Juuli – yliopistojen julkaisutiedot yhteiseen käyttöliittymään

Jyrki Ilva
Kansalliskirjasto

Tämän artikkelin pysyvä osoite on: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201306043828

 

Julkaisutietojen raportointi yliopiston omaan julkaisurekisteriin on kuulunut yliopistolaisten vuosittaisiin rutiineihin jo pitkään. Tietojen tallentaminen ja tarkistaminen on perinteisesti työllistänyt myös kirjastoja. Nyt julkaisurekistereihin kerättyjä tietoja pääsee tarkastelemaan myös yhteisestä, kaikki suomalaiset yliopistot kattavasta käyttöliittymästä. Kansalliskirjaston OKM:n aloitteesta rakentama Juuli -julkaisutietoportaali on kesäkuun 2013 alusta lähtien vapaasti käytettävissä osoitteessa www.juuli.fi.

Tiedonkeruun tulokset näkyville

Yliopistojen julkaisutoimintaa koskevia lukumäärätietoja on koottu OKM:n käyttöön aiemminkin, mutta julkaisujen viitetietoja on kerätty vasta kahden vuoden ajan, vuoden 2011 julkaisuista lähtien. Vuosina 2009-2011 toimineessa, CSC:n koordinoimassa JURE-projektissa selvitettiin mahdollisuuksia yliopistojen ja muidenkin tutkimusorganisaatioiden yhteisen kansallisen julkaisurekisterin tai tutkimuksenhallintajärjestelmän rakentamiseksi, mutta sellaista ei kuitenkaan lopulta syntynyt (ks. ”Julkaisutiedot ja yliopistojen rahoitus”, Tietolinja 2/2011, ). Yhteisen kansallisen julkaisurekisterin rakentamisen sijaan yliopistot ovat jatkaneet omien paikallisten järjestelmiensä kehittämistä, ja osa yliopistoista on myös parhaillaan ottamassa käyttöön tai hankkimassa uutta tutkimuksenhallintajärjestelmää.

Yliopistojen vuoden 2013 alusta voimaan tullut uusi rahoitusmalli on lisännyt oleellisesti julkaisutietojen keruun ja tietojen oikeellisuuden merkitystä. Julkaisutietojen perusteella jaetaan peräti 13% yliopistojen rahoituksesta, eli tietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus on entistä tärkeämpää. Keskeisenä tavoitteena Juulin rakentamisen taustalla onkin ollut tiedonkeruun läpinäkyvyyden parantaminen. Tietojen kokoaminen kaikkien näkyville yhteiseen käyttöliittymään auttaa myös tiedonkeruun ongelmakohtien tunnistamisessa ja yhteisten käytäntöjen vakiinnuttamisessa.

Samalla Juuli kokoaa ensimmäistä kertaa yliopistojen koti- ja ulkomaisten julkaisujen viitetiedot kattavasti yhteen käyttöliittymään. Web of Sciencen ja Scopuksen kaltaiset laaja-alaiset kansainväliset julkaisutietokannat sisältävät viitetiedot useimmista kansainvälisissä tiedelehdissä ilmestyneistä julkaisuista. Sellaisilla aloilla, joilla julkaiseminen esim. kansallisissa julkaisukanavissa tai konferenssijulkaisuissa on tavanomaista, niiden kattavuus on kuitenkin oleellisesti heikompi. Lisäksi ne ovat Juulista poiketen maksullisia, eli niiden sisältämään dataan ei ole pääsyä asiakasorganisaatioiden ulkopuolella.

Aivan täydellisen kattava ei Juulikaan tietysti ole. Tieteellinen julkaiseminen tapahtuu pääasiassa yliopistojen ulkopuolella, eivätkä tutkijoiden kaikki julkaisut aina päädy kotiyliopiston tietoon. Erityisen ongelmallisia – mutta myös tavallisia – ovat tapaukset joissa tutkija ennättää jo julkaisuprosessin aikana siirtyä muualle, eikä enää ole paikalla raportoimassa julkaisuaan siinä vaiheessa kun se lopulta ilmestyy. Lisäksi on hyvä huomata, että Juuli sisältää ainakin tässä vaiheessa vain OKM:n tiedonkeruun julkaisutyypit A-E, eli siitä puuttuvat mm. opinnäytteet (ml. väitöskirjat), patentit ja taiteellisen työn tulokset.

kuvakaappaus Juulin käyttöliittymästä

 

Juulin tekniset ratkaisut

Juulin syntyhistoria alkaa maaliskuusta 2012. Opetusneuvos Olli Poroputaan laatimassa muistiossa esitettiin tuolloin erillisen julkaisutietojen selailun mahdollistavan julkaisuportaalin rakentamista, ja me taas ehdotimme Kansalliskirjaston puolesta, että tämän kaivatun käyttöliittymän voisi toteuttaa VuFind-ohjelmistolla. Kansalliskirjasto sai CSC:n koordinoiman RAKETTI-hankkeen kautta syksyksi 2012 kolmen kuukauden projektirahoituksen portaalin prototyypin rakentamiseen. Testiaineistona käytettiin yliopistojen vuoden 2011 julkaisutietoja, jotka saatiin syyskuussa Excel-tiedostoina CSC:ltä. Projektissa tehdystä käytännön kehitystyöstä ja datan konversioista vastasi Kansalliskirjaston päässä tietojärjestelmäasiantuntija Nicholas Volk.

