaa saatiin ratkottua, kun kirjoittajille lähetettiin toisen sähköpostin kautta viesti julkaisusopimuksesta.

Joidenkin kirjoittajien tai perikuntien tavoittaminen oli vaikeaa ja vaati suoranaista salapoliisityötä. Tässä hyödylliseksi avuksi osoittautuivat HAikin hallituksen jäsenten verkostot ja tuntemus historioitsijakentästä. Hallituksen jäsenillä oli usein tieto siitä, kuka voisi olla hyvä yhteyshenkilö. Ilman näitä vinkkejä ja erityisesti HAikin päätoimittajan Anu Lahtisen sekä digityöryhmän ja HAikin hallituksen jäsenen Petri Karosen apua näinkään montaa kirjoittajaa ei olisi tavoitettu. Kirjoittajien etsimisessä hyödynnettiin myös Suomen Historiallisen Seuran vuonna 2007 julkaistua matrikkelia.

Mitä digitoidaan ja missä

Julkaisusopimusten päivityksen lisäksi olennaista oli selvittää, mitä kaikkea on digitoitava uudestaan, mistä materiaali saadaan ja missä digitointi hoidetaan. Onneksemme Elektrassa julkaistut Historiallisen Aikakauskirjan materiaalit voitiin toimittaa suoraan Kansalliskirjastosta Tieteellisten seurain valtuuskunnalle, jossa niiden siirto Journal.fi-sivustolle onnistui vaivattomasti. Selvitimme myös mahdollisuuksia käyttää Peri+-digitointeja, mutta tekijänoikeussyistä Kansalliskirjasto ei voinut HAikin digisiirtohankkeen alussa näitä luovuttaa. Siten digitoitavaksi jäivät vuosikerrat 1903–2000, jotka digitoitiin sekä artikkelikohtaisesti että numerokohtaisesti. Pelkkä numerokohtainen digitointi olisi aiheuttanut haasteita artikkeleiden siirrossa Journal.fi- sivustolle, sillä julkaisualusta toimii parhaiten, kun numeron artikkelit on viety sinne omina kokonaisuuksinaan. Esimerkiksi DOI-tunnisteiden hakeminen sekä metatietojen lisääminen numerokohtaisesti järjestelmään viedylle aineistolle olisi ollut hankalaa.

Elektrasta saadut tiedostot olivat artikkelikohtaisia ja niistä puuttui joitain lyhyempiä tiedeuutisia. Tämän takia digitoimme numerokohtaisesti Elektrassa olleet vuosikerrat 2001–2015, joista ei ollut tallessa numerokohtaista digitaalista versiota. Halusimme lisätä Journal.fi-sivustolle myös numerokohtaisen digitoinnin, sillä se antaa paremman kokonaiskuvan julkaistusta lehdestä ja palvelee näin aineiston käyttäjiä paremmin.

Digitoitava materiaali saatiin pääasiassa HAikin omista numeroista TSV:n varastolta. Tässä aineistossa oli kuitenkin aukkoja ja aloimme selvittää, mistä saisimme puuttuvat numerot digitointia varten. Digitoinnin yhteydessä numerot leikattaisiin auki, joten lainaaminen ei olisi vaihtoehto. Kyselimme ylimääräisiä HAik sarjoja useista kirjastoista ja muistiorganisaatioista, mutta monet olivat 2010-luvulla hävittäneet ylimääräiset kopiot. Lopulta saimme lahjoituksena emeritusprofessori Kari Immosen kokoelman, jota täydensimme tilaamalla verkkoantikvariaateista myynnissä olleita numeroita. Näin saimme kokoon täydellisen sarjan Historiallisia Aikakauskirjoja digitointia varten. Alkuun tavoitteenamme oli, että digitointi tehtäisiin yksittäisinä numeroina, mutta vanhimmat numerot olivat niin hauraita, että ne olivat säilyneet ainoastaan sidottuina vuosikertoina. Olisimme halunneet käyttää ainoastaan yksittäisiä numeroita digitoinnissa, sillä tietoja vuosikertojen sidonnan periaatteista ei ollut saatavilla. Osasta sidottuja vuosikertoja oli esimerkiksi poistettu numeroiden kansilehtiä tai mainoksia.

