Kansainvälistä konferenssia järjestämässä: Open Repositories 2019

Ilva, J (2019). Kansainvälistä konferenssia järjestämässä: Open Repositories 2019. Tietolinja 2019(2). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019120445620

Open Repositories (OR), julkaisuarkistoalan johtava vuosittainen konferenssi, järjestettiin tänä vuonna kesäkuun alussa Hampurissa.  Kollegani Reeta Kuuskoski ja Tanja Vienonen kertoivat konferenssikokemuksistaan jo aiemmin Helsingin yliopiston Think Open -blogissa. Niinpä yritän löytää tähän tekstiin toisenlaisen näkökulman – miltä OR:n kaltaisen kansainvälisen konferenssin järjestäminen näyttää sisältäpäin, ohjelmavastaavan silmin, katsottuna?

Kuva: Tiistaiaamun 11.6. avaussessio keräsi Hampurin yliopiston päärakennuksen ison juhlasalin lähes täyteen julkaisuarkistoihmisiä.

Aluksi hieman historiaa

Aivan ensimmäistä, vuonna 2006 järjestettyä konferenssia lukuun ottamatta Kansalliskirjasto on ollut mukana kaikissa Open Repositories -konferensseissa. Samu Viita osallistui ensimmäisenä suomalaisena San Antoniossa talvella 2007 järjestettyyn OR:ään, josta hän raportoi myös Tietolinjan lukijoille.

Alkuvuosina pääasiallinen mielenkiintomme kohdistui oikeastaan konferenssin yhteydessä järjestettyyn DSpace-käyttäjäryhmän tapaamiseen, minkä takia lähetimme paikalle pääasiassa teknisiä ihmisiä. Itse uskaltauduin ensimmäistä kertaa mukaan vasta kesällä 2011 Austinissa järjestettyyn konferenssiin. Konferenssi osoittautui kaikin puolin antoisaksi, ja kahvipöytäkeskustelussa muistaakseni Elin Stangeland heitti ilmaan ajatuksen siitä, voisimmeko joskus harkita OR:n järjestämistä Suomessa.

Idea palasi mieleemme myöhemmin syksyllä, kun konferenssien ohjausryhmä ilmoitti etsivänsä vuosien 2013 ja 2014 konferenssi-isäntiä. Niinpä laadimme tammi-helmikuussa 2012 yhdessä Helsingin yliopiston kirjaston kanssa hakemuksen vuoden 2014 konferenssin järjestämisestä Helsingissä. Hakemuksia oli muitakin, mutta syystä tai toisesta ohjausryhmä päätyi muutaman kuukauden pohdinnan jälkeen meidän kannallemme.

Parin seuraavan vuoden ajan osallistuin paikallisen järjestelytoimikunnan edustajana säännöllisesti ohjausryhmän kuukausittain järjestettyihin puhelinkokouksiin, ja konferenssijärjestelyihin liittyen tietysti moniin muihinkin etäpalavereihin, minkä myötä minulla oli erinomainen tilaisuus päästä sisään konferenssien ympärille rakentuneeseen yhteisöön. OR-konferensseilla ei varsinaista muodollista taustaorganisaatiota, vaan ainoastaan ohjausryhmä, jonka nykyiset jäsenet ovat pääosin olleet itsekin mukana aiempien konferenssien järjestelyissä.

Kuva: Open Repositories -konferenssien ohjausryhmä kokousti Hampurissa useaan otteeseen.

Helsingin konferenssi onnistui hyvin, mistä eteenpäin olen ollut mukana konferenssien ohjausryhmässä, pääasiassa rivijäsenenä. Erovuoroni on vähitellen lähestymässä, mutta kun vuoden 2019 konferenssille etsittiin puolitoista vuotta sitten ohjelmavastaavia, päätin vielä kokeilla toisenlaista roolia.

