Digitointi avaa tiedelehden laajalle lukijakunnalle

Kouvo T (2020). Digitointi avaa tiedelehden laajalle lukijakunnalle. Tietolinja, 2020(1). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020050324722

Vanhojen vuosikertojen digitointi avasi Aikuiskasvatus-tiedelehden laajalle yleisölle. Se lisää sivistyksen tasa-arvoa.

152 lehteä, 12 800 sivua. Sellaisena lukuina digitointikoordinaattori Esko Clarke Sarion urakka näyttäytyi syksyllä 2019. Aikuiskasvatus-tiedelehteä on tehty vuodesta 1981 lähtien, neljä kertaa vuodessa. Työn mittasuhteet huippasivat kokenuttakin kirjastoammattilaista.

Esko Clarke Sario päätti käydä urakkaan kuten tutussa vitsissä sanotaan: ”Elefanttikin syödään pala kerrallaan.” Rahoitus Suomen tiedekustantajilta varmisti, että työlle oli tukevat puitteet.

Kurkkaus toimeksiantajan, Aikuiskasvatusta kustantavan Kansanvalistusseuran julkaisuvarastoon antoi ylimalkaisen käsityksen urakasta: lehtiä oli hyllymetreittäin, vuosikerrat siisteissä pinoissa.

Julkaisut oli myös sidottu vuosikerroittain niteiksi. Niitä selaamalla Clarke Sario ryhtyi luomaan käsitystä aineistosta. Näin hahmottui kuva materiaalista: sivujen koosta, lehden osastoista, kirjoittajatiedoista ja juttujen pituuksista.

”Lehden 38 paperivuoden aikana tekemisen tekniikat ja käytännöt olivat ehtineet vaihdella melkoisesti. Sisällysluetteloiden ja listausten tarkkuus näytti lisääntyvän sitä mukaa, mitä enemmän työvaiheista oli voitu tehdä tietokoneella”, hän sanoo.

Selaamalla käsitys aineistosta

Vuosikertojen selailu oli viedä digitointikonsultin mennessään. Palkinnoksi tuli oivalluksia: enpä olisi tuotakaan ajatellut. Digitointi näyttää todeksi sen, että aikuiskasvatuksenkin ilmiöillä on juurensa.

”Esimerkiksi jatkuvasta oppimisesta puhutaan hallituksen suulla nyt, mutta on siitä puhuttu takavuosinakin. Ilmiöt toistuvat, vaikka eri muodoissaan”, Clarke Sario sanoo.

Samaan aikaan hanketiimi raivasi polkua toisaalla. Toimituspäällikkö lähetteli tarjouspyyntöjä digitointiyrityksiin aineistojen skannausta varten, kartoitti kollegojen kokemuksia vastaavista hankkeista, koordinoi prosessia ja tarkensi aikataulua. Talouspäällikkö piti budjettia ruodussa.

Aikuiskasvatuksen vuosikerrat ovat vuodesta 1995 lähtien digitaalisina Kansalliskirjaston Elektra-palvelussa. Niitä hyödyntämällä digititointikuormasta saatiin purettua suuri määrä sivuja.

”Kaikki digitoitu aineisto ei kuitenkaan ollut riittävän laadukasta, joten se oli digitoitava uudestaan. Omat ongelmansa tuotti asiasanoitus, sillä tiedejulkaisujen käyttämä Yleinen suomalainen ontologia (YSO) ei taivu kaikkiin tarpeisiin, eikä sopivampaakaan ole tarjolla”, Clarke Sario sanoo.

Ohjeet ja vertaistuki

Digitointia suunnittelevien tiedejulkaisujen tueksi Suomen tiedekustantajien liitto on laatinut ohjeistuksen, jonka avulla voi selvittää prosessin alusta loppuun. Vertaistuki, digitoinnin toteuttaneiden tiedejulkaisujen tekijöiden, kokemukset ovat arvokkaita. Yllätyksiä tuli silti.

