UKJ – uusi kirjastojärjestelmä

Ari Ahlqvist ja Petteri Kivimäki
Kansalliskirjasto

Tämän artikkelin pysyvä osoite on: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201306043825

 

Taustaa

Suomen kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään useita eri kirjastojärjestelmiä, joista monet ovat elinkaarensa loppupäässä eivätkä enää riitä kattamaan kirjastojen nykyisiä tarpeita. Tästä johtuen monet kirjastot ovatkin lähitulevaisuudessa järjestelmävaihdoksen edessä. Kirjastojärjestelmälle asetetut vaatimukset ovat 2000-luvulla tapahtuneen kirjastojen toimintaympäristön murroksen vuoksi muuttuneet melkoisesti, joten nyt käytössä olevien järjestelmien hankinnassa käytetyt määrittelyt ovat auttamatta vanhentuneita.

Ensimmäinen askel uuden järjestelmän hankinnassa on sekä nykyisten että tulevien vaatimusten kartoittaminen ja dokumentointi. Sama asia koskettaa jokaista järjestelmän vaihtoa suunnittelevaa kirjastoa sen koosta ja sektorista riippumatta. Useiden toisistaan erillisten selvitysten tekemisen sijaan on huomattavasti tehokkaampaa tehdä yksi keskitetysti koordinoitu kaikkien kirjastosektoreiden tarpeet kattava selvitys, jonka tekemisessä kaikki sektorit ovat mukana. Tällä tavoin kerätty tieto on kaikkien kirjastojen vapaasti käytettävissä, eikä erillisiä selvityksiä tarvita.

Alkutahdit

Uuden kirjastojärjestelmän valmistelun voidaan katsoa saaneen alkunsa helmikuussa 2011 pidetyssä Voyager-kirjastojen yhteisten työryhmien työpajassa, johon osallistuneet asiantuntijat toivoivat AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden aloittavan uuden kirjastojärjestelmän valinnan valmistelut. Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmä perustettiin virallisesti huhtikuussa 2011, kun AMKIT- ja Linnea2-konsortiot tekivät vuosikokouksissaan päätöksen ryhmän perustamisesta.

Vaikka ajatus ryhmän perustamisesta lähtikin liikkeelle yliopisto- ja AMK-kirjastoista, niin alusta lähtien tavoitteena oli saada yhteiseen suunnitteluun mukaan kaikki neljä kirjastosektoria. Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokuntaa sekä erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokuntaa pyydettiin nimeämään omat edustajansa valmisteluryhmään, joka aloitti toimintansa kesäkuussa 2011.

 

Valmisteluvaihe

Valmisteluryhmän tehtävänä oli tuottaa pohjatietoa tuleville projekteille ja selvittää yhteistyömahdollisuuksia kirjastosektorien välillä sekä tuottaa kerätty tieto sisältävä projektisuunnitelma vuoden 2012 loppuun mennessä. Valmistelutyön organisaatio koostui valmisteluryhmästä, ohjausryhmästä sekä syksyllä 2011 nimetyistä alkuaan kahdeksasta työryhmästä. Kaikilla valmistelutyön organisaation tasoilla oli edustajia kaikilta eri kirjastosektoreilta. Valmistelutyön tekemiseen ei ollut erillistä rahoitusta, vaan työ toteutettiin puhtaasti talkoopohjalta.

Valmistelutyön varsinainen ydin muodostui seitsemästä valmisteluryhmän alaisesta työryhmästä, joiden toimintaan osallistui yhteensä yli 50 eri kirjastosektorien asiantuntijaa. Työryhmien 1-6 tehtävänä oli kirjastojärjestelmän toimintojen sekä itse järjestelmän kuvaaminen kokonaisarkkitehtuurimallia soveltaen. Käytännössä työ jaettiin siten, että ryhmät 1-5 vastasivat kukin tietyn järjestelmän osa-alueen kuvausten tekemisestä ja ryhmän 6 vastuulla oli muiden ryhmien tulosten koonti sekä toiminnan koordinointi. Työryhmän 7 tehtävänä oli puolestaan strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi. Kahdeksannen, tilastointi-ryhmän tehtävät siirrettiin sen sijaan Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmälle.