Call for Proposals

Alkuaikoina kullakin OR-konferenssilla oli vain yksi ohjelmavastaava, mutta konferenssien kasvaessa myös työmäärä on lisääntynyt siinä määrin, että tehtävä on jaettu 2-3 hengen työryhmälle, jonka kaikilla jäsenillä on titteli Program Co-Chair. Tämän vuoden ohjelmavastaaviksi valittiin minun lisäkseni Jessica Lindholm (Chalmers tekniska högskola) ja Torsten Reimer (British Library), jotka molemmat tunsin jo ennestään muista yhteyksistä.

Kokoustimme ohjelmavastaavien kesken syyskuusta 2018 lähtien Zoom-etäyhteysohjelman välityksellä lähes joka viikko, kriittisissä vaiheissa useamminkin. Toisin kuin joskus aiemmin, kaikki ryhmän jäsenet olivat eurooppalaisia, mistä oli se etu, että kokouksia voitiin usein pitää suomalaisittainkin normaalina työaikana eikä vain iltaisin. Ohjelmavastaavien lisäksi konferenssia valmistelemassa oli laajempi ohjelmakomitea, joka tosin ei onnistunut kertaakaan kokoontumaan aivan täydellä kokoonpanolla – kun mukana on jäseniä sekä Pohjois-Amerikasta, Euroopasta, Japanista että Australiasta ja Uudesta-Seelannista, kaikkien kannalta mielekkäiden kokousaikojen löytäminen on valitettavasti mahdotonta.

Ohjelmavastaavien ensimmäinen tehtävä on laatia ohjelmakutsu (Call for Proposals) ja päättää konferenssin teemoista. Tässä yhteydessä käydään keskustelua myös konferenssin formaatista (mm. aikataulu ja eri sisältötyyppien väliset painotukset), joka usein elää jonkin verran vuodesta toiseen. Ohjelmavastaavien lisäksi keskustelussa ovat mukana myös ohjausryhmä ja kunkin vuoden paikalliset järjestäjät. Viime kädessä isommat formaattia koskevat päätökset tekee ohjausryhmä.

Kävimme alkusyksyn aikana läpi aiempien konferenssien pääteemat, ja päädyimme nostamaan tämän vuoden pääteemaksi käyttäjälähtöisyyden, jota ei ollut OR:ssä käsitelty aiemmin ainakaan tällä tasolla. Marraskuun alussa 2018 julkaistussa ohjelmakutsussa teema kiteytyi lopulta muotoon ”All the User Needs”.

Pääteeman lisäksi OR:n ohjelmakutsussa on perinteisesti ollut myös pitkä lista alateemoja. Vaikka pääteema pyritään nostamaan ohjelmassa näkyvään rooliin, tavoitteena ei kuitenkaan ole rajata konferenssin ohjelmaa pelkästään siihen. Alateemojen tehtävänä on saada mukaan esityksiä myös muunlaisista aiheista – ml. julkaisuarkistojen teknisiin ratkaisuihin liittyvät kysymykset – jotta konferenssin ohjelmasta tulisi mahdollisimman monipuolinen ja mielenkiintoinen.

Keynote-puheenvuorot

Toisin kuin joissakin muissa konferensseissa, OR:ssä pääosa ohjelmasta tulee ehdotus- ja arviointiprosessin läpi yhteisön jäseniltä. Merkittävin poikkeus tähän ovat kutsutut keynote-puheenvuorot, joita OR:ssä on ollut yleensä vain yksi tai kaksi. Keynote-puhujien värvääminen on yksi ohjelmavastaavien tehtävistä, vaikka myös ohjausryhmän jäseniltä on usein tullut hyödyllisiä ideoita.