Digitoitavan materiaalin kartoituksen jälkeen pyysimme tarjoukset digitoinnista useammalta yritykseltä. Osa tarjouksista jouduttiin karsimaan suoraan kalleutensa takia. Lupaavalta vaikuttaneelta yritykseltä pyydettiin koedigitointi kahdesta eri vuosikymmenen numerosta mustavalkoisena, värillisenä ja harmaasävynä. Tämän jälkeen arvioimme digitoinnin laatua ja tekstintunnistuksen (OCR) onnistumista aineistossa.

Koedigitoinnin tulosten perusteella valitsimme digitoinnin toteuttavan yrityksen ja päädyimme teettämään työn mustavalkoisena, vaikka se on artikkeleiden kuvituksen kannalta huonompi ratkaisu. Tekstintunnistus toimii parhaiten mustavalkoisena tehdyssä digitoinnissa, ja päätimme kuvien sijaan priorisoida tekstin luettavuutta. Syynä tälle oli myös se, että kuvia on julkaistu HAikissa pääasiassa 1990-luvulta alkaen, eli suhteessa koko digitoitavaan aineistoon niitä olisi vain muutamalla vuosikymmenellä.

Lupaavalta vaikuttaneista koedigitoinneista huolimatta digitoinnissa ilmeni käytännön haasteita. Alkuvuosikymmenten numerojen haurastunut paperi ei kestänyt digitointilaitteen koneellista syöttöä. Nämä hauraimmat numerot leikattiin auki, mutta ne piti digitoida käsin, mikä aiheutti vaihtelua digitoinnin laadussa. Myöhemmin saimme Kansalliskirjastosta Peri+-hankkeessa digitoidut numerot käyttöömme ja pystyimme pilkkomaan niistä korvaavia tiedostoja 1900-luvun alkuvuosikymmenten heikkolaatuidelle digitoinnille. Peri+-hankkeen digitoinnit saatiin käyttöön, kun Kopiosto, Kansalliskirjasto ja Historiallisen Aikakauskirjan kustantajat allekirjoittivat Kopioston valmisteleman sopimuksen siitä, että Kansalliskirjaston tekemät digitoinnit voi luovuttaa kustantajalle.

Isommaksi ongelmaksi muodostui kuitenkin se, että muutamista 1980-luvun numeroista oli kapean marginaalin takia leikattu epähuomiossa osa artikkelin tekstistä pois. Jouduimme etsimään korvaavat kappaleet näistä numeroista ja tekemään niille uuden digitoinnin itse. Tältä vaivalta olisi mahdollisesti säästytty, jos olisimme huomanneet kuvailla aineiston digitointiyritykselle tarkemmin. Yli sataan vuosikertaan mahtuu monta erilaista ulkoasua, taittoa sekä marginaalia tekstille, ja näiden kaikkien tarkka läpikäynti ja kuvailu olisi myös vienyt aikaa. Säästimme digitoinnissa olleet auki leikatut numerot vastaisen varalle – myöhemmin teknologioiden kehittyminen saattaa hyvinkin synnyttää tarpeen uudelleen digitointiin.

Metatietoja ja testisiirtoja

Jotta digitoitu aineisto saadaan julkaistua Journal.fi-sivustolla, sen yhteyteen pitää lisätä tarvittavat metatiedot eli kuvailutiedot aineistosta. HAikin digisiirrossa osa kuvailutiedoista kerättiin digitoinnin yhteydessä. Tällöin Excel-taulukkoon kirjattiin artikkelitiedoston nimi, kirjoittajien nimet, sivunumerot ja julkaisuvuosi. Kuvailutiedot muutettiin Journal.fi-siirron vaatimaan muotoon ja niihin lisättiin julkaisun numero, artikkelin järjestysnumero, arvio julkaisupäivästä ja artikkelin osasto eli tekstityyppi (pääkirjoitus, artikkeli, kirja-arvio jne.) sekä osaston lyhenne ja asiasanat.

Kuvailutietoja täydensivät ja digitointia sekä testisiirtoa tarkistivat hankkeen aikana kaksi projektityöntekijää, FM Lene Laitinen ja FM Jaso Nietosmäki. Kuvailutietoja päivitettiin myös Helsingin yliopiston historianopiskelijoiden työpajakurssilla, jossa opiskelijat asiasanoittivat vanhoja artikkeleita. Halusimme täydentää kuvailutiedot ennen artikkeleiden siirtoa Journal.fi-sivustolle mahdollisimman kattavasti, sillä tietojen täydentäminen siirron jälkeen olisi ollut hankalampaa.