Juuli perustuu siis samaan avoimen lähdekoodin VuFind-ohjelmistoon kuin Kansallisen digitaalisen kirjaston testikäytössä oleva asiakasliittymä Finna. Juulin käyttöliittymä on kuitenkin visuaaliselta ilmeeltään huomattavasti Finnaa pelkistetympi ja yksinkertaisempi, eikä siihen ole rakennettu läheskään kaikkia Finnassa toteutettuja ominaisuuksia.

Toisaalta Juulin sisältämä aineisto on huomattavasti Finnan aineistoja kompaktimpi ja homogeenisempi. Kaikki sen sisältämät tiedot ovat jo valmiiksi yhtenäisessä OKM:n tiedonkeruun ohjeissa määritellyssä formaatissa. Niinpä käyttöliittymän tarjoamia toiminnallisuuksia on ollut mahdollista räätälöidä huomattavasti pitemmälle sen sisältämän aineiston erityispiirteiden mukaan. Juuli tarjoaa välineitä nimenomaan yliopistojen julkaisutietojen selailuun ja niistä tehtäviin hakuihin, ja julkaisutietoja on mahdollista rajata nopeasti mm. yliopiston, tieteenalan, julkaisun kielen, julkaisufoorumiluokituksen tai julkaisutyypin mukaan.

Julkaisutiedot kerätään yliopistoilta OKM:n käyttöön tällä hetkellä csv-formaatissa eli käytännössä Excel-tiedostoina. Vaikka Juulin yhtenä tavoitteena on tiedonkeruun tulosten tekeminen läpinäkyviksi, dataa kuitenkin muokataan ja korjataan jonkin verran myös Kansalliskirjastossa ennen kuin se siirretään VuFindiin. Mm. tekijöiden ja julkaisukanavien nimimuotoja on korjattu automaattisesti, ja tiedot on muutenkin konvertoitu VuFindin kannalta mielekkääseen formaattiin.

Kukin julkaisu on Juulissa vain kerran, eli yliopistojen keskinäisten yhteisjulkaisujen eri yliopistoista kerätyt viitetiedot on käyttöliittymässä yhdistetty yhdeksi tietueeksi. Julkaisujen tekijöitä ei sen sijaan ole tunnistettu, eli samannimisiä tekijöitä ei ole käyttöliittymässä erotettu toisistaan, ja sama tekijän nimi saattaa joskus esiintyä eri muodoissa. Tekijöiden luotettava tunnistaminen edellyttäisi kansallisen tutkijarekisterin rakentamista tai tutkijakohtaisten tunnisteiden (esim. ORCID tai ISNI) käyttöönottoa kansallisesti.

Yliopistojen tuottaminen julkaisujen lukumäärät ovat Juulin lisäksi saatavilla CSC:n ylläpitämän Vipunen-raportointiportaalin kautta. Vipunen sisältää paljon muutakin korkeakoulujen toimintaan liittyvää tilastodataa, ja siellä on mahdollista tehdä aineistoja koskevia analyysejä. Juuli tarjoaa kuitenkin mahdollisuuden päästä numerotietojen taakse julkaisutason viitetietoihin ja monissa tapauksissa myös suoraan itse julkaisuihin.

 

Käyttäjien mielipiteitä

Juulin kohdeyleisö ja sen oletetut käyttötarpeet ovat herättäneet alusta lähtien keskustelua. Niinpä Tampereen ja Turun yliopistoissa järjestettiin helmi-maaliskuussa rajattu koekäyttö ja verkkolomakkeena toteutettu kysely, jolla pyrittiin selvittämään yliopistojen henkilökunnan näkemyksiä portaalista. Kyselyn osallistujat oli valittu eri henkilöstöryhmistä ja siihen saatiin lopulta yhteensä 40 vastausta. Numeromuotoisten vastausten lisäksi kyselyn avulla saatiin kerättyä myös runsaasti sanallista palautetta, josta on ollut huomattavaa hyötyä palvelun viimeistelyssä.

Vastausten yleisilme oli pääosin hyvinkin positiivinen. Julkaisutietojen avointa saatavuutta pidettiin vastauksissa erittäin tärkeänä päämääränä, ja myös Juulin kaltaisen kansallisen palvelun olemassaololle löytyi vankka kannatus. Tämä näkyi myös monissa vastaajilta saaduissa kommenteissa, joissa korostettiin tutkimustoiminnan läpinäkyvyyden ja yliopistojen välisten vertailujen merkitystä:

”[Portaali] tekee näkyväksi yliopistojen ja niiden yksiköiden antia eri tutkimuskentille, koska voi hakea tarkkojakin hakuja, esim. ketkä ja mistä organisaatioista julkaisevat […] tietyn alan arvostetuilla julkaisukanavilla. Tuo hyvin näkyvyyttä myös ”rivitutkijoille”, jotka julkaisevat paljon ja toisin päin; järjestelmä on armoton… tutkija näkyy vain jos julkaisee.”

