Kansalliskirjasto YKSA-arkistopalveluun

Tuovinen P, Tolvanen J & Ahmajärvi J (2022). Kansalliskirjasto YKSA-arkistopalveluun. Tietolinja, 2022(2). Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022121571950

Kuva arabialaisen keittokirjan aukeamasta.

Kuva 1. Vaikka käsikirjoituskokoelma painottuukin Suomen historiaan, kokoelmasta löytyy yhteyksiä eri puolille maailmaa. Kuvassa on arabiankielinen keittokirja, jossa on runomuotoisia reseptejä Persian sassanidi-imperiumin hovista. Teksti sisältää myös mm. opettavaisia tarinoita, neuvoja ruoanvalmistuksesta ja ruokailemisesta sekä anekdootteja ruokalajeihin liittyvistä henkilöistä. Kuva: Marko Oja.

Kansalliskirjasto on ottamassa käyttöön Disec Oy:n kehittämää ja ylläpitämää Yksa-arkistopalvelujärjestelmää. Tarkoituksena on parantaa käsikirjoituskokoelman ja pienpainatekokoelman aineistojen saatavuutta, monipuolistaa hakumahdollisuuksia ja saattaa aineistojen metatiedot asiakkaiden saataville Finna-palvelun kautta.

Aikaisemmin pääosin kirjaston sähköisten tiedonhallintajärjestelmien ulkopuolelle jääneet käsikirjoitus-, arkisto- ja pienpainatekokoelmat sisältävät noin 10 hyllykilometrin verran aineistoa. Tämä tarkoittaa useita miljoonia arkistoyksiköitä ja pienpainatteita. Näiden kokoelmien aineistoja on kuvattuna jonkin verran kirjastojärjestelmässä, mutta niiden hierarkkinen kokoelmarakenne ei tule näkyviin kuin ylätasolla.

Käsikirjoituskokoelma

Käsikirjoituskokoelman aineisto on karttunut koko kirjaston olemassaolon ajan eli Turun akatemian perustamisesta vuodesta 1640 alkaen. Läpi vuosisatojen kokoelmaa on hallittu eri tavoin: muistinvaraisista metodeista kortistoihin, paikkalippuihin ja luetteloihin. Nyt tavoitteena on yhdistää kerrostumat yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi Yksa-järjestelmässä.

Käsikirjoituskokoelma sisältää ainutkertaisia arkisto- ja käsikirjoitusaineistoja. Se on laajuudeltaan hieman vajaat neljä hyllykilometriä ja sitä voi luonnehtia kokoelmaksi suomalaista oppi- ja sivistyshistoriaa. Käsikirjoituskokoelma ei ole kuitenkaan yksi monoliittinen arkistokokonaisuus vaan sisältää erilaisia aineistoja.

Käsikirjoituskokoelman suurin osuus on Helsingin yliopistoon ja Suomen kulttuurielämään liittyvät yksityisarkistot, jotka jakaantuvat kahteen osaan: henkilöarkistoihin ja yhteisöjen arkistoihin. Henkilöarkisto sisältää tyypillisesti arkistonmuodostajan elämään ja uraan liittyviä käsikirjoituksia – mukana on päiväkirjoja, kirjeenvaihtoa ja teosten käsikirjoituksia. Yhteisöjen arkistoissa on taas yksi toimija, mutta useamman henkilön aineistoja. Sukuarkistoissa voi olla esimerkiksi suvun kartanon historiaan liittyviä asiakirjoja ja suvun eri vaiheiden dokumentointia sekä kirjeenvaihtoa. Myös Helsingin yliopiston osakuntien aineistot kuuluvat tähän kokonaisuuteen.

Paljon huomiota saanut keskiaikaisten pergamenttien kokoelma sisältää noin 9300 käsikirjoitusta. Kuningas Kustaa Vaasan (1496–1560) ajaman reformin ansiosta katolisen keskiajan kirjat uusiokäytettiin monimuotoisesti vaikkapa tilikirjojen kansina, joista ne sitten löydettiin neuvokkaiden kirjastonhoitaja Fredrik Wilhelm Pippingin (1783–1868) ja kirjaston amanuenssin dosentti Edvard Grönbladin (1814–1864) toimesta. Löydöksistä muodostettiin pergamenttifragmenttien kokoelma.

Yksittäiset käsikirjoitukset muodostavat kokoelman vanhimman osan, joka sisältää noin 1500 käsikirjoitusta alkaen Turun akatemian ajoilta. Kokoelma on luokiteltu teemoittain. Kokoelmassa on esimerkiksi tutkimusmatkailija Per Kalmin (1716–1779) matkapäiväkirjat Amerikan matkalta sekä prokuraattori Mathias Caloniuksen (1738–1817) ja historioitsija Algot Scarinin (1684–1771) aineistoja.