Metatietojen päivityksen jälkeen pääsimme tekemään ensimmäisen testisiirron Journal.fi-sivustolle. Tässä vaiheessa aineistot vietiin testipalvelimelle, jossa näimme miltä aineisto ja sen kuvailutiedot tulevat Historiallisen Aikakauskirjan Journal.fi-sivustolla näyttämään. Testisiirron tarkistuksen yhteydessä aineiston kuvailutietoja täydennettiin vielä esimerkiksi lisäämällä numerojen otsikot. Ensimmäisen testisiirron jälkeen päätimme lisätä sivustolle myös numeron kansikuvan siltä osin kuin julkaisuluvat olivat kunnossa.

Metatietojen täydennys ja testisiirron tarkistaminen veivät aikaa. Yhteensä kaksi projektityöntekijää työskenteli hankkeessa kolmen kuukauden ajan. Tänä aikana saatiin asiasanoitettua artikkelit vuosikertoihin 1903–2000, luokiteltua artikkeleiden osastot sekä tarkistettua digitoinnin laatua ja täydennettyä kuvailutietoja. Yhteensä artikkeleita oli vuosien 1903–2000 välillä julkaistu noin 7600. Kaiken kaikkiaan siirrossa mukana olevia artikkeleita on yhteensä noin 9600. Elektrassa julkaistujen artikkeleiden metatietoja saatiin Kansalliskirjastosta, mutta tiedot piti tarkistaa ja niihin piti lisätä artikkelin osastoa koskevat tiedot. Digisiirtohanke käsittää siis liki 10 000 artikkelin siirron Journal.fi-sivustolle.

Maaliviiva häämöttää, mutta hanke jatkuu

Toiveista ja arvioista huolimatta HAikin digisiirtohanke ei ole vielä valmistunut, mutta maaliviiva lähestyy. Olemme onnistuneet päivittämään julkaisusopimuksia tuoreemman materiaalin osalta varsin kattavasti. Kevään ja alkukesän aikana teemme viimeiset testisiirrot sekä tarkistukset vuosikertojen 2000–2021 osalta, minkä jälkeen aineisto näiltä vuosilta on valmis julkaistavaksi. Ennen digitointien julkaisemista teksteille haetaan vielä DOI-tunnisteet.

Historiallisen Aikakauskirjan artikkeleiden käyttöoikeuksista kerrotaan Kopioston ©-infon[4] välityksellä ja artikkelit pysyvät Kopioston kopiointiluvan alaisuudessa. Artikkeleiden julkaisu toteuttaa avoimen saatavuuden periaatteita. Niitä saa lukea ja selailla verkossa sekä tehdä niihin kohdistuvia tiedonhakuja. Artikkeleiden kopiointi, tulostaminen ja jakaminen muussa kuin henkilökohtaisessa tarkoituksessa on sallittua Kopioston kopiointiluvan ehtojen mukaisesti.

Ennen vuotta 2000 julkaistun aineiston siirto viivästyy, sillä ponnekkaasta yrityksestämme huolimatta osa vanhemman materiaalin tekijänoikeudenhaltijoista jäi tavoittamattomiin. Liittymällä Kopioston ja Suomen tiedekustantajien liiton sopimukseen HAik saa kuitenkin varmistettua julkaisuoikeuden myös tälle vanhemmalle materiaalille. Tuo sopimus näet takaa julkaisuoikeuden ennen vuotta 2000 julkaistuille numeroille, kunhan niihin on lisätty Kopioston ©-infon tiedot. Tämä prosessi vie aikansa.

Avoimen julkaisemisen ajatellaan usein koskevan vain uusia julkaisuja, mutta on tärkeää saada myös vanhat tiedeartikkelit avoimesti saataville. Hankkeen haasteet ja työmäärä kuvaavat osaltaan myös avoimen julkaisemisen haasteita. Voittoa tavoittelemattomat HAikin kaltaiset tiedejulkaisut toimivat ensi sijassa tieteenalan kriteereiden puitteissa, mutta toiminnassa on väistämättä otettava huomioon myös tiedepolitiiset painotukset. Tällä hetkellä tiedepolitiikassa painottuu avoin tiede ja sen osana avoin julkaiseminen. Näissä keskusteluissa unohdetaan turhan usein kotimaisten tiedejulkaisujen rajalliset resurssit – käytettävissä oleva aika, raha ja tekijäjoukko. Toimitustyötä tehdään monesti vapaaehtoisesti oman työn ohella ja siitä saa parhaimmillaan nimellisen korvauksen. HAikin digisiirto ja muut vastaavat hankkeet ovat täysin riippuvaisia täydentävästä rahoituksesta, jota tässäkin tapauksessa myönsi ennen kaikkea Suomen tiedekustantajien liitto.[5] Julkaisun avoimuuden toteuttaminen vaatii toimituskunnalta myös uusien käytäntöjen omaksumista. Tämä voi olla rajallisten resurssien puitteissa haastavaa ja viedä aikaa muulta toimitustyöltä.