Keynote-puhujat on perinteisesti pyritty hankkimaan julkaisuarkistoyhteisön ulkopuolelta siten, että heidän puheenvuoronsa toisivat esiin uusia näkökulmia ja herättäisivät siten keskustelua. Tänä vuonna keynoteiksi valikoituivat lopulta ”Lean UX”-teoksen kirjoittaja Jeff Gothelf ja mm. Unpaywall-palvelun perustajana tunnetuksi tullut Heather Piwowar. Gothelfin puheenvuoro kytkeytyi suoraan konferenssin pääteemaan, joten sijoitimme hänet pääkonferenssin avaussessioon. Piwowaria oli yritetty saada OR:n keynoteksi jo aiemmin, ja koska monet osallistujista todennäköisesti odottivat hänen puheenvuoroaan, laitoimme hänet päätössessioon sen varmistamiseksi, että konferenssissa riittäisi kiinnostavaa ohjelmaa loppuun asti.

Kuva: Jeff Gothelfin keynote-esitys käyttäjälähtöisestä suunnittelusta sai hyvän vastaanoton, vaikka palautteen perusteella osa yleisöstä vierasti hieman hänen business-taustaansa. Lean UX -näkökulma sai joka tapauksessa pätevän ja ajatuksia herättävän esittelyn.

Ehdotukset, arviot ja valinnat

Konferenssin arviointiprosessin pyörittäminen oli tällä kertaa minun vastuullani. Käytimme ehdotusten ja arvioiden hallintaan pilvipalveluna toimivaa Conftool-ohjelmistoa, johon olin onneksi tutustunut perusteellisesti jo vuoden 2014 konferenssin yhteydessä. Ohjelmistolla pystyy tekemään monenlaisia asioita, mutta se on loputtomine valikoineen ja vaihtoehtoineen myös varsin mutkikas, eli aiemmasta kokemuksesta on sen kanssa merkittävää etua.

Ohjelmaehdotusten lopullinen deadline oli tammikuun puolivälissä. Jo sitä ennen olimme pyrkineet rekrytoimaan riittävän määrän vertaisarvioijia, jotta arviointiprosessi saataisiin käyntiin mahdollisimman pikaisesti deadlinen jälkeen. Konferenssin maantieteellisen edustavuuden parantamiseksi yritimme saada mukaan uusia arvioijia etenkin angloamerikkalaisen maailman ulkopuolelta. Arvioijiksi suostuneita asiantuntijoita kertyi lopulta noin 170 – vaikka tämä lienee ollut ennätysmäärä, huomasimme pian, että useammallekin olisi ollut käyttöä.

Perinteiseen tapaan enemmistö ehdotuksista tuli vasta muutaman viimeisen vuorokauden aikana. Meillä oli toki jo etukäteen aavistus, että Hampurin kaltaisessa helposti saavutettavassa kaupungissa järjestettävä konferenssi olisi varsin suosittu, mutta lopulta eri kategorioiden ehdotuksia kertyi liki 400, mikä oli reilusti enemmän kuin aiempina vuosina.

Osasyynä ehdotusten suureen määrään oli se, että konferenssin Fellowships-ohjelma lupasi tällä kertaa kustantaa valittaville osallistujille myös matka- ja majoituskulut eikä vain osallistumismaksua. Ohjelmaan tuli peräti noin 600 hakemusta, pääasiassa Afrikasta, Etelä-Aasian maista ja Latinalaisesta Amerikasta. Koska ohjelmaehdotuksen tekemisestä sai hakemuksen käsittelyssä pluspisteitä, monet ilmeisesti tekivät ehdotuksen pääasiassa tästä syystä. Valitettavasti se myös näkyi joiltakin osin ehdotusten laadussa.

