Kohisten Kohaan tiedekirjastoissa

Keskitalo E-P (2019). Kohisten Kohaan tiedekirjastoissa. Tietolinja, 2019(2). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019120445615

Korkeakoulu- ja erikoiskirjastojen Kohan käyttöönottovaihe on ohi, ja tuota pikaa Almakin tulee käyttöön ensimmäisissä suomalaisissa kirjastoissa. Tie on ollut pitkä ja vähän mutkainenkin. Matkanteko oli hidasta, kunnes otettiin loppukiri.

Yhteistä ratkaisua yritettiin kovasti

Vanhoja Tietolinjan artikkeleita selailemalla muistuu mieleen, että mutina Voyagerin ikääntyneisyydestä muuttui käytännön toimenpiteiksi vuonna 2011. Silloin perustettiin valmisteluryhmä tarkastelemaan etenemismahdollisuuksia. Työ aloitettiin laajalla rintamalla, kun siinä olivat mukana kaikki kirjastosektorit: yliopistokirjastot, AMK-kirjastot, yleiset kirjastot ja erikoiskirjastot. Ajatuksena oli löytää järjestelmäkokonaisuus, joka tarjoaisi jokaiselle jotakin, niin että eri sektorit ja kirjastot voisivat soveltaa sen eri komponentteja soveltuvin osin. Valmisteluvaihe kesti lähes kaksi vuotta, ja siitä julkaistiin loppuraportti joulukuussa 2012. Tehdyn työn perusteella saatiin opetus- ja kulttuuriministeriöltä rahoitus vuodelle 2013 varsinaisen vaatimusmäärittelyn ja toteutusprojektisuunnitelman tekemiseksi. Palkatussa suunnitteluryhmässä oli kuusi työntekijää, mutta luonnollisesti työhön edelleen osallistui laaja joukko kirjastojen asiantuntijoita. Ohjausryhmässäkin oli 16 jäsentä!

Projektista ei kuitenkaan syntynyt tulosta, jonka pohjalta yhteinen jatkotyöskentely olisi päässyt käyntiin. Erilaisia vaihtoehtoja mietittiin toki edelleen. Sekä syksyllä 2014 että keväällä 2016 Kansalliskirjasto järjesti tilaisuuksia, joissa merkittävimmät mahdolliset kirjastojärjestelmätarjokkaat pääsivät esittäytymään asiantuntijoille Suomessa. Vuonna 2017 korkeakoulut alkoivat keskenään valmistella järjestelmän hankintaa kilpailutuksella. Siihen asti projekti ei koskaan päässyt, kun vuoden 2018 alkaessa tapahtumien kulku kiihtyi eri tahoilla. Hankkeet kirjastojärjestelmän kilpailuttamiseksi alkoivat eräissä korkeakouluissa, ja se pani vauhtia myös niihin, jotka uskoivat avoimen lähdekoodin tarjoavan heille parempia ratkaisuja.

Ajatus yhteisestä avoimen lähdekoodin käyttöönottoprojektista puettiin sanoiksi helmikuussa 2018, ja asian ääreen kokoonnuttiin ensi kertaa huhtikuussa. Hämeen ammattikorkeakoulu aloitti Kohan käytön puoli vuotta myöhemmin. Vuosi siitä, ja viimeinenkin 17 Koha-kirjastosta oli saatu mukaan.

Koha – käytetty ja luotettu

Miten päädyttiin juuri Kohaan? Vuonna 2013 toki yksi arvioiduista avoimen lähdekoodin ratkaisuista; muut olivat Evergreen, Kuali OLE, OpenBiblio ja NewGenLib. Tarkempaan syyniin pääsivät Evergreen, Koha ja Kuali OLE, muista ei olekaan sen koommin paljon kuulunut. Näistä etusija annettiin Kuali OLElle, joka ilmeisesti vaikutti suurissa linjoissaan lupaavalta mutta oli tuolloin vielä aivan alkutekijöissään.

Kuali OLEn yksi suuri hankaluus oli, että sen käyttöönotto olisi vaatinut merkittävää sitoutumista sen kehittämiseen, myös rahallista panostusta. Monien vaiheiden jälkeen kävi niin, että Kuali OLEn kehittäminen käytännössä lakkasi. Sen sijaan kehittäjäyhteisö suurelta osin siirtyi vuonna 2016 Ebsco-johtoiseen Folio-hankkeeseen, jossa tuotteen kehittäminen aloitettiin puhtaalta pöydältä.

Siihen, että avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmäksi valikoitui nimenomaan Koha, liittyy tietenkin merkittävästi toinen historian juonne. Joensuun seutukirjasto avasi jo vuonna 2014 uraa Kohan käyttöönotolle yleisissä kirjastoissa. Tästä alkoi Kohan leviäminen yleisiin kirjastoihin ja niiden yhteistyön rakentuminen kuntien omistaman Koha-Suomi Oy:n ympärille. Kotimainen Koha-kokemus on ollut tärkeää korkeakoulu- ja erikoiskirjastojen käyttöönottoprojektin onnistumiselle.