Työryhmät kokoontuivat ensimmäisen kerran kirjastoverkkopäivillä lokakuussa 2011 pidetyissä työpajoissa. Varsinaisen työskentelyvaiheen aikana työryhmät kokoontuivat säännöllisesti sekä fyysisesti että verkon välityksellä. Kuvauksien työstäminen tehtiin kaikille avoimilla UKJ-valmistelun wiki-sivuilla, jolloin kuka tahansa pääsi seuraamaan valmistelutyön etenemistä.

https://wiki.helsinki.fi/display/UKJValmistelu/

Työryhmien valmisteluvaiheen työ päättyi elokuussa 2012 pidettyyn työpajapäivään, jossa priorisoitiin ryhmien toiminta-arkkitehtuureissaan määrittelemiä toimintoja. Lokakuussa 2012 pidetyillä kirjastoverkkopäivillä järjestettiin vielä UKJ-aiheinen työpaja, jossa esiteltiin työryhmien töiden tuloksia. Kerätyt tiedot koottiin joulukuun 2012 alussa valmistuneeseen UKJ-valmisteluraporttiin.

Joulukuun 2012 alussa Kansalliskirjasto teki UKJ-valmisteluryhmän valtuuttamana opetus- ja kulttuuriministeriölle rahoitushakemuksen uuden kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman toteuttamiseksi vuonna 2013. Hakemus perustui UKJ-valmisteluryhmän tuottaman loppuraportin sisältöön ja valmisteluvaiheessa tehtyyn selvitystyöhön. OKM hyväksyi rahoitushakemuksen joulukuun puolivälissä ja myönsi Kansalliskirjastolle erityisavustuksena 500 000 €, joka mahdollisti UKJ-suunnitteluvaiheen käynnistämisen.

 

Suunnitteluvaihe

UKJ-suunnitteluprojekti käynnistyi vuoden 2013 alussa projektiryhmän rekrytoinnilla. Alkuperäisen suunnitelman mukaan projektiryhmän oli tarkoitus koostua kehittämispäälliköstä ja neljästä tietojärjestelmäasiantuntijasta, mutta rekrytointien viivästymisen vuoksi kehittämispäällikön lisäksi palkattiinkin lopulta viisi tietojärjestelmäasiantuntijaa. Projektiryhmän kokoonpanoon pyrittiin saamaan mahdollisimman monipuolinen edustus eri kirjastosektoreilta ja kirjastotyön osa-alueilta, jotta eri sektorien erityispiirteet ja -tarpeet pystyttäisiin huomioimaan suunnittelussa mahdollisimman hyvin.

UKJ-suunniteluprojektin tavoitteena on laatia järjestelmän toiminnallisuuden ja teknisen rakenteen kattava kuvaus sekä toteuttamisprojektin projektisuunnitelma, jossa määritellään toteutuksen tapa ja vaiheistus. Järjestelmän kuvaus toteutetaan kokonaisarkkitehtuurimallia soveltaen ja kuvauksen työstäminen tapahtuu kaikille avoimessa UKJ-suunnittelu -wikissä, jolloin kuka tahansa pystyy seuraamaan projektin etenemistä.

https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu

Käytännössä suunnittelutyö on organisoitu siten, että järjestelmän eri osa-alueet on jaettu vastuualueisiin projektiryhmän kesken. Projektiryhmän lisäksi suunnitteluun osallistuvat myös kirjastojen asiantuntijoista kootut asiantuntijaryhmät sekä Kansalliskirjaston omat asiantuntijat. Asiantuntijaryhmien tehtävänä on arvioida ja antaa palautetta projektiryhmän tekemästä työstä, jolloin mahdollisiin epäkohtiin voidaan puuttua jo suunnitteluvaiheessa. Asiantuntijaryhmien suorittamalla arvioinnilla on suuri merkitys laadunvarmistuksen kannalta, sillä sen avulla voidaan varmistaa suunnitelmien kattavan kirjastojen järjestelmälle asettamat vaatimukset.

UKJ-hanketta johtaa suunnitteluvaiheen alusta alkaen 16-jäseninen ohjausryhmä, joka koostuu kaikkien kirjastosektoreiden ja näiden taustayhteisöjen IT-johtajien edustuksesta. Lisäksi ryhmässä ovat hankkeen vastuuorganisaation, Kansalliskirjaston edustajat sekä rahoittajatahon, opetus- ja kulttuuriministeriön edustaja.