Työpajoja ja postereita lukuun ottamatta kaikilla ehdotuksilla oli edellisvuosien tapaan kolme arvioijaa, joten kaikkiaan arvioita tarvittiin noin 1100. Ehdotusten jakamisessa arvioijille käytettiin ensin Conftoolin automaattitoimintoa, minkä jälkeen tulosta säädettiin vielä käsipelillä, jotta erityyppiset ehdotukset saisivat mahdollisimman asiantuntevat arvioijat. Automaattitoiminto karsi ehdotusten tekijöiden ja arvioijien antamien taustatietojen pohjalta jo valmiiksi pois potentiaalisia intressiristiriitoja – esim. omasta organisaatiosta tulevien ehdotusten arviointi ei ollut mahdollista – mutta tältäkin osin tarvittiin vielä hienosäätöä. Toki myös arvioijilla itsellään oli mahdollisuus kieltäytyä yksittäisten ehdotusten arvioinnista, mutta tällaisia tapauksia oli lopulta vain kourallinen.

Ensimmäisen konferenssipäivän ohjelmaan tarjotut työpajat haluttiin valittaviksi vaihtoehdoiksi jo konferenssin ilmoittautumislomakkeelle, joten niiden arviointiprosessi hoidettiin pois alta ensimmäisenä helmikuun alkuun mennessä. Muiden kategorioiden osalta tulokset ilmoitettiin ehdotusten tekijöille maaliskuun alussa, eli kaikkiaan arviointiprosessiin ja hyväksymispäätösten tekemiseen meni reilu puolitoista kuukautta. Tämä vaati jonkin verran pinnistystä, sillä muutama arvioijista päätyi urakoimaan jopa toistakymmentä arviota. Myöhässä olevien arvioiden jahtaamisessa ja puuttumaan jääneiden arvioiden paikkaamisessa oli myös paljon työtä. Pääosin arvioijat olivat kuitenkin jopa yllättävän tunnollisia.

Ehdotuksille annettiin perinteiseen tapaan sekä sanallisia kommentteja että erilaisista elementeistä koostuva numeraalinen arvio. Kommenttien toivottiin olevan rakentavia. Numeroarvioiden keskiarvoa käytettiin hyväksymispäätösten teossa apuvälineenä, mutta rajatapaukset käytiin läpi yksitellen. Joitakin ehdotuksia saatettiin lisäksi hyväksyä alemmasta keskiarvosta huolimatta, jos arvioijat olivat olleet erimielisiä tai aihe oli oman arviomme mukaan konferenssin teemojen kannalta erityisen kiinnostava.

Vastasimme ohjelmavastaavien voimin täysmittaisten esitysten, paneelien ja työpajojen hyväksymispäätöksistä. Lyhyiden 24×7-esitysten, postereiden ja teknisemmille esityksille tarkoitetun developer trackin esitysten valinta oli sen sijaan ulkoistettu laajempaan ohjelmakomiteaan kuuluville vastuuhenkilöille (”track chairs”). Sekä pitkien että lyhyiden esitysten osalta ehdotusten hyväksymisprosentti oli lopulta alle 50, eli jouduimme valitettavasti hylkäämään yli puolet ehdotuksista. Jonkin verran rajatapauksiksi luokiteltuja esityksiä hyväksyttiin kuitenkin postereina.

Kuva: Aiempien vuosien tapaan OR2019:n ohjelmaan kuului myös leikkimielinen Ideas Challenge -kilpailu, jonka osallistujien konferenssin aikana kehittelemiä ideoita esiteltiin päätöspäivänä yleisölle.

Ohjelman rakentaminen

Olimme jo etukäteen tehneet alustavan suunnitelman konferenssin ohjelman rakenteesta ja sessioiden määrästä, koska ilman sitä emme olisi voineet tietää miten monta esitystä voimme hyväksyä. Koska peruutukset olivat todennäköisiä, jätimme itsellemme pelivaraa hyväksymällä muutaman esityksen enemmän kuin mitä ohjelmaan oikeastaan mahtui.

Ensimmäisen konferenssipäivän (maanantai 10.6.) ohjelmaksi koottiin työpajoja ja tutoriaaleja, joita oli tällä kertaa peräti 20. Varsinaiselle pääkonferenssille oli varattu kolme päivää, tiistaiaamusta 11.6. torstai-iltapäivään 13.6. asti. Suurin osa pääkonferenssista koostui rinnakkaissessioista, joita oli tällä kertaa viidessä eri salissa samaan aikaan. Kaikkiaan meillä oli käytettävänä 40 rinnakkaissessiota, jotka piti täyttää erityyppisellä ohjelmalla – pitkillä ja lyhyillä esityksillä, kehittäjille suunnatuilla esityksillä ja paneelikeskusteluilla.

