Kansalliskirjaston kuvailupolitiikka huolehtii kirjastometatiedon tulevaisuudesta

Frosterus M, Hyvönen N, Kananen K & Seppälä M-L (2021). Kansalliskirjaston kuvailupolitiikka huolehtii kirjastometatiedon tulevaisuudesta. Tietolinja, 2021(2). Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021121661231

Kuvailun ja sen tuottaman metatiedon keskeisyys identifioi ja erottaa kirjaston muista tietotoimijoista. Kirjastojen kuvailun ohjausvastuu määrittää Kansalliskirjastolle kansallisesti uniikin roolin, ja se on Kansalliskirjaston kuvailupolitiikan lähtökohtana. 2020-luvun kansallista kuvailupolitiikkaa suuntaa keskeisesti myös metatiedon kansainvälisen yhteentoimivuuden ja linkittymisen vaatimus.

Kuvailupolitiikan päämäärät

Yksi keskeisistä teemoista kuvailun rakennemuutoksessa on yhteentoimivuuden tukeminen, ja tähän Kansalliskirjaston kuvailupolitiikka 2021–2030 keskittyy. Siinä tehdyt, myöhemmin tekstissä esiteltävät konkreettiset linjaukset toteuttavat Kansalliskirjaston strategiassa määriteltyjä tavoitteita. Niistä kuvailun kannalta tärkeimpiin kuuluvat kulttuuriperinnön saattaminen yhteiseksi hyväksi ja verkostoyhteistyö. Kuvailupolitiikan linjaukset edistävät osaltaan myös Metatietovisiossa hahmotellun tulevaisuuden toteutumista. Kaiken tämän toteutumiseen tarvitaan laajaa yhteistyötä kirjastojen ja koko kulttuuriperintösektorin kanssa.

Kuvailupolitiikka kiteytyy sen visiossa:

Kansalliskirjasto kehittää metatietoa kansainvälisen yhteentoimivuuden mukaisesti. Syvenevä metatietoyhteistyö ja älykkäät välineet tehostavat tiedon hyödyntämistä.”

Meneillään oleva kuvailun rakennemuutos kumpuaa pohjimmiltaan metatiedolle asetetuista uusista vaatimuksista: metatiedon pitää olla yhteentoimivaa ja koneprosessoitavaa, minkä lisäksi sen pitää linkittyä laajempaan kontekstiin. Laadukkaan metatiedon tarve korostuu tulevaisuudessa – sitä tarvitaan yhä enemmän alati kasvavien tietomassojen jäsentämisessä ja myös tekoälyn polttoaineena. Näissä prosesseissa kirjastojen rooli laadukkaan ja turvallisen metatiedon tuottajina ja asiantuntijoina korostuu. Laadukas metatieto parantaa kulttuuriperinnön saatavuutta ja tekee sen hyödyntämisestä eri yhteyksissä helpompaa.

Uusiin vaatimuksiin vastaamiseksi metatiedon tuotantovälineiden ja -prosessien pitää kehittyä entisestään, ja yhteistyön merkitys näissä prosesseissa korostuu. Yhteistyötä tarvitaan erityisesti kansallisella tasolla kulttuuriperintösektorin kesken sekä kansainvälisesti kirjastojen verkoston kesken. Työskentelyssä käytettävät älykkäät välineet tarjoavat mahdollisuuden joidenkin metatiedon tuotannon alueiden automatisointiin, mutta toisaalta metatietoa voidaan myös käyttää kehittämään parempia oppivia menetelmiä. Tämä kokonaisuus on kuvattu kuvassa 1.

Tekoäly ja kansallinen sekä kansainvälinen yhteistyö tukevat toisiaan metatiedon tuotannossa ja mahdollistavat uusiin vaatimuksiin vastaamisen.

Kuva 1. Yhteistyön ja kehittyvien älykkäiden välineiden välinen vuorovaikutus metatiedon rakennemuutoksessa.

