Julkaisutiedonkeruu, lyhyt oppimäärä

Linna A-K (2020). Julkaisutiedonkeruu, lyhyt oppimäärä. Tietolinja, 2020(2). Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20201217101281

Artikkeli pohjautuu Anna-Kaarina Linnan alustukseen ”Tiedejulkaisulta vaadittavat metatiedot OKM:n julkaisutiedonkeruun näkökulmasta” Tiedejulkaisemisen päivillä 9.-10.10.2019.

Opetus- ja kulttuuriministeriö kerää vuosittain julkaisutietoja kaikista kansallisista korkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja yliopistollisista sairaaloista. Kerättyjä tietoja käytetään yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen laskennassa sekä muussa tutkimus- ja kehittämistoiminnan tilastoinnissa, seurannassa ja ohjauksessa. Tiedot tallennetaan CSC –Tietotekniikan keskuksen ylläpitämään VIRTA-julkaisutietopalveluun, ja niitä pystyy selaamaan vapaasti kansallisissa Juuli– ja Tiedejatutkimus.fi -portaaleissa. Monissa organisaatioissa tutkimustietojärjestelmään tallennetut julkaisutiedot siirtyvät automaattisesti myös tutkijoiden profiilisivuille ja yksikkökohtaisiin listauksiin.

Kuvankaappaus Tiedejatutkimus.fi-portaalin julkaisunäkymän hakutuloksista.

Kuva 1. Turun yliopiston julkaisujen tietoja Tiedejatutkimus.fi-portaalissa.

Tiedonkeruun käsikirja

Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruun piiriin kuuluvat tutkimus- ja kehittämistoiminnan seurannan kannalta merkittävät tieteelliset, ammatilliset ja yleistajuiset julkaisut. Niiden kriteerit on määritelty erillisessä tiedonkeruun käsikirjassa, joka päivitetään vuosittain. Se sisältää yksityiskohtaiset ohjeet julkaisujen luokittelusta ja niiltä vaadittavista pakollisista tiedoista.

Yksittäisten julkaisujen kriteerien täyttymistä arvioivat kunkin organisaation julkaisutiedonkeruusta vastaavat asiantuntijat yhteistyössä julkaisun tekijöiden kanssa. Lisäksi julkaisutiedonkeruusta vastaavat henkilöt toimivat kansallisessa Finn-ARMA-verkostoon kuuluvassa julkaisutiedonkeruun työryhmässä, joka tekee tiivistä yhteistyötä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa muun muassa tiedonkeruuseen kuuluvien julkaisujen, niiden julkaisutyyppien ja tiedonkeruuohjeiden määrittelyssä.

Affiliaatiot esiin

Organisaatioiden julkaisutiedonhallinnan palveluissa kerätään tietoa yhä enemmän myös ennakoivasti. Esimerkiksi viitetietokannoista tehdään säännöllisiä tiedonhakuja käyttäen hakutermeinä julkaisuissa ilmoitettuja affiliaatiotietoja. Hauissa löytyneet julkaisutiedot viedään tutkimustietojärjestelmään ja usein niitä myös täydennetään. Tämä säästää tutkijoiden raportointiin menevää työaikaa: yhden julkaisun tietojen manuaaliseen kirjaamiseen menee tutkijalla helposti puoli tuntia, sillä pakollisia tietokenttiä julkaisutyypistä riippuen on kymmeniä.

Ennakoivassa tiedonkeruussa oman organisaation tutkijoiden julkaisutietoja haetaan kansainvälisistä ja kansallisista tietokannoista affiliaatioiden ja niiden eri nimivarianttien perusteella. Yksinkertainen affiliaatiohaku esimerkiksi Web of Science –tietokannassa on OG=University of Turku. Lisäksi haku rajataan esimerkiksi neljään viimeiseen viikkoon, jolloin hakutulokseksi saadaan kaikki neljän viime viikon aikana WoS-tietokantaan indeksoidut julkaisut, joiden jonkin kirjoittajan affiliaationa on Turun yliopisto.

Riittävän tarkat ja selkeästi merkityt affiliaatiotiedot takaavat sen, että julkaisu löytyy hakukriteerien avulla ja kaikki oman organisaation tekijät on helppo tunnistaa. Affiliaatiotietojen keräämisen kannalta pulmallisimpia ovat erilaiset kokoomateokset, sillä ne indeksoituvat artikkeleita harvemmin viitetietokantoihin, ja niissä kirjoittajien esittelylle ei yleensä ole vakiintunutta paikkaa tai muotoa.

Vertaisarvioinnilta edellytetään riippumattomuutta

Tieteellisten julkaisujen vertaisarvioinnilla tarkoitetaan menettelyä, jossa tutkimustuloksia julkaiseva lehti, konferenssi tai kirjakustantaja pyytää tieteenalan asiantuntijoita suorittamaan ennakkoarvion julkaistavaksi tarjottujen käsikirjoitusten tieteellisestä julkaisukelpoisuudesta. Lähde: Julkaisutiedonkeruun ohjeistus tutkijoille 2019.

