Seppälä M-L., Hyvönen, N. & Riiheläinen K. (2023). Kuvailun laatusuositus – yhteentoimivuuden ytimessä. Tietolinja, 2023(2). Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20231218155439
Kuvailulla tarkoitetaan kirjastoista löytyviä aineistoja kuvaavien metatietojen tuottamista ja tallentamista kirjaston aineistotietokantaan. Kirjastoissa kuvaillaan pääasiassa julkaistuja aineistoja, jotka löytyvät kirjastojen kokoelmista. Kirjastoaineistojen kuvailua ohjaavat kansainväliset käsitemallit, periaatteet ja kirjastoalan kuvailusäännöt on luotu tukemaan nimenomaan julkaistun aineiston kuvailua.
Kun puhutaan kuvailusta, puhutaan usein myös laadusta. Kirjastoaineistojen laadukas kuvailu auttaa kirjastojen asiakkaita löytämään helposti etsimänsä aineistot. Kansalliskirjasto ja kuvailun kansalliset asiantuntijaryhmät laativat vuoden 2023 alkupuolella kuvailun laatusuosituksen. Kuvailun laatusuositus 2023 -julkaisu kokoaa yhteen tärkeimmät kuvailun laatutekijät ja auttaa hahmottamaan, mistä eri osa-alueista kuvailun laatu muodostuu.
Kirjastoissa tuotettavan metatiedon laatua voidaan tarkastella ja määritellä Tilastokeskuksen tietoaineistojen laatukriteeristön avulla. Virheettömyys tarkoittaa metatietojen oikeellisuutta, kun taas suositustenmukaisuus tarkoittaa metatietojen tuottamista kansainvälisten ja kansallisten standardien, sääntöjen, linjausten ja ohjeiden mukaisesti.
Metatietojen kattavuutta arvioidaan suhteessa sekä kansallisesti määriteltyihin kuvailutasoihin että kunkin kirjaston kokoelmaan. Esimerkiksi Kansalliskirjasto ei ole kuvaillut kaikkia kokoelmiaan, vaan kuvailussa on puutteita tiettyjen ajanjaksojen ja kokoelmien osalta. Kuvailutaso taas määrittää elementit, jotka ovat pakollisia kuvailtaessa kulloinkin käytössä olevalla, tarkoituksenmukaisella kuvailutasolla. Ajantasaisuus määrittyy metatietojen tuotantoajankohdan suhteesta aineiston julkaisuajankohtaan.
Ymmärrettävyys tarkoittaa mm. metatiedoissa käytettävien käsitteiden avaamista ja sanastojen ilmaisemista. Metatietojen koneluettavuus edellyttää metatietojen muokkaamista koneen ymmärtämään muotoon, mm. tunnisteita käyttäen. Lisäksi aineistojen käyttöoikeudet ja metatietojen alkuperä on ilmaistava laadukkaassa kuvailussa.
Laadukas metatieto parantaa tiedon löydettävyyttä
Tiedonhaussa kuvailun laatu konkretisoituu hakutulosten kattavuudessa ja tarkkuudessa. Kattavuus syntyy riittävästä määrästä paikkansapitäviä ydinmetatietoja ja metatietojen välisiä linkityksiä. Tarkkuuteen ja hakutuloksen tarkentamisen mahdollisuuteen vaikuttaa metatietojen yksityiskohtaisuus ja standardinmukaisuus. Huonosta metatiedosta ei synny hyvää hakutulosta; kun säästetään metatietojen laadusta, tiedonhakija on maksumiehenä, ja haluttu tieto jää saamatta.
Metatietojen laatumääritykset nojaavat kuvailua ohjaaviin kansainvälisiin standardeihin. Kuvailustandardit antavat kuvailuun perussäännöt ja osan sanastoista, joiden lisäksi tarvitaan kansallisia linjauksia, tarkempia ohjeita ja kansallisia sanastoja. Kuvailustandardien pohjalta Suomen kirjastot ovat yhteisesti määritelleet käsin tuotettaville metatiedoille kaksi kansallista kuvailutasoa (suppeampi ja laajempi), joihin valitut asiat ovat pakollisia tallentaa kuvailtaessa tietoaineistoja. Jatkossa omat kuvailutasot on hyvä määritellä myös koneen tuottamalle ja muiden kuin kirjastojen tuottamille metatiedoille, joita tallennetaan kirjastotietokantoihin. Ilman kuvailustandardeja olisi vaikea päästä yksimielisyyteen kuvailun laadun tasosta kansallisesti.
Laadukasta metatietoa voidaan tarkastella myös kestävän kehityksen näkökulmasta. Kun kukin aineisto kuvaillaan vain kerran yhteiseen tietovarantoon, kuvailuresurssit tehostuvat ja metatietoa voidaan rikastaa yhteisellä asiantuntijuudella. Yhteinen tietovaranto myös mahdollistaa laajemmat ja hävikiltään hallittavammat dataa korjaavat tai siirtävät konversiot. Aikaa kestävä laadukas kuvailu mahdollistaa lisäksi metatiedon pitkäaikaisen säilytyksen ja käytön.