”Todellinen työ alkoi vasta, kun sisältö oli skannattu. Ratkaistavia pulmia tuli vastaan etenkin tietojen luetteloinnissa, koska niitä ei ollut mahdollista yhdenmukaistaa jälkikäteen”, Clarke Sario sanoo.

Työläimmäksi vaiheeksi osoittautuivat kirjoittajien tunnistaminen ja käyttölupien pyytäminen kirjoittajilta. Elektraan Aikuiskasvatuksen kirjoittajia on listattu 960.

Joissakin tiedelehdissä kirjoittajalupia on selvitelty kirkonkirjojen avulla, sillä kaikki tekijät eivät enää ole elossa, vaan tekijänoikeudet ovat perikunnilla. Toiset kirjoittajat taas ovat vaihtaneet nimeä matkan varrella. Läheskään kaikkia kirjoittajia ei tavoiteta paneutuvimmillakaan salapoliisityöllä.

”Digiaikana ORCID-tunnus auttaa tunnistamaan tekijöitä, mutta paperilehden aikaan tunnisteita ei käytetty. Kirjoittajan affiliaatio tiettynä vuonna ei auta, jos kaksi samannimistä on jossain vaiheessa työskennellyt samassa organisaatiossa. Monografioiden metadataan apua saisi Fennicasta, mutta artikkelien osalta vastaavaa ei ole”, Clarke Sario purkaa haastetta.

Kansanvalistusseura päätyi keräämään lupia verkkolomakkeella, johon sisältyi avoimen julkaisemisen tarpeisiin päivitetty julkaisusopimus.

 Avoimuus on sivistyksen tasa-arvoa

Vertaisarvioitu Aikuiskasvatus on ilmestynyt verkossa vuodesta 2019 lähtien kotimaisten tiedelehtien yhteisessä Journal.fi-palvelussa, yhdessä noin 80 muun tiedejulkaisun kanssa. Useimpia julkaisuja, Aikuiskasvatus mukaan lukien, voi lukea vapaasti heti ilmestymisen jälkeen. Aikuiskasvatus on lisäksi tutkijoiden ja opiskelijoiden käytettävissä Elektra-palvelussa. Painettuihin julkaisuihin pääsee käsiksi kirjastoissa.

Aikuiskasvatuksen kustantajalle, maan vanhimmalle sivistysjärjestölle tutkimustiedon avoin saatavuus on sivistyksen tasa-arvon perusta. Se näkyy säätiön strategiassa ja toiminnassa, kuten mediasivistyksen hankkeissa.

”Digitoinnilla edistetään monitieteellistä tutkimusalaa, joka on tärkeä yhteiskunnan kehittämisessä. Samalla saadaan jatkumo koko lehden historian ajalta, sisällöt mahdollisimman laajalle lukijajoukolle ja vaalitaan kotimaista tiedejulkaisemisen perinnettä”, säätiön toimitusjohtaja Lauri Tuomi perustelee.

Linja on noteerattu. Kansanvalistusseura sai syksyllä 2019, digitoinnin käynnistyessä, Suomen tiedekustantajien liiton tunnustuspalkinnon sivistyksen pelottomasta puolustamisesta avoimella tutkimustiedolla. Samoista meriiteistä aikuiskasvatuksen opiskelijat palkitsivat Aikuiskasvatuksen Vuoden 2019 aikuiskouluttajana.

Digitointi palvelee tutkijaa ja opiskelijaa

Kun korkeakoulujenkin opetus ja valintakokeet yhä enenevässä määrin siirtyvät verkkoon, tiedejulkaisut saavat uusia yleisöjä opiskelijoista ja tutkija-opettajista. Heidän on nykyistä helpompi hyödyntää Aikuiskasvatusta tutkimuksessa ja opinnoissa, vaikkapa opinnäytteissä.

Journal.fi-palvelussa lukija voi hakea lehden arkistosta asiasanalla itseään kiinnostavaa aihetta ja saa käsityksen siitä, miten sitä on vuosikymmenten mittaan käsitelty. Lehden arkistoa koluamalla voi esimerkiksi nähdä, mitkä yliopistot ovat milloinkin olleet kehityksen kärjessä ja minkälaisia ulkomaisia yhteyksiä tieteenalalla on vaalittu.