Meillä oli siis kehikko, johon piti sijoittaa yli 140 eripituista esitystä ja paneelia. Käytännössä ohjelman kokoaminen oli varsin mutkikas palapeli, sillä halusimme järjestää esitykset sessioiksi siten, että niillä olisi mahdollisimman yhtenäinen teema. Lisäksi meidän piti huolehtia siitä, ettei samalla henkilöllä olisi samaan aikaan esityksiä eri sessioissa, eikä mielellään edes peräkkäisiä esityksiä samassa sessiossa. Kuten olimme ennakoineet, jonkin verran esityksiä peruuntui vielä hyväksymisen jälkeen, kun esittäjät eivät päässeetkään paikalle. Palapelistämme katosi siis välillä paloja, minkä takia jouduimme useaan otteeseen kokoamaan sitä uudestaan, vaikka olimme jo mielestämme löytäneet hyvän järjestyksen.

Kuva: Samanaikaiset rinnakkaissessiot tarjosivat osallistujille runsaasti valinnanvaraa – ja vaikeutta.

Ohjelma valmistui huhtikuun toisella viikolla, noin kuukauden pyörittelyn jälkeen, joten saatoimme julkaista sen reilua viikkoa ennen edullisemman Early Bird -rekisteröitymisen päättymistä. Otimme tosin myös pienen riskin varaamalla yhden session erityisen ajankohtaiselle aiheelle eli Plan S:ää käsittelevälle paneelikeskustelulle, vaikka paneelin jäsenten rekrytointi venyi aivan viime metreille asti. Etenkin tutkimusrahoittajien edustajan saaminen paikalle oli monen mutkan takana, mutta osallistujien värväämisestä vastannut Torsten Reimer onnistui lopulta kuin ihmeen kaupalla kokoamaan meille erinomaisen edustavan paneelin.

Kuva: Plan-S-paneelissa Ellen Tise (Stellenbosch University, kuvassa vasemmalla) esitti huolensa suunnitelman vaikutuksesta kehitysmaiden tutkijoiden julkaisumahdollisuuksiin.

Kuten saattoi odottaa, ohjelmassa riitti monenmoista pientä säätöä aivan viime metreille saakka. Konferenssiviikon lähestyessä saatoimme kuitenkin ohjelmavastaavien puolesta jo hieman hengähtää, koska pallo oli siinä vaiheessa siirtymässä toisaalta paikallisille järjestäjille ja toisaalta esityksiään valmisteleville konferenssin osallistujille.

Konferenssiviikon tunnelmia

Vaikka konferenssin valmistelu oli kestänyt pitkään ja vaatinut paljon työtä, itse konferenssiviikko tuntui kuluvan melkein liiankin nopeasti. En ollut käynyt Hampurissa aiemmin, joten kaupungissa riitti jo alkajaisiksi ihmeteltävää. Itse konferenssin aikana minulla oli joka päivä iltaohjelmaa, joko virallisen ohjelman puitteissa tai sitten yhdessä muun ohjausryhmän ja paikallisten järjestäjien kanssa. Niinpä ylimääräistä joutoaikaa ei konferenssin aikana jäänyt juuri lainkaan ja ohjelma tuntui tavallistakin hektisemmältä.