Orientaliakokoelma sisältää käsikirjoituksia, joiden alkuperä on alueella, jota nykyisin kutsutaan Lähi-idäksi. Mukana on muiden muassa viime aikoina kansainvälistä huomiota taajaan saanut arabiankielinen keittokirjakäsikirjoitus Kitab al-Ṭabīḫ, jonka Kansalliskirjastossa oleva kappale on vanhin ja parhaiten säilynyt maailmalla tunnetuista käsikirjoitusversioista. Se on Ibn Sayyār al-Warrāqin tekemä ja tiettävästi 1100- tai 1200-luvulta.

Musiikkiarkistoja kirjaston kokoelmassa on yli 500 kappaletta, ja se onkin taidemusiikin osalta Suomen laajin käsikirjoituskokoelma. Kansalliskirjaston musiikkiarkistoihin kohdistuu alati kiinnostusta – myös kansainvälisesti – erityisesti Jean Sibeliuksen arkiston vuoksi.

Pienpainatekokoelma: järjestetty, mutta luetteloimaton

Pienpainatekokoelma kuuluu Kansalliskokoelmaan ja se karttuu vapaakappaleina noin 100 hyllymetriä vuodessa. Kansalliskirjaston lisäksi vapaakappalepienpainatteita toimitetaan Turun yliopiston kirjastoon, mutta varhaisimmat pienpainatteet ovat vain Kansalliskirjastossa.

Vihkosen kansi: Lentoyhtiö Aeron Lentoyhteydet - Flygförbindelserna 1938 – 39. 2.10.38 – 31.3.39.

Kuva 2. Matkustajalentokoneen lentokorkeus on noin 10 km. Se on sama kuin Yksaan tulevien kokoelmien yhteenlaskettu laajuus. Kuva: Marko Oja. Kansalliskirjasto, Pienpainatekokoelma.
Aero. Finnish Air Traffic Company. Lentoyhteydet – Flygförbindelserna 1938 – 39. 2.10.38 – 31.3.39. Painopaikkaa ja -vuotta ei ole merkitty.

Pienpainatteet liittyvät monesti tiettyyn hetkeen, tapahtumaan tai tehtävään ja niiden varsinainen käyttöikä on luonteeltaan lyhytkestoinen. Kulttuuriaineistojen tallettamista ja säilyttämistä määrittelevän lain (1433/2007) mukaan pienpainatteisiin kuuluvat mainokset, esitteet ja hinnastot sekä muut näihin verrattavat painotuotteet. Pienpainatteisiin lukeutuu kuitenkin monenlaista aineistoa: kokoelma sisältää muun muassa konserttiohjelmia, aikatauluja, lautapelejä ja yhteisöjen toimintaan liittyviä julkaisuja kuten oppaita ja näyttelyluetteloita. Kokoelmassa on myös julkaisutyypin mukaan muodostettuja kokonaisuuksia, kuten vuosikertomukset ja puhelinluettelot. Erilaiset tiedottamiseen liittyvät julkaisut sisältyvät niin ikään kokoelmaan: jo mainittujen lisäksi muun muassa ohjeet, selvitykset, tiedotteet, tuote-esitteet, kuvastot, kalenterit ja almanakat, tuotemainokset, teatteriohjelmat sekä exlibrikset.

Pienpainatekokoelma on hyvin järjestetty, mutta luetteloimaton. Valtavan massan vuoksi ajatuksesta jokaisen pienpainatteen kuvailusta on käytännön syistä luovuttu ja nyt käyttöön otettavalla järjestelmällä pyritäänkin pienpainatteiden osalta saamaan kokoelmalle temaattista näkyvyyttä. Järjestelmä mahdollistaa sarjatasoihin perustuvan kokoelman rakenteen kuvaamisen riittävällä tarkkuudella.

Kuvailutiedot ylätasosta yksikkötasoon

Pienpainatekokoelmasta Yksa-arkistopalvelujärjestelmään kuvaillaan kokoelman hierarkkista rakennetta. Kokoelma on järjestetty aiheenmukaisiin luokkiin, joista sisältävät temaattisia alaluokkia. Pienin kuvailtu yksikkö on yksi kotelo, joka sisältää yksittäisiä pienpainatteita. Tähtäimessä on saada kokoelman ylätasot sekä jokaisen kotelon eli säilytysyksikön kuvailutiedot näkyviin järjestelmässä.

Käsikirjoituksissa kuvailutietoa on olemassa runsaasti ja arviolta noin 90 %:a kokoelmasta on kuvailuna jollain tasolla arkistoluetteloissa. Kuvailu ei kuitenkaan ole sähköisessä muodossa, joten kuvailujen siirto tulee tapahtumaan syöttämällä tiedot arkistojärjestelmään käsityönä. Järjestelmään voidaan tallettaa arkistokaavan mukaiset luettelot sellaisenaan. Käsikirjoitusten kuvailussa lähdetään liikkeelle ylätasolta ja järjestelmään pyritään kuvamaan kaikki arkistot, myös järjestämättömät.