”Suomalaiset aikuiskasvatustieteilijät ovat jakaneet vaikutteita maailmalta konferenssiraporteissa, ja lehti on kutsunut ulkomaisia vierailevia kirjoittajia. Alkuvuosina tärkeiltä näyttivät suhteet Länsi-Saksaan, mutta sittemmin Pohjoismaat nousivat esiin teksteissä Yhdysvaltojen rinnalla, kunnes brittitutkijat vahvistivat rooliaan”, Clarke Sario antaa esimerkin.

Korvaamattoman arvokas metadata

Jotta käyttäjien hakema tieto todella löytyy lehden sähköisestä arkistosta, tarvitaan metadataa. Sillä tarkoitetaan digitoitaviin tiedostoihin lisättävää tietoa, kuten tekijöiden nimiä, kirjoittajatunnisteita ja asiasanoja ja artikkelin identifioivia DOI-tunnisteita.

”Metadatan käyttömahdollisuudet ovat sitä paremmat, mitä normalisoidumpia talletetut tiedot artikkeleista ovat. Hakujen vuoksi olisi hienoa yhdenmukaistaa vaikkapa organisaatiotiedot, mutta meidän pitää myös kunnioittaa alkuperäistä merkintää. Artikkeleita luetteloitaessa on lisäksi jatkuvasti rajattava sitä, miten jokin sisältö nähtiin ilmestymisen aikaan ja miten erilaiseen yhteyteen sen helposti asettaa jälkikäteen”, Clarke Sario sanoo.

Kun elefantti on syöty

Puoli vuotta hankkeen alkamisesta elefantti on lähes syöty: digitointihanke on muutamaa teknistä yksityiskohtaa vaille valmis. Julkaisut on digitoitu ja jutut luetteloitu. Julkaisuluvat on kerätty ja metatiedot annettu. Pian Aikuiskasvatus on vapaasti luettavissa koko historialtaan Journal.fi-palvelussa.

Digitointihankkeen valmistuminen on virstainpylväs sekä lehdelle että tieteenalalle. Esko Clarke Sariolle hanke opetti tiedejulkaisun digitoinnista enemmän kuin hän osasi odottaakaan.

”Digitointityön vaiheet ja periaatteet on tärkeää suunnitella mahdollisimman pitkälle etukäteen. Käyttäjien tarpeet ja sisällön löydettävyys on syytä pitää mielessä koko ajan”, hän tiivistää tärkeimmät opit.

Tiedejulkaisu digiksi

Pohdi, miksi digitoidaan.
Kartoita aineiston laajuus ja laatu.
Selvitä hankkeen apurahamahdollisuudet.
Kartoita, mitä osataan tehdä itse, mitä pitää opetella, mihin tarvitaan ammattilaista.
Päivitä julkaisusopimukset.
Pyydä julkaisuluvat.
Luetteloi metadata.
Perusta tiimi, aikatauluta hanke ja sovi työnjaosta.
Dokumentoi ja seuraa prosessia.
Sitouta lukijat, tekijät ja sidosryhmät aktiivisella viestinnällä somessa ja verkossa.

Digitointiopit työpajasta

Kansanvalistusseura ja Suomen tiedekustantajien liitto suunnittelevat syksylle 2020 Tiedelehti digiksi -työpajaa. Se tukee kotimaisten tiedekustantajien julkaisutoimintaa mahdollistamalla oppimisen asiantuntijoilta ja vertaisilta, toisilta tiedelehtien tekijöiltä. Työpaja suunnataan organisaatioille, joissa suunnitellaan tiedejulkaisujen digitointia.

Kirjoittajan yhteystiedot

Terhi Kouvo, toimituspäällikkö
Aikuiskasvatus-lehti
Kansanvalistusseura
terhi.kouvo [at] kvs.fi