Konferenssin avauspäivä maanantai oli Hampurissa pyhäpäivä, minkä vuoksi kaupat olivat kiinni ja kaduilla oli hiljaista. Ennen aamuyhdeksää Hampurin yliopiston päärakennuksessa sijainneelle ilmoittautumistiskille alkoi kuitenkin vähitellen kertyä väkeä, joka suuntasi konferenssikassit saatuaan sivurakennuksissa pidettyihin työpajoihin. Tavoitteenamme oli tarjota jokaiselle jotakin, joten mukana oli tekniikkaan liittyvien aiheiden lisäksi muunkin tyyppistä sisältöä. Useat työpajoista tosin olivat täyteen buukattuja jo pari kuukautta ennen itse konferenssia. Työpajojen formaatti vaihteli melko paljon – konferenssin palautteessa osaa moitittiin luentomaisuudesta ja liian vähäisestä interaktiivisuudesta, mutta pääosa osallistujista vaikutti kuitenkin tyytyväisiltä työpajojen antiin.

Kuva: Konferenssin osallistujia lounastauolla.

Kahvitauot ja lounaat pidettiin yliopiston päärakennuksen takana sijaitsevaan puistikkoon pystytetyissä teltoissa – paloturvallisuusmääräysten takia ruokailuja ei alkuperäissuunnitelmista poiketen voinut järjestää sisätiloissa. Onneksi sää oli ajoittaisia sadekuuroja lukuun ottamatta melko miellyttävä. Konferenssin kevyet tarjoilut saivat tosin jo konferenssin aikana ja myös jälkikäteispalautteessa aika kovaakin kritiikkiä, ja pakko myöntää, olivathan ne välillä vähän spartalaishenkisiä.

Konferenssiin oli tällä kertaa ilmoittautunut ennätysmäärä osallistujia, yli 560, mikä oli liki 80 osallistujaa enemmän kuin viisi vuotta sitten Helsingissä. Suomalaisia oli paikalla kiitettävästi, eli puolentoista kymmentä. Ari Häyrisellä (Jyväskylän yliopisto) oli sekä työpaja että developer track -esitys, Jussi Piipposella ja Miia Valennolla (Helsingin yliopisto) 24×7-esitys ja Minna Marjamaalla (Laurea-amk) & Tiina Tolosella (Oulun amk) posteri, joten Suomi oli esillä ihan mukavasti.

Kuva: Theseus-posteri herätti kiinnostusta.

Hampurin yliopiston päärakennus tarjosi sokkeloisuudestaan huolimatta hyvät puitteet konferenssin sessioille – tarjoilupisteiden jonoja lukuun ottamatta väkimäärä ei tuntunut mitenkään ylenpalttiselta. Salien äänentoistossa ja ilmanvaihdossa oli ajoittain jonkin verran toivomisen varaa, mutta toisin kuin esim. aikanaan Helsingissä, langaton verkko toimi konferenssin aikana pääasiassa oikein hyvin.

Olin lupautunut kahden rinnakkaissession puheenjohtajaksi, mikä ohjasi tietysti jossain määrin sitä, missä saatoin olla paikalla ja missä en. Minulta jäi siten välistä monta sellaista sessiota, jotka olivat suunnitteluvaiheessa tuntuneet kaikkein kiinnostavimmilta. Tämä ei tietysti ollut vain minun ongelmani, sillä mielenkiintoisia esityksiä oli useimmiten samaan aikaan tarjolla monessa eri salissa, joten monet muutkin tuskailivat valinnan vaikeutta. Oli ehkä kuitenkin parempi, että kiinnostavaa sisältöä oli liikaa, kuin että sitä olisi ollut liian vähän.

Tiistai-illan posterisessiossa oli esillä lähemmäs 60 posteria, jotka esiteltiin ensin Minute Madness -esityksinä, minkä jälkeen postereihin saattoi mennä tutustumaan tarkemmin ja keskustelemaan niiden esittäjien kanssa. Konferenssin sosiaalisen ohjelman ehdoton kohokohta oli kuitenkin keskiviikon konferenssi-illallinen, joka oli tällä kertaa kolmen tunnin risteily Elbe-joella ja Hampurin satamassa. Maisemat olivat hienoja ja laivalla oli kaiken kaikkiaan mukavan leppoisa ja välitön tunnelma.