Kuvailija toimii välittäjänä
Jotta kuvailija voisi tuottaa taloudellisesti ja tehokkaasti riittävän laadukasta metatietoa, on kuvailun tuotantoympäristön oltava toimiva ja tekoälyä hyödyntävä. Vaikka metatietojen verkostoituminen ja linkittyminen kansainvälisesti ja kulttuuriperintösektoreiden välillä vähentää tuplatiedon tallentamista, tietoaineistojen lisääntyvä määrä ja tiedonhakutarpeiden moninaisuus kasvattaa metatietoihin kohdistuvia odotuksia. Vastuu metatiedoista ja niiden toimivuudesta tiedonhaussa on jatkossakin kuvailijalla, jonka tuottama kuvailu on välittäjänä tietoaineiston ja tiedontarvitsijan välillä. Välittäjän rooli edellyttää mahdollisuutta käyttää kuvailussa kirjastoalan kansainvälisiä metatietomallinnuksia, jotka nostavat esiin tietoaineistojen oleelliset ominaisuudet. Tiedon tallennus – ja hakujärjestelmien on pystyttävä tulevaisuudessa toteuttamaan mallinnus metatietoja ja kuvailijan työtä hukkaamatta.
Metatietoon kohdistuvia laatuvaatimuksia lisäävät myös tutkimusyhteisön ja yksittäisten tutkijoiden tarpeet, jotka saattavat olla hieman erilaisia kuin tavallisen tiedonhakijan. Tutkijat toivovat, että kuvailut sisältäisivät mm. entistä enemmän tietoa aineistoihin liittyvistä toimijoista ja heidän suhteistaan muihin toimijoihin, aineistoihin liittyvistä paikoista ja muusta kontekstitiedosta sekä alkuperäisen aineiston provenienssista eli alkuperästä.
Kuvailukoulutuksen lisääminen parantaisi kuvailun laatua
Laadukkaan kuvailutuotannon taustalla on monenlaisia tekijöitä, jotka kaikki yhdessä vaikuttavat tuotettavan kuvailun laatuun. Koulutuksen merkitys on ensiarvoisen tärkeä. Alan korkeakoulujen ja oppilaitosten opetussuunnitelmissa metatietoon ja kuvailuun liittyvä opetus on monesti joutunut väistymään muiden opetussisältöjen tieltä. Tilanne on johtanut siihen, että alan korkeakouluista ja oppilaitoksista valmistuvilla on puutteelliset tiedot metatietojen merkityksestä digitaalisten kirjastopalveluiden kokonaisuudessa. Kuvailutyötä ei myöskään mielletä asiantuntijatyöksi, jota se kuitenkin on, sillä kuvailuun liittyvät osaamisvaatimukset ovat kasvaneet huimasti erityisesti viimeisten 10–15 vuoden aikana.
Täydennyskoulutusmahdollisuudet ovat käytännössä rajalliset. Nykyään kuvailijoiden jatkuva oppiminen mahdollistetaan alan oppilaitosten ja korkeakoulujen sekä Kansalliskirjaston ja muiden kirjastojen yhteistyönä. Lisäpanostus kuvailukoulutukseen parantaisi kuvailijoiden osaamista ja sitä kautta kuvailun laatua. Lisäksi tietysti kuvailuun käytettävät resurssit ovat monissa kirjastoissa niukat, mikä vaikuttaa siihen, kuinka kattavasti kokoelmia kirjastoissa voidaan ylipäätään kuvailla.
Kansalliskirjasto on syksyn 2023 aikana käynnistänyt keskustelua kuvailukoulutuksesta kirjasto- ja informaatioalan koulutusorganisaatioiden kanssa. Toiveena on, että koulutusorganisaatiot panostaisivat jatkossa enemmän myös kuvailukoulutukseen ja jokaisella korkeakoulusta tai toisen asteen oppilaitoksesta kirjasto- ja informaatioalan töihin valmistuvalla olisi vähintään perustiedot kuvailusta ja metatietojen merkityksestä verkkopalveluissa. Tavoitteena on perustaa kirjastojen yhteinen koulutusverkosto, jonka tehtävänä on edistää alan koulutuksesta käytävää vuoropuhelua sekä koota yhteen eri tahoilla tuotettuja koulutusmateriaaleja.
Lähteet:
Hyvärinen, K., Riiheläinen, K., Seppälä, M. & Hyvönen, N. 2023. Kuvailun laatusuositus 2023. Kansalliskirjasto. https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-51-8974-5
Tiedon laatukriteerit https://stat.fi/org/tiedon-laatukehikko/tiedon-laatukriteerit.html Luettu 7.11.2023.
Kirjoittajat
Marja-Liisa Seppälä, kehittämispäällikkö
Nina Hyvönen, tietojärjestelmäpäällikkö
Katri Riiheläinen, palvelupäällikkö
Kaikki kirjoittajat työskentelevät Kansalliskirjastossa. Heidät tavoittaa sähköpostitse, ja sähköpostit ovat muotoa etunimi.sukunimi [at] helsinki.fi
Leave a Reply