Kuvailupolitiikassa määritellään joukko tavoitteita, jotka toteutuessaan tehostavat metatiedon tuotantoa, parantavat sen laatua ja mahdollistavat sen varaan rakennetut yhä paremmin tiedonhakijoita palvelevat palvelut. Tavoitteiden saavuttamiseksi kuvailupolitiikka kuvaa myös joukon toimenpiteitä, joiden avulla tavoitteisiin päästään. Tavoitteet ja toimenpiteet on jaettu neljään teemaan jäsentämisen helpottamiseksi. Toimenpiteiden toteuttaminen jakautuu eri projekteihin ja yksiköihin tarkemman toiminnan suunnittelun mukaan.

Kansalliskirjaston strategia määrittelee joukon strategisia tavoitteita, joista erityisesti kahta kuvailupolitiikka toteuttaa metatiedon tuotannon osalta:

  • Kulttuuriperintö yhteiseksi hyväksi
  • Verkostoyhteistyön kautta vahvaksi osaamiskeskukseksi

Kuvailupolitiikka on askel Metatietovision konkretisoinnille. Kuvailupolitiikka on linjassa FAIR-periaatteiden kanssa: kuvailun tavoitteena on tuottaa löydettävää, saavutettavaa, yhteentoimivaa ja uudelleenkäytettävää metatietoa.

Kuvailupolitiikan sisältö

Kuvailupolitikan tavoitteet on jaettu neljään teemaan; metatiedon sisällölliseen ohjaukseen, metatiedon tuotantoon, metatietoyhteistyöhön sekä Kansalliskirjaston metatietoon liittyvän viestinnän ja toimintatapojen kehittämiseen.

Metatiedon sisällöllinen ohjaaminen

Ensimmäinen teema liittyy metatiedon laadun, yhteentoimivuuden, linkittyvyyden ja uudelleenkäytön kehittämiseen.

Metatiedon laatutasot määritellään tiedonhakijoiden, kumppaneiden ja uudistuvan kansainvälisen RDA-kuvailustandardin (Resource Description and Access) kuvailutasojen mukaan. Laadun määrittely tukee metatiedon yhteentoimivuutta ja hyödyntämistä. Eri tavoin automaattisesti tuotetun metatiedon määrä kasvaa koko ajan, ja on tärkeää, että automaatiolla tuotetulle metatiedolle määritellään kuvailutaso. Automaattiselta metatiedolta ei vaadita samaa tasoa kuin manuaalisesti tuotetulta, mutta yhteisesti määritelty laatutaso tarvitaan. Kuvailutason määrittely tukee Kansalliskirjaston lupausta luotettavasta, yhteentoimivasta ja tarkasta metatiedosta.

Tiedonhaun näkökulmasta on tärkeintä, että tarvittu tieto löytyy. Tämän varmistamiseksi metatiedon on oltava mahdollisimman laadukasta. Laadukas metatieto antaa tiedonhakijalle kaiken oleellisen tiedon mutta mahdollistaa samalla hakutuloksen rajaamisen mielekkäällä tavalla. Kuvailijoiden ja asiakasliittymiä kehittävien käytettävyys- ja it-asiantuntijoiden hyvä vuorovaikutus on olennaisen tärkeää, jotta asiakas saa täyden hyödyn linkittyvästä ja yhteentoimivasta metatiedosta.

Kansalliskirjaston metatietovarannoissa olevan metatiedon kansainvälinen linkittyvyys ja yhteentoimivuus varmistetaan tuottamalla tukirakenteita metatietoon. Näitä ovat esimerkiksi tietomallit sekä formaattien mappaukset ja konversiot. Pysyvien tunnisteiden käyttö edistää puolestaan metatiedon koneluettavuutta ja monikielisyyttä.

Metatiedon uudelleenkäyttöä tuetaan lisäämällä kuvailutietoihin kuvailun luotettavuutta ja alkuperää ilmaisevia omaisuuksia, esimerkiksi metatiedon provenienssitietoja. Tämän lisäksi pidetään yllä dokumentaatiota metatietoon kohdistuneista muutoksista.