Kahden vuoden työn jälkeen HAikin digisiirtohankkeen valmistuminen lähenee. Hankkeen alkuvaiheilla ajattelimme vuoden rahoituksen ja työajan riittävän, mutta tämä arvio osoittautui myöhemmin optimistiseksi. Digisiirron todellista työmäärää oli hankala arvioida etukäteen, sillä valmista käsikirjoitusta tällaisen hankkeen läpiviemiseksi ei ole. Monet yksityiskohdat sekä valinnat hankkeessa ovat vaatineet eri vaihtoehtojen kartoittamista ja hankkeen koordinaattorin sekä lehden päätoimittajan säännöllisiä puhelinpalavereita. Jos hanke olisi toteutettu ”kaikkien taiteen sääntöjen mukaan”, siihen olisi pitänyt käyttää moninkertaisesti työaikaa ja rahaa.

Viivästyksistä huolimatta toiveena ja tavoitteena on, että Historiallisen Aikakauskirjan 120. juhlavuoden aikana saamme tiedejulkaisun avoimesti verkkoon kaikkine vuosikertoineen. Jatkossa lehti ilmestyy edelleen painettuna, mutta uudet numerot lisätään Journal.fi-sivustolle avoimesti luettavaksi vuoden viiveellä.

Kun suunnittelet digisiirtoa, ota huomioon ainakin nämä:

• Kysy neuvoja ja kerää kokemuksia muilta vastaavan hankkeen toteuttaneilta julkaisuilta.
• Suunnittele huolella ja kartoita käytettävissä olevat resurssit. Tähän hyvä apu on pohjaselvityksen tai projektisuunnitelman tekeminen.
• Mieti, miten tavoitat kirjoittajat tai perikunnat. Onko joku toimituskunnasta tai hallituksesta hyvä antamaan neuvoja kirjoittajien tavoittamiseksi tai onko seuralla matrikkelia, jota voisi hyödyntää?
• Budjetoi huolella ja hae hankkeelle rahoitusta esimerkiksi Suomen tiedekustantajien liitolta.
• Varaudu yllätyksiin ja aikataulun venymiseen. Vaikka hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, isoissa hankkeissa aikataulu venyy helposti ja kaikki ei aina suju suunnitelmien mukaan.

Lähteet:

Ilva, J. (2020). “Kun Elektrasta aika jättää.” Tietolinja (1). Saatavilla: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020050324723

Ilva, J. (2023). Elektra-palvelun artikkelien latauskerrat vuosina 2002–2022 lehdittäin eriteltynä. Kansalliskirjaston Data-aineistot. Saatavilla: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023042438595

Kopiosto (2023). ”Mikä on C-info?” Saatavilla: https://www.c-info.fi/ (26.5.2023)

Lahtinen, A. (2021). “Ääripäät ja arvottomat.” Tietolinja (2). Saatavilla: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021121761723

Laukkoski, H. (2021) “Pohjaselvitys ennen digitoinnin aloitusta kannattaa.” Historiallinen Aikakauskirja 119 (2), 267.

Kirjoittaja

Helena Laukkoski
väitöskirjatutkija, Jyväskylän yliopisto
digisiirron projektikoordinaattori, toimitussihteeri, Historiallinen Aikakauskirja
[email protected]

Viitteet

[1] Ilva, J. (2023). Elektra-palvelun artikkelien latauskerrat vuosina 2002–2022 lehdittäin eriteltynä. Kansalliskirjaston Data-aineistot. Saatavilla: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023042438595

[2] Ilva, J. (2020). Kun Elektrasta aika jättää. Tietolinja (1). Saatavilla: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020050324723

[3] Laukkoski, H. (2021) Pohjaselvitys ennen digitoinnin aloitusta kannattaa. Historiallinen Aikakauskirja 119 (2), 267.

[4] Kopiosto (2023). Mikä on C-info? Saatavilla: https://www.c-info.fi/ (26.5.2023)

[5] Lahtinen A. (2021). Ääripäät ja arvottomat. Tietolinja (2). Saatavilla: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021121761723