Tiedonetsijän etu, kaikkien etu

Puhtaaksikirjoitetun käsikirjoituksen ensimmäinen sivu Sibeliuksen teoksesta Julvisa op.1/4. HUL1069.

Kuva 3. Arkistojärjestelmän avulla saadaan myös Sibeliuksen sävellyskäsikirjoituskokoelman metatiedot näkyville. Puhtaaksikirjoitetun käsikirjoituksen ensimmäinen sivu teoksesta Julvisa op.1/4. HUL1069. Kuva: Petri Tuovinen. Kuva on julkaistu Jean Sibeliuksen perikunnan ja musiikkikustantamo Fennica Gehrmanin luvalla.

Yksa-järjestelmässä tapahtuva kuvailu mahdollistaa tulevaisuudessa myös käsikirjoitus-, arkisto- ja pienpainateaineistojen digitoinnin ja digitaalisten aineistojen hallinnan entistä paremmin. Tavoitteena onkin jatkossa saattaa aineistoja käytettäväksi digitaalisessa muodossa Digi.kansalliskirjasto.fi -palvelun kautta. Asiakkaat pystyvät jatkossa tutustumaan luetteloituihin arkistoihin paikasta riippumatta Kansalliskirjaston Finnan välityksellä. Tulevaisuudessa tiedonetsijä voi kohdistaa myös arkisto- ja pienpainatekokoelmien aineistoihin monipuolisesti erilaisia hakuja. Esimerkiksi tekijä, aika, aineistotyyppi ja paikka ovat tarkkojen hakujen piirissä.

Tulevaisuudessa tiedonetsijä voi tilata aineistot järjestelmän kautta. Tämä tarkoittanee, että joudumme hyvästelemään kaikille erikoislukusalin käyttäjille tutut keltaiset ja punaiset tilauslaput.

Yksi asia ei kuitenkaan aineiston hallinnan ja kuvailun kehityksen myötä muutu. Käsikirjoitusten ja pienpainatteiden varsinainen tutkiminen ja lukeminen tapahtuu edelleenkin turvallisuussyistä kirjaston erikoislukusalissa.

Kirjoittajat

Petri Tuovinen, tietoasiantuntija

Jari Tolvanen, kirjastoamanuenssi

Jouni Ahmajärvi, kokoelmapäällikkö

Kaikki kirjoittajat työskentelevät Kansalliskirjastossa. Heidän yhteystietonsa ovat  muotoa etunimi.sukunimi [at] helsinki.fi

2 Comments

  1. Keräilijä

    Meille kotiseutututkijoille pienpainatekokoelma olisi kyllä mielenkiintoinen. Siksi on harmi että luettelointia ei ole tehty. Pienpainatteita kuten esitteitä olen keräilly kotiseutuarkistoa varten ja lähes kaikista tosiaan puuttuu painovuosi. On kummallista että se vuoden merkitseminen painatteisiin ja moniin muihin asiakirjoihin tuntuu monille niin vaikealta, sellaisiakin on nähty että päivän numero ja kuukausi mainitaan esitteessä mutta minkäänlaista vuotta ei ole painettu.

    • Ilona Savolainen

      Kiitos kommentista! Pienpainatteiden luetteloimattomuus on tosiaan ollut harmillinen puute, joka onneksi nyt saadaan korjattua. Samalla kokoelma saa lisää näkyvyyttä ja sitä myötä toivottavasti myös paljon uusia käyttäjiä. Pienpainatekokoelma tarjoaa hyvin monivivahteisen näkymän yhteiskunnan, yhteisöjen ja yritysten toimintaan, ja voi siksi hyödyttää monien alojen tutkijoita.

      Tulevaisuudessa kiinnostuneet – niin kotiseutututkijat kuin muutkin – voivat tutustua kokoelman sisältöön Kansalliskirjaston Finna-palvelussa ja Finnan kautta myös tilata aineistoa Kansalliskirjaston erikoislukusaliin tutkittavaksi.

      Pienpainatteissa on tosiaan usein kovin puutteelliset merkinnät, ja toisinaan julkaisuvuoden tai jopa julkaisijankin selville saaminen voi olla haastavaa. Ehkäpä se johtuu pienpainatteiden käytännönläheisestä ja tilapäisestä luonteesta: ne painatetaan jotain tiettyä julkaisuhetkeen sidottua tarvetta varten, eikä asiaa ajatella vuosien tai vuosikymmenten aikajänteellä.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.