Avoimissa vastauksissa esitettiin kiitosten lisäksi jonkin verran kritiikkiäkin tutkimustoiminnan lisääntyväksi koettua mittaamista ja arviointia kohtaan. Vaikka Juuli on tarkoitettu ensisijaisesti julkaisutoiminnan tarkasteluun organisaatioiden ja tieteenalojen tasolla, monet vastaajat kiinnittivät huomiota siihen, että käyttöliittymästä saa helposti esiin myös yksittäisten tekijöiden (tai ainakin tekijänimien) julkaisutietoja julkaisutyyppeineen ja julkaisufoorumiluokituksineen. Toisaalta julkaisutietojen esittämisen yhtenäisessä formaatissa ja laatuluokitusten mukaisesti nähtiin kannustavan tutkijoita miettimään julkaisemistaan ja julkaisukanaviaan aiempaa tarkemmin.

Kyselyn aikana testikäytössä oli portaalin prototyyppi, jonka viimeistely oli vielä kesken. Tähän suhteutettuna koekäyttäjiltä saatu palaute itse portaalista oli yllättävänkin myönteistä. Sanallisessa palautteessa tuli esiin, että monilta käyttäjiltä kesti hetken päästä kärryille käyttöliittymän toimintaperiaatteista, mutta sen jälkeen niihin oltiin pääsääntöisesti tyytyväisiä:

”Ehdin vierailla portaalissa muutaman kerran ennen kuin huomasin, että siitä saa ulos tietoa enemmän, mitä ensialkuun näytti. Hakuvalikko antaa ymmärtää, että hakujen valikoima on suppea, mutta yksittäisien julkaisujen tietoihin sisälle meneminen paljastaa, että voikin tehdä mitä erilaisimpia hakuja.”

Testaajilta saadussa palautteessa käyttöliittymää verrattiin mm. PubMediin, Google Scholariin, SoleCrisiin ja kirjastotietokantoihin.

 

Jatkosuunnitelmia

Juuli sisältää tällä hetkellä vain yliopistojen vuoden 2011 julkaisutiedot, noin 32.000 tietuetta. Tätä vanhemmista julkaisuista ei ole saatavissa kattavaa, yhtenäistä dataa, eli 2011 säilyy todennäköisesti portaalin sisältämän aineiston aloitusvuotena myös tulevaisuudessa.

Uusien aineistojen päivitys käyttöliittymään tapahtuu toistaiseksi eräajona vuosittain, ja kevään 2013 aikana yliopistoilta kerätyt vuoden 2012 julkaisutiedot lisätään mukaan tarkistuskierrosten jälkeen näillä näkymin alkusyksystä. Yliopistoille tehdyn kyselyn vastauksissa esitettiin toiveita tietojen reaaliaikaisesta päivittymisestä, mutta tämä edellyttää sekä yliopistojen julkaisurekisterien teknisten ratkaisujen että tiedonkeruun prosessien merkittävää kehittämistä, eli toiveiden toteutuminen vaatii vielä aikaa.

Juuliin on toivottu yliopistojen lisäksi mukaan myös ammattikorkeakoulujen, valtion sektoritutkimuslaitosten ja sairaanhoitopiirien julkaisutietoja, jotta se antaisi täydellisemmän kokonaiskuvan suomalaisesta tieteellisestä julkaisutoiminnasta. Ammattikorkeakoulujen julkaisujen viitetiedot onkin todennäköisesti mahdollista saada mukaan jo lähitulevaisuudessa, sillä ammattikorkeakoulujen vuoden 2012 julkaisutiedot on kerätty ensimmäistä kertaa OKM:n käyttöön myös viitetietoina. Tutkimuslaitokset sen sijaan ovat jossain määrin mutkikkaampi tapaus, sillä ne toimivat usean eri ministeriön alaisuudessa, ja niiden osalta pitäisi ensin löytää yhteisymmärrys tiedonkeruun periaatteista ja vastuutahoista.

Juuli tarjoaa nykyisellään vapaasti käytettävän käyttöliittymän yliopistojen julkaisutiedoille. Projektin yhteydessä on kuitenkin käyty alustavaa keskustelua siitä, olisiko julkaisutiedot mahdollista saada saman tien myös laajempaan käyttöön avoimena datana. Tämä edellyttää vielä periaatekeskustelua siitä, olisiko korkeakoulujen tuottamaa julkaisudataa mahdollista jakaa avoimeen käyttöön jollain ehdoilla ja jossain soveltuvassa formaatissa.

 

Kirjoittajan yhteystiedot

Jyrki Ilva, tietojärjestelmäasiantuntija
Kansalliskirjasto / Kirjastoverkkopalvelut
PL 26, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO
sähköposti: jyrki.ilva[at]helsinki.fi

Leave a Reply

Theme by Anders Norén