Kuva: Laivaristeilynä järjestetty konferenssi-illallinen sisälsi pitkän kierroksen Hampurin satamassa.

Julkaisuarkisto-ohjelmistot esillä

Vaikka aiemmista ohjelmistokohtaisista käyttäjäryhmistä luovuttiin OR:ssä jo pari konferenssia sitten, useimmat keskeiset avoimen lähdekoodin julkaisuarkisto-ohjelmistot olivat Hampurissa oikein hyvin esillä. Vain EPrints jäi syystä tai toisesta näkymättömiin. Konferenssin järjestäjien puolesta pyrimme antamaan kaikille ohjelmistoille mahdollisimman tasapuoliset mahdollisuudet omien kuulumistensa esittelyyn. Erilaisia DSpace-aiheisia esityksiä tai työpajoja oli toistakymmentä, ja myös Inveniolla, Fedoralla, Samveralla ja Islandoralla oli kaikilla omia työpajoja ja esityksiä, samoin muutamilla uusilla tai muuten suppeammassa käytössä olevilla ohjelmistoilla. Monille osallistujille nimenomaan nämä sessiot lienevät olleet kaikkein odotetuin osa ohjelmasta.

Olin puheenjohtajana toisessa kahdesta (1, 2) tulossa olevaa DSpace 7:ää ja sen ominaisuuksia esittelevästä sessiosta (ks. Tim Donohuen johdanto-esitys). Ominaisuudet sinänsä saivat yleisöltä hyvän vastaanoton, mutta uuden version aikataulu herätti huolta. Alkuperäisissä, tammikuussa laadituissa ehdotuksissa oli oletettu, että konferenssin aikana ohjelmistosta olisi saatavilla jo beta-versio. Valitettavasti kehitystyö oli osoittautunut odotettua työläämmäksi, minkä vuoksi konferenssin alla oli pystytty julkaisemaan vain hyvin keskeneräinen preview-versio. Uuteen versioon oli jo tässä vaiheessa tehty enemmän uutta koodia kuin neljään edelliseen versioon (DSpace 3-6) yhteensä. Kesän jälkeen on selvinnyt, että ohjelmiston valmistuminen on viivästynyt lisää, ja tällä hetkellä aikataulun osalta puhutaan jo ensi keväästä tai kesästä. Mutta ehkä hyvää kannattaa odottaa.

Fedoran sekä sen päälle rakennettujen Samvera- ja Islandora-ohjelmistojen osalta näyttää siltä, etteivät huolet yhteisön hajaantumisesta yhä useampiin eri suuntiin ole aivan perusteettomia (sama teema nousee esiin myös Ruth Tillmanin myöhemmin kesällä ilmestyneessä mainiossa blogitekstissä ”Repository Ouroboros”). Konferenssissa pohdittiin mm. sitä, miksi organisaatiot päivittävät järjestelmiään Fedoran uudempiin versioihin niin kovin hitaasti. Keskustelua herätti myös Fedoran ja Samveran keskeisiin tukijoihin kuuluvan Stanfordin yliopiston esitys, jossa mm. perusteltiin sitä, miksi Stanford ei ole päivittänyt omaa julkaisuarkistoaan Fedoran uudempiin versioihin, vaan pohtii tosissaan jonkin muun taustaohjelmiston käyttöönottoa sen sijasta. Toisaalta British Library on ottamassa käyttöön Ubiquity Press -palveluntarjoajalta hankkimaansa, Samvera-pohjaiseen Hyku-ohjelmistoon perustuvaa julkaisuarkistopalvelua, jota se pyrkii tarjoamaan myös muille brittiorganisaatioille.

