Etätyötä Kansalliskirjastossa

Hyvönen N (2020). Etätyötä Kansalliskirjastossa. Tietolinja, 2020(1). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020050324716

Suomalainen työelämä mullistui kertaheitolla maaliskuun puolivälissä, kun suomalaiset siirtyivät koronaepidemian vuoksi sankoin joukoin etätöihin. Kansalliskirjastossa päädyttiin jo maaliskuun alkupuolella suosittelemaan asiantuntijoille etätöiden tekemistä ja välittömästi valmiuslain voimaantulon myötä käytännössä melkein koko henkilöstö määrättiin etätöihin. Etätyöstä tuli ns. uusi normaali. Paikan päällä kirjaston tiloissa tehdään enää vain välttämättömiä, vapaakappaleiden vastaanottamiseen sekä kokoelmien ja tilojen turvallisuuteen liittyviä tehtäviä.

Koira työpöydällä

Kuva 1. Etätyöläisillä on erilaisia työnjohtajia ja assistentteja. Kuvaaja: Riitta Koikkalainen.

Yhdessä tehden, zoomissa ja slackissa

Mitä kaikkea etätöihin siirtymisen yhteydessä siis tapahtui? Monessa työpaikassa erilaiset etätyövälineet täytyi ottaa käyttöön hyvin nopealla aikataululla, jotta toimintaan ei syntyisi suuria katkoksia. Kansalliskirjastossa, erityisesti kirjastoverkkopalveluissa, ollaan onneksi jo vuosien ajan totuttu pitämään kokouksia ja jopa erilaisia tapahtumia etänä. Olimme juuri ehtineet ottaa käyttöön uuden Zoom-videoviestintäsovelluksen, joka käytännössä korvasi aiemmin käytössä olleen Adobe Connect-sovelluksen. Zoom on osoittautunut jo yli kuukauden kestäneen etäilyn aikana luotettavaksi ja helppokäyttöiseksi palveluksi, joka mahdollistaa suurtenkin ihmismäärien yhteiskokoukset.

Helsingin yliopiston Zoom itse asiassa CSC:n Funet Miitti-palvelu, joka toteutetaan NORDUnetin kautta yhteispohjoismaisesti. Yliopiston tietotekniikkakeskus kertoo intranetsivuillaan, että yliopisto noudattaa palvelun toteutuksessa Suomen lakia ja eurooppalaista tietosuojasääntelyä. Yliopiston käyttämä Zoom-palvelu eroaa teknisesti yleisestä Zoom-palvelusta, jota tarjoaa Zoom Video Communications, Inc. Yhdysvalloissa. Uutisissa olleet tiedot puhelinnumeroiden tai luottokorttitietojen välittymisestä eivät siis koske CSC:n ja NORDUnetin tarjoaman palvelun käyttöä.

Käytännössä Kansalliskirjastossa tehdään paljon tietojärjestelmiin liittyvää kehitystyötä, jota voidaan tehdä etänä hyvinkin täysipainoisesti. Kehittäjien täytyy päästä kiinni järjestelmiin myös yliopiston verkon ulkopuolelta, joten he tarvitsevat käyttöönsä kiinteät ja hyvin suojatut verkkoyhteydet järjestelmiin. Erityisesti näiden yhteyksien järjestelyyn täytyi kiinnittää huomiota ennen etätöihin siirtymistä.

Slack–pikaviestintäsovellus on myös ollut kirjastossa käytössä jo jonkin aikaa, erityisesti sisäisessä viestinnässä. Enimmäkseen Slackissä puhutaan tiukasti työasiaa, mutta etäilyyn siirtymisen myötä sinne perustettiin virtuaalinen kahvihuone. Koronakevään tiimoilta tuntuu juttu luistavan epävirallisimmissa merkeissä myös muutamalla muulla kanavalla. Erilaisia kotiergonomiaratkaisuja ja ruokavinkkejä jaetaan innokkaasti, samoin kuin lemmikkien kuvia.

Ei pelkkää auvoa

Etätyövälineet on siis saatu toimimaan ja käytännössä työ tuntuu rullaavan kuten ennenkin, mutta jotain on myös muuttunut. Etäilyä on takana kuukauden päivät. Ensimmäiset pari viikkoa taisivat useimmilta meistä kulua tilannetta ihmetellessä ja uuteen totutellessa. Nyt on tultu siihen vaiheeseen, että on huomattu työpaikalla tapahtuvan inhimillisen vuorovaikutuksen tärkeys. Yksin kotona puurtaessa tauot saattavat jäädä vähiin. Pahimmillaan asiantuntija havahtuu neljältä siihen, että lounastaukokin jäi pitämättä, kun ei ollut työkavereita kutsumassa mukaan lounaalle.

Työergonomia on kotioloissa huomattavasti heikommissa kantimissa kuin omalla työpisteellä kirjastossa, joten kaikenlaista kolotusta tuntuu esimerkiksi hartioissa ja selässä. Keskellä päivää oleva jumppatuokio auttaa sentään jonkin verran. Erityisesti ”lapsellisilla” taas taukoja ja keskeytyksiä tuntuu olevan entistäkin enemmän kotona innokkaasti pyörivän jälkikasvun vuoksi. Etäkoululaiset tarvitsevat ohjausta, sillä koululaisetkin joutuivat yhtäkkiä siirtymään etäopiskeluun.

Esimiesten työ on muuttunut niin, että täytyy enenevässä määrin kiinnittää huomiota riittävän vuorovaikutuksen mahdollistamiseen. Ketään ei saa jättää yksin, vaan pitää muistaa kysellä kuulumisia säännöllisin väliajoin. Kaiken kaikkiaan työkavereidenkin osalta kannattaa pitää mielessä presidentti Niinistön sanat: ”Ottakaa fyysistä etäisyyttä ja henkistä läheisyyttä toisiinne – me tarvitsemme toisiamme.” Ollaan toinen toistemme tukena, samalla puolella.

Kirjoittajan yhteistiedot

Nina Hyvönen, tietojärjestelmäpäällikkö,
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 15 (Yliopistonkatu 1), 00014 Helsingin yliopisto
nina.hyvonen [at] helsinki.fi

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Theme by Anders Norén