Metatietoyhteistyö

Kuvailupolitiikan toinen teema keskittyy metatietoyhteistyöhön.

Uusiin kuvailun osa-alueisiin soveltuvat tietomallit ja tuotantoympäristöt tukevat metatietoyhteistyötä kirjastojen, arkistojen, museoiden, muiden maiden kansalliskirjastojen ja muiden metatiedon tuottajien, kuten julkaisualan, kanssa.

Metatietoyhteistyön tähtäimessä on uusien keskitettyjen metatietovarantojen luominen paikalle, ajalle ja toimijalle. Konkreettisina toimenpiteinä tässä Kansalliskirjaston kuvailupolitiikan tavoitteessa ovat nimitietopalvelun tietomallin, käyttöliittymän ja kuvailuprosessien testaus Wikibasessa, teos-ekspressio-kuvailun pilotointi sekä paikkojen kuvailun tietomalli- ja alustaratkaisujen etsiminen.

Metatietoyhteistyötä syvennetään aineiston kuvailutuotannon tehostamiseksi ja laadullistamiseksi tarjoamalla valmista auktorisoitua metatietoa ja asiantuntijuutta keskeisille kumppaneille kuten kirjastoille arkistoille, museoille, julkaisualalle sekä tutkimusalalle.

Metatiedon tuotannon uudistaminen

Kolmantena kehittämisteemana on metatietotuotannon uudistaminen.

Tavoitteena on, että tulevat kuvailuvälineet vastaavat kehittyvän metatiedon antamiin uusiin mahdollisuuksiin. Silloin kuvailija voi uusien kuvailuvälineiden ja -prosessien avulla kohdistaa työpanoksensa ohjaavan metatiedon luomiseen ja linkittämiseen.

Kokonaisvaltaiseen kuvailuprosessien virtaviivaistamiseen sekä metatietotuotannon ajantasaisuuteen ja sujuvuuteen pyritään puoliautomaattisia menetelmiä ja tekoälyä hyödyntämällä. Tavoitteena on, että sovelletaan automatisointia ja tekoälyä sekä prosesseihin että metatiedon primääriluontiin, kuten kuvailuun kansallisibibliografiassa. Kun kuvailussa otetaan käyttöön kuvailun osa-automatisoinnin ratkaisuja, kuvataan tekoälyn vaikutus bibliografisen kuvailun työnkulkuihin.

Selkeät toiminnan tavat ja viestintä

Kuvailupolitiikan neljäs teema liittyy toimintatapojen ja viestinnän selkeyttämiseen.

Metatiedon pitkäjänteisen standardien kehittämisen rinnalle pyritään nostamaan kokeileva kehittämistä liittyen esimerkiksi tekoälyn käyttöön metatiedon tuottamisessa. Tavoitteena on myös lisätä suuren yleisön tietoisuutta kirjastojen roolista metatieto- ja tekoälytoimijana. Kansalliskirjaston yhteistyökumppaneita tässä ovat muun muassa kuvailun kansalliset asiantuntijaryhmät ja Digitaalisen kulttuuriperinnön pyöreä pöytä.

Sanoista tekoihin

Yhteistyö kotimaisen ja kansainvälisen kuvailuverkoston kanssa on ensiarvoisen tärkeää kuvailupolitiikan tavoitteiden saavuttamiseksi. Kuvailua linjaavat standardit syntyvät kansainvälisessä yhteistyössä. Kansalliskirjasto toimii aktiivisesti useissa kansainvälisissä, standardisointia tekevissä järjestöissä ja työryhmissä. Standardeja hyödyntäen KAM-sektorien (kirjasto-, arkisto- ja museosektorien) yhteiset asiantuntijaryhmät, Digime-tietoarkkitehtuuriryhmä ja KAM-kuvailuryhmä linjaavat yhteentoimivuutta pitkäjänteisesti eri sektorien tarpeet huomioiden. KAM-sektorin yhteinen toimijakuvailuverkosto huolehtii toimijakuvailua koskevien ohjeistuksien ajantasaisuudesta ja tarjoaa samalla luontevan foorumin osaamisen jakamiselle kirjastojen, arkistojen ja museoiden kesken.