 

Uusi kirjastojärjestelmä

Suunnitteilla oleva uusi kirjastojärjestelmä tulee eroamaan merkittävästi nykyisin käytössä olevista kirjastojärjestelmistä. Nykyisin käytössä olevat kirjastojärjestelmät ovat pääasiassa ns. integroituja kirjastojärjestelmiä, joiden toiminnallisuus kattaa kaikki kirjastotyön osa-alueet. Uusi järjestelmä ei tule yksin toteuttamaan kaikkia tarvittavia toimintoja, vaan se tulee toimimaan osana laaja-alaista järjestelmäkokonaisuutta, jossa toimintoja on hajautettu eri järjestelmien vastuulle.

Rakenteilla oleva järjestelmäkokonaisuus koostuu tällä hetkellä kansallisesta metatiovarannosta Melindasta, KDK-asiakasliittymä Finnasta sekä UKJ-hankkeessa määritellyistä toiminnoista. Uuteen kirjastojärjestelmään kuuluvia toimintoja ovat mm. aineiston käytön hallinta, kuvailu ja kokoelmien hallinta sekä hankinta ja elinkaaren hallinta. Lisäksi uusi kirjastojärjestelmä tarjoaa tarvittavat rajapinnat kehysorganisaatioiden ja sidosryhmien hallinnollisiin ja muihin järjestelmiin. Tämä mahdollistaa olemassa olevan tiedon hyödyntämisen nykyistä tehokkaammin ja vähentää päällekkäisen työn määrää merkittävästi.

Keskeistä osaa järjestelmän toiminnassa sekä siihen tallennettujen tietojen jakamisessa muiden järjestelmien käyttöön näyttelee palvelukeskeisyys. Järjestelmä perustuu palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin eli sen toiminnot on suunniteltu toimimaan itsenäisinä avoimina palveluina. Järjestelmän tarjoamat palvelut muodostavat yhdessä julkisen palvelurajapinnan, jonka kautta ne ovat periaatteessa kenen tahansa käytettävissä. Sekä järjestelmän omat asiakasohjelmat että muut sen tietoja hyödyntävät järjestelmät kommunikoivat sen kanssa saman palvelurajapinnan kautta. Pääsy arkaluontoisia tietoja sisältäviin palveluihin, kuten esimerkiksi asiakastietoihin liittyvät palvelut, on tietenkin rajoitettu vain tietojen käyttöoikeuden omaaville tahoille.

Uusi järjestelmä tulee olemaan rakenteeltaan modulaarinen eli järjestelmä koostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämä tekee ohjelmistosta äärimmäisen joustavan, sillä toteutus mahdollistaa yksittäisten moduulien vaihtamisen tai useiden vaihtoehtoisten moduulien käytön rinnakkain ilman, että sillä on vaikutusta ohjelmiston muiden osien ja julkisen palvelurajapinnan toimintaan. Joustavuus mahdollistaa uuden järjestelmän hyödyntämisen hyvin monenlaisissa kirjastoympäristöissä niin että paikalliset tarpeet tulevat tyydytetyiksi. Moduulien välisten rajapintojen kattava julkinen dokumentaatio mahdollistaa puolestaan sen, että moduulien toteutus ei ole riippuvainen yhdestä ohjelmistotoimittajasta, vaan periaatteessa kuka tahansa pystyy toteuttamaan järjestelmän kanssa yhteensopivia moduuleita. Tähän liittyy olennaisena osana myös avoimen lähdekoodin käyttö, joka on yksi UKJ-hankkeen peruslinjauksista.

Uuden järjestelmän laajuudesta johtuen suunnittelu ja toteutus eivät tapahdu käden käänteessä, vaan eri vaiheisiin on varattava riittävästi aikaa. Suunnitteluvaiheen päättyessä vuoden 2013 lopussa järjestelmän pääasiallisen teknisen määrittelyn sekä toteutusprojektin projektisuunnitelman tulisi olla valmiina. Tämän jälkeen seuraava askel on toteutusvaiheeseen siirtyminen, jonka aikana järjestelmä on tarkoitus toteuttaa vaiheittain pala kerrallaan. Tämän hetkisen arvion mukaan täyden toiminnallisuuden sisältävä uusi kirjastojärjestelmä voisi olla käytettävissä 4-5 vuoden kuluttua eli vuosien 2017-2018 aikoihin.

 

Kirjoittajien yhteystiedot

Ari Ahlqvist, kehittämispäällikkö
Petteri Kivimäki, tietojärjestelmäasiantuntija

Kansalliskirjasto / Kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Teollisuuskatu 23)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
sähköposti: etunimi.sukunimi [at] helsinki.fi

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Theme by Anders Norén