Konferenssin muista sessioista jäi mieleen mm. palveluntarjoajien roolia käsitellyt paneelikeskustelu. Yhä suurempi osa organisaatioista hyödyntää ulkopuolelta ostettuja palveluita – joko ostamalla tukipalveluita itsenäisesti ylläpidetylle julkaisuarkistolle tai ulkoistamalla koko julkaisuarkiston ylläpidon. Tämä on vähitellen muuttamassa yhteisöjen dynamiikkaa, sillä vaikka käytetyt ohjelmistot ovat pääosin avointa lähdekoodia, palveluntarjoajat tekevät yhä suuremman osan niiden kehitystyöstä. Esim. keskeiset DSpace-palveluntarjoajat Atmire ja 4Science olivat molemmat näkyvästi esillä konferenssin pääsponsoreina, ja niiden osastoilla oli taukojen aikana paljon kuhinaa.

Kuva: Heather Piwowarin konferenssin lopuksi pitämä lennokas ja hauska keynote-puheenvuoro korosti avointen infrastruktuurien ja yhdessä tekemisen merkitystä. Matkan varrella kuultiin myös muistoja Jaromir Jagrin tukan kulttimaineesta ja pohdittiin, ovatko julkaisuarkistot saavuttaneet oman ”hockey stick momentinsa”, jossa niiden suosio kääntyy hitaan alun jälkeen nopeaan kasvuun.

Miltä nyt tuntuu?

Ohjelmavastaavan rooli teetti lopulta yllättävän paljon työtä, selvästi enemmän kuin etukäteen odotin. Vaikka muut työtehtävät ja jossain määrin muukin elämä saattoivat pahimman kiireen keskellä jäädä välillä vähän sivurooliin, kyseessä oli kuitenkin pohjimmiltaan oikein mielenkiintoinen ja palkitseva projekti. Projektilla oli selkeä konkreettinen päämäärä, ja sen puitteissa sai tehdä yhteistyötä sekä vanhojen että uusien kansainvälisten tuttavien kanssa. Hauskaa siis oli, mutta ihan heti en kuitenkaan ryhtyisi vastaavaan urakkaan uudestaan.

Konferenssin palautekyselyn tulosten perusteella osallistujien kokemukset olivat pääosin positiivisia. Saadun palautteen perusteella vaikuttaa siltä, että onnistuimme ohjelman rakentamisessa kohtuullisen hyvin. Konferenssin esitysten kalvot on nyt tallennettu Zenodo-julkaisuarkistoon, minkä lisäksi esityksiä voi katsoa videoituina Lecture2Go-palvelussa. Osa konferenssin esityksistä ilmestyy ensi vuoden puolella myös täysimittaisiksi papereiksi laajennettuina MDPI:n julkaisemassa Publications-lehdessä.

Yksi konferenssin ohjelmakutsun alateemoista oli ”Repositories and Global Knowledge”, jonka toivottiin rohkaisevan tarjoamaan esityksiä myös länsimaiden ulkopuolelta. Tämä onnistui osittain (ohjelmassa oli esityksiä mm. Afrikan maista, Intiasta, Brasiliasta ja Palestiinasta), mutta valitettavan moni jo hyväksytyistä esityksistä peruuntui matkarahoituksen puutteen takia.

Kuva: Pääosa konferenssin osallistujista tuli edellisvuosien tapaan Euroopasta ja Pohjois-Amerikasta. [Visualisaatio: Kai Wörner]

Ensi vuoden konferenssi lienee kuitenkin varsin toisen näköinen, sillä se järjestetään Stellenboschissa Etelä-Afrikassa. Open Repositories 2020:n ohjelmakutsu on jo julkaistu – pääteemana on tällä kertaa ”Open For All”. Vaikka matka on pitkä, toivottavasti saamme tälläkin kertaa suomalaisväriä paikan päälle.

Kirjoittajan yhteystiedot

Jyrki Ilva, tietojärjestelmäpäällikkö
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 15 (Yliopistonkatu 1), 00014 Helsingin yliopisto
jyrki.ilva [at] helsinki.fi

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Theme by Anders Norén