Käyttöönottojen vuosi

Kohaan siirtyminen tapahtui kirjastojen yhteisessä käyttöönottoprojektissa. Projektilla oli yksinkertainen organisaatio yleiskokouksineen, ohjausryhmineen ja erityiskysymyksiin keskittyneine työryhmineen.

Kuva: Koha-projektin tiekartta.

Erilaisten vaihtoehtojen punnitsemisen jälkeen kaikki päätyivät palvelinten osalta jatkamaan CSC:n asiakkaana. Jokaisella kirjastolla on kuitenkin oma alustakokonaisuutensa, joten esim. päivityksiä voidaan tehdä kirjasto kerrallaan. Pääkaupunkiseudun ammattikorkeakoulut (Haaga-Helia, Laurea ja Metropolia) tosin yhdistivät prosessissa tietokantansa, vaikka muuten jatkavatkin itsenäisinä kirjastoina. Erilaisia palvelinkonstellaatioita on vielä tarkoitus tarkastella, kun kokemusta on karttunut.

Käyttöönotot järjestettiin tapahtumaan yksi kerrallaan, ja onnellisesti jokaiselle kirjastolle löytyi kohtuullisen sopiva ajankohta. Kirjastot suunnittelivat Kansalliskirjaston asiantuntijoiden kanssa datan migraation, joka tietenkin yleensä vaati muutaman kokeilukierroksen. Toinen iso tehtävä oli Kohan asetusten virittäminen kirjaston tarpeiden mukaisesti. Kun mukana on kirjastoja, joilla on toimipaikkoja hyvinkin kaukaisilla paikkakunnilla, se ei aina ollut aivan helppoa. Kuka saa varata mistä? – tällaisia kysymyksiä oli kosolti. Kansalliskirjaston monet palvelupisteet, erilaiset aineistonoutojen prosessit, eri lukusalit ja eri aineistojen erilaiset käyttömahdollisuudet olivat myös omanlaisensa spagetti.

Miltä Kohan käyttöönotto on sitten näyttänyt? Tekemisen meininki on ollut kova. Useiden kuukausien ajan pidettiin kirjastojen kanssa päivittäisiä etäkokouksia, joihin osallistuivat kulloinkin kirjastot, joilla oli käyttöönotto kuumimmassa vaiheessa. Ensimmäisten käyttöönottajien, Hämeenlinnan ammattikorkeakoulun ja Jyväskylän yliopiston, väsymätön tiedon ja kokemuksen jakaminen oli suureksi avuksi. Oikeassa käytössä oppii nopeasti paljon sellaista, mitä ei manuaaleja selaamalla pysty omaksumaan. Samoin CSC:n joustavuus palvelinympäristön pystyttämisessä tuli tarpeeseen.

On ymmärrettävää, että käyttöönotoista on jäänyt yhtä ja toista setvittävää vielä loppuvuodeksi ja osin ensi vuodeksikin. Datan migraatioissa tuli jälleen kerran todettua, että niin vakiintunut ja säännelty kuin MARC formaattina onkin, sitä voi soveltaa monella tavalla.

Vuoden urakkaa ei helpottanut se, että kehittäjiä ei ollut saatavilla kuin kaupan hyllyltä. Tiimi on näin vuoden loppuessa ehkä hieman reunoilta rispaantunut. Tuskinpa kukaan harmittelee, jos ensi vuosi taittuu hiukan pienemmällä paineella.

Olisiko voitu olla järjestelmällisempiä? Varmasti. Mutta toisaalta on ollut hienoa, kuinka joustavasti yhteistyö on toiminut. Keskustelu on ollut avointa ja rakentavaa, eikä projekti muuten olisi onnistunutkaan. Yksi erinomainen avaus on ollut yhteistyö yleisten kirjastojen kanssa. Kehittämistyötä on koordinoitu, työkaluja jaettu, yhteisiä päämääriä asetettu.

Tänään Suomi, huomenna maailma

Suomesta on merkittävän suuri Kohan käyttäjäkunta. Meillä on paljon verraten isoja ja vilkkaasti käytettyjä kirjastoja ja myös osaavia kehittäjiä ja pääkäyttäjiä monessakin organisaatiossa. Haluammekin raivata meille enemmän roolia kansainvälisessä kehittäjäyhteisössä.

Tavoitteena on myös, että Suomessa voidaan siirtyä käyttämään Kohan päähaaraa, siis ilman kansallista haaraumaa. Se merkitsee talkoita, joissa meille kriittiset Suomen olosuhteisiin kehitetyt ominaisuudet saadaan puskettua osaksi pää-Kohaa. Näissä asioissa tieteelliset ja yleiset kirjastot tekevät hyvin läheistä yhteistyötä. Ja yhteistyöllä valloitamme maailman.

Kirjoittajan yhteystiedot

Esa-Pekka Keskitalo, tietojärjestelmäasiantuntija
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
Yliopistonkatu 1, 00014 Helsingin yliopisto
esa-pekka.keskitalo [at] helsinki.fi

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Theme by Anders Norén