Kirjastojen aiemmin mainitut kuvailun kansalliset asiantuntijaryhmät osallistuvat tiiviisti muun muassa RDA-kuvailuohjeita koskevien kansallisten linjausten tekoon ja edistävät tunnisteiden käyttöönottoa. Kirjastoissa tehtävää kuvailua koskevat uudet linjaukset ja käytännöt jalkautetaan Kansalliskirjaston ja asiantuntijaryhmien yhteistyön kautta kirjastokentälle. Kuvailun asiantuntijaryhmät ovat mukana myös testaamassa ja arvioimassa uusia, kokeilevia menetelmiä metatiedon tuotannossa, esimerkiksi automaattisen kuvailun prosesseissa.

Digitaalisen kulttuuriperinnön pyöreä pöytä tarjoaa puitteet strategisen tason visioinnille ja pitkän tähtäimen suunnittelulle koko KAM-sektoria ja sen palveluita silmällä pitäen. Digitaalisen kulttuuriperinnön pyöreä pöytä edistää myös valtakunnallista yhteistyötä yhteentoimivuuden osalta yhdessä julkishallinnon ja muiden organisaatioiden kanssa. Kuvailuun liittyvistä konkreettisista linjauksista ja toimenpiteistä sovitaan DIGIME-Tietoarkkitehtuuriryhmässä ja KAM-kuvailuryhmässä.

Kansalliskirjaston toiminnan suunnittelussa otetaan huomioon kuvailupolitiikasta nousevat toimet eri palveluissa. Kuvailupolitiikka kokoaa eri palveluissa ja hankkeissa tehtävää metatiedon kehittämistyötä yhteisten teemojen alle, mikä tukee kehittämistoimenpiteiden mahdollisten päällekkäisyyksien karsintaa, syy-seuraus-suhteiden hahmottamista, realistista aikataulutusta sekä sisäisen ja ulkoisen viestinnän selkeyttämistä.

Kuvailupolitiikan merkitys

Kuvailupolitiikka korostaa kuvailun ja metatiedon merkitystä kirjastolle. Ilman kuvailua ja sen tuottamaa metatietoa ei tiedonhaku ole mahdollista. Ilman tiedonhakua kirjaston olemassaolon tarkoitus voidaan kyseenalaistaa. Ilman kirjastoa tietoaineiston luotettava ja tasa-arvoinen saatavuus vaarantuu.

Kuvailun tuottama metatieto sitoo tietoaineiston, asiakkaan ja tietojärjestelmän toisiinsa. Asiakas käyttää tietojärjestelmää ja saa käsiinsä tietoaineiston metatiedon välityksellä.

 

Kuva 2. Metatiedon rooli tiedon välittäjänä.

 

Metatieto on kuvassa kuin kärjellään seisova varoituskolmio, joka varoittaa muiden osa-alueiden paisuttamista metatiedon ja kirjaston identiteetin kustannuksella. Kirjasto ei ole tiedon varasto, IT-yritys tai vain palveluorganisaatio, vaan tiedon järjestäjä ja tarjoaja. Kansalliskirjaston kuvailupolitiikka tuo esiin metatiedosta huolehtimisen tärkeyden kuvailun ja kirjaston kansainvälisessä rakennemuutoksessa.

Kirjoittajat

Matias Frosterus, tietojärjestelmäpäällikkö

Nina Hyvönen, tietojärjestelmäpäällikkö

Katri Kananen, palvelupäällikkö

Marja-Liisa Seppälä, kehittämispäällikkö

Kaikki kirjoittajat työskentelevät Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluissa, ja heidän sähköpostiosoitteensa ovat muotoa etunimi.sukunimi[at]helsinki.fi.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.