Koha ja varastotietueen tarkoitus

Brunberg J (2019). Koha ja varastotietueen tarkoitus. Tietolinja, 2019(2). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019120445617

Korkeakoulujen käyttämä Voyager-kirjastojärjestelmä lähestyy Suomessa loppuaan. Lokakuussa 2019 Voyagerista uusiin tietokantoihin olivat siirtyneet kaikki viisitoista kirjastoa ja kirjastokimppaa, jotka valitsivat korvaajaksi vapaita ohjelmistoja edustavan Kohan. Siirtymää vauhditti yhteisön tuki, sillä yleisissä kirjastoissa Kohaa on Suomessakin ehditty käyttää jo muutaman vuoden ajan.

Vapaata ohjelmistoa on periaatteessa mahdollista kehittää ja räätälöidä täysin kirjastojen tarpeiden mukaan, jos aika vain riittää, ja kunhan ohjelmiston vapautta ei GPL-ehtojen vastaisesti rajoiteta.

Eräs Kohan käyttöönotossa pohdittavaksi tullut kirjastojärjestelmän kehityskysymys liittyy vanhassa järjestelmässä Voyagerissa käytettyihin varastotietueisiin eli MFHD:ihin (MARC 21 Format for Holdings Data). Kohassa näille ei ole ollut valmista tukea.

Luettelonäkymä Kohassa

Kuva: Luettelonäkymä Kohassa.

Mikä on varastotietue?

MARC 21 -muotoinen bibliografinen tietue kuvailee kirjan tai muun kohteen mutta ei vastaa kysymyksen, miksi kirja on kuvailtu kirjaston tietokantaan. Usein vastaukseksi riittää, että kirja kuuluu kirjaston kokoelmiin, eikä tätä tarvitse mainita jokaisen kirjan tiedoissa erikseen.  Ehkä tietokantaa käyttää vain yksi kirjasto, tai jos vaikka kirjastoja on useampikin, ehkä kokoelmat ovat siinä määrin yhteisiä, että niistä puhutaan vain monikkomuodossa.

Usein on kuitenkin niin, että samassa tietokannassa elää rinnan useampi itsellinen kokoelma. Tällöin bibliografiseen tietueeseen halutaan usein liittää kirjasto- tai kokoelmakohtaista tietoa, joka halutaan pitää yhteisestä tietueesta erillään. Tätä varten ovat varastotietueet.

Varastotietueet liittävät bibliografisen tietueen yhteen tai useampaan kokoelmaan. Toisin sanoen ne kuvailevat ja samalla oikeuttavat bibliografisen tietueen roolin osana kokoelmaa.

Yksinkertaisimmillaan varastotietueessa kerrotaan vain kokoelmatieto ja hyllypaikka MARC-kentässä 852. Yhtä ainoaa kenttää ei välttämättä ole perusteltua sijoittaa omaan erilliseen varastotietueeseen, ja MARC 21 -formaatti sallii kentän lisäämisen myös suoraan bibliografiseen tietueeseen. Silloin, kun sijaintitietoja on enemmän kuin yksi ja niihin liittyy muutakin tietoa (esimerkiksi niteitä), erillinen varastotietue kuitenkin tarvitaan liittämään yhteen kuuluvat tiedot toisiinsa.

Tarttuuko se?

Varastotietuekentät kuuluvat MARC 21 -formaattiin, mutta ne on eriytetty bibliografisista tiedoista, eikä formaatti pakota käyttämään niitä.

Tärkein syy yhteisen MARC-formaatin käyttöön on kuvailutietojen siirtäminen järjestelmien välillä. Varastotietoja ei perinteisesti ole ollut tarvetta siirtää järjestelmien välillä muuten kuin järjestelmävaihdoksen yhteydessä, eivätkä varastotietueet ole joustavin tietorakenne esimerkiksi kelluville kokoelmille.

Varastotietueet ovat kuitenkin sen verran ilmaisuvoimaisia, että niitä ei ole kyetty nopeasti korvaamaan nyt tapahtuneen järjestelmävaihdoksen yhteydessä muullakaan ratkaisulla. On käynyt niin, että Voyagerista on datan mukana tuotu Kohaan myös varastotietueen käsite.

Varastotietueet ovat siis tarttuvia, samaan tapaan kuin vapaa ohjelmakoodi.

Tarvitaanko torjuntaa?

Marc-formaatti on käytännössä osoittautunut niin toimivaksi ratkaisuksi, että sen hävittäminen jonkin nykyaikaisemman ratkaisun tieltä on vaikeaa. Tämä pätee myös varastotietueisiin. Kohaan on Kansalliskirjastossa lisätty mahdollisuus varastotietueiden käyttöön, mutta pakkoa niiden käyttämiseen ei ole.

Kansalliskirjaston omassa tietokannassa varastotietueiden käyttöä jatketaan, koska niitä tarvitaan kokoelmatietoihin. Monessa muussa entisessä Voyager-kirjastossa varastotietueet ovat ylimääräinen kerros bibliografisen tietueen ja nidetietojen välissä, minkä takia niistä ollaan luopumassa. Ainakin väliaikaisesti nähdään myös hybridimallia: samassa kirjastossa osassa tietueista on varastotietueet ja toisissa ei. Koha on joustava.

Kirjoittajan yhteystiedot

Jussi Brunberg, tietojärjestelmäasiantuntija
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 15 (Yliopistonkatu 1), 00014 Helsingin yliopisto

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Theme by Anders Norén