Oikean luokituksen kannalta on tärkeää, että tieto julkaisun läpi käymästä vertaisarvioinnista on selkeästi ja yksiselitteisesti ilmaistu. Julkaisutiedon tallentaja voi tietenkin kysyä kirjoittajilta itseltään. Usein näin tehdäänkin, mutta monesti myös kirjoittajilta puuttuu tarkka tieto siitä, onko teksti käynyt läpi ulkopuolisten asiantuntijoiden suorittaman arvioinnin vai onko kyse toimituksellisesta tekstin muokkaamisesta.

Tieteellisistä lehdistä tieto vertaisarviointikäytännöstä löytyy yleensä artikkelin yhteydestä, mutta kirjoista ja kokoomateoksista sitä on vaikeampi löytää. Kotimaisten tiedejulkaisujen oikea luokitteleminen on helpottunut Tieteellisten seurain valtuuskunnan vertaisarviointitunnuksen käytön yleistymisen myötä.

Avoin saatavuus

Opetus- ja kulttuuriministeriö kerää tietoa myös julkaisujen avoimesta saatavuudesta ja ottaa sen huomioon vuonna 2021 voimaan tulevassa korkeakoulujen rahoitusmallissaan. Siinä avoimesti saatavilla oleville vertaisarvioiduille julkaisuille annetaan erillinen kannustekerroin.  Julkaisutiedon kirjaamisen yhteydessä organisaatioissa rinnakkaistallennetaan myös sen kokoteksti, mikäli julkaisu on julkaisukanavan kautta avoimesti saatavilla, tai sen viimeisin hyväksytty, vertaisarvioitu käsikirjoitus. Tämä pyydetään tutkijalta itseltään.

Julkaisun avoin saatavuus -tiedon kirjaamista ja rinnakkaistallentamista varten lehden tai kustantajan sivulla olisi hyvä olla selkeästi esillä myös rinnakkaistallennusehdot: Mikä versio voidaan rinnakkaistallentaa? Edellytetäänkö julkaisuviivettä eli embargoa? Onko muita ehtoja, kuten määrämuotoista lähdeviittausta alkuperäiseen julkaisuun tai rinnakkaistallenteeseen liitettävää käyttölisenssiä? Avoimissa julkaisukanavissa jo yleistynyt CC-lisenssien käyttö auttaa paljon sen selvittämisessä, miten julkaisua voi käyttää ja jakaa.

Julkaisukanavan tunnistaminen

Tiedonkeruun ohjeiden mukaan raportoitavilla julkaisuilla tulee aina olla ulkopuolinen julkaisija eli tekijän itsensä julkaisemia tuotoksia, kuten esimerkiksi omalle verkkosivustolla julkaistuja kirjoituksia, ei raportoida. Ulkopuolinen julkaisija tunnistetaan yleensä sen ISSN- tai ISBN-numeron perusteella.

On erittäin tärkeää, että tunniste on selkeästi esillä julkaisukanavan verkkosivuilla ja julkaisun metatiedoissa. Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä asialta, mutta erityisesti kansainvälisten lehtien verkkosivuilta ISSN-tunnuksen löytäminen saattaa olla vaikeaa.

Uudet julkaisumuodot valtaavat alaa

Julkaisutiedonkeruun käsikirjaa ja ohjeita päivitetään vuosittain. Tämä on hyvä asia jo sen takia, että uusia julkaisumuotoja ja -alustoja syntyy koko ajan. Näiden suhdetta tiedonkeruun kriteereihin tulee punnita jatkuvasti.

Viime vuosina ovat yleistyneet erilaiset sähköiset julkaisualustat, joissa julkaistaan sekä tieteellistä, ammatillista että yleistajuista sisältöä. Tiedonkeruuta helpottaa paljon, jos sivustolla on selvästi esillä tiedot toimituskunnasta, kirjoittajasta ja kirjoituksen ilmestymisajasta. Tieto toimituskunnasta on erityisen tärkeä, sillä sen avulla voidaan varmistua, että julkaisemisesta on päättänyt ulkopuolinen taho, ei tekijä itse. Lisäksi esimerkiksi ainoastaan sähköisessä muodossa julkaistaville lehdille tai sarjoille ISSN-tunnuksen hakeminen olisi suotavaa.

Metatiedolla on väliä

Julkaisutietojen keräämiseen, kirjaamiseen ja raportoimiseen käytetään organisaatioissa vuosittain huomattavasti resursseja. Laadukas metatieto nopeuttaa tiedonkeruuta ja takaa sen oikeellisuuden. Julkaisukanavan kohdeyleisöstä, muodosta tai sisällöstä riippumatta siinä tulisi olla selkeästi esillä ainakin seuraavat asiat:

  • Kirjoittajien kaikki affiliaatiotiedot
  • Vertaisarviointikäytännöt, vertaisarviointitunnuksen käyttö on suositeltavaa
  • Avoimen julkaisemisen ja rinnakkaistallentamisen ehdot ja linjaukset
  • Julkaisukanavan ISSN- tai ISBN-numerot
  • Toimituskunnan yhteystiedot

Lähteet:

Kirjoittajan yhteystiedot

Anna-Kaarina Linna, tietoasiantuntija
Turun yliopiston kirjasto, Tutkimuksen palvelut
20014 Turun yliopisto
Sähköposti: anna-kaarina.linna [at] utu.fi
ORCID 0000-0002-7901-2789

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.