Korkeakoulukirjastojen tietojärjestelmien laiteuudistus 2006-2007

Esko Ala-Peijari
Opetusministeriö
Thomas Roos
CSC

Tämän artikkelin pysyvä osoite on: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20072119
 

Tiivistelmä hankkeen loppuraportista

Helmikuussa 2006 käynnistyi hanke, jonka tehtävänä oli uudistaa korkeakoulujen kirjastokonsortioiden vanhentumassa olevat laajat tekniset atk-laitteistot, joita ylläpidettiin Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n laitetilassa.

Tehtävään asetettiin ohjausryhmä, jossa oli edustus yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja kansalliskirjastosta sekä CSC:stä. Nämä edustivat neljää konsortiota: Linnea2, Amkit-konsortio, Nelli ja Doria. Laitteistojen omistajia/hallinnoijia olivat kaikki 50 korkeakoulua ja lisäksi kolme erikoiskirjastoa sekä Nellin osalta myös yleiset kirjastot. Loppukäyttäjinä kirjastojärjestelmillä on noin 500.000 korkeakoulukirjastojen asiakasta ja Nellin osalta myös yleiset kirjastot. Se on opetusministeriön hallinnonalan suurin yhteinen sähköinen asiointijärjestelmä.

Laitteiden omistus oli jakautunut hajalleen yliopistoihin, kansalliskirjastoon ja opetusministeriöön, ja niitä hallinnoitiin eri konsortioiden ja kirjastoneuvostojen kautta. Kaikki muutokset ja lisähankinnat piti hyväksyttää laajalla päätöksentekojoukolla. Konsortioiden laitekokonaisuus oli monimutkainen, siihen kuului 5 pääkonetta ja kymmenkunta Web-edustakonetta sekä useita nauha-asemia ja levyjärjestelmiä.

Korkeakoulukirjastojen tietojärjestelmät ennen uudistusta 2006

Kuva 1: Korkeakoulukirjastojen tietojärjestelmät ennen uudistusta 2006

Ohjausryhmä esitti, että hankinnan yhteydessä toimintamalli uusitaan kokonaan ja siirrytään laitteiden omistamisesta palveluiden ostajaksi. Kirjastojärjestelmien hallinnoinnissa ei näin laajaa yhteistyömallia ollut muualla Euroopassa, joten se luotiin projektin aikana. Muutos tarkoitti sitä, että kirjastokonsortiot luopuvat monimutkaisen laitekokonaisuuden ja omistusrakenteen ylläpitämisestä. Tulevaisuudessa sekä laitteet että niiden ylläpito ja asiakastuki ostetaan kokonaispalveluna CSC:ltä. Tämä mahdollisti sen, että monimutkainen laiteympäristö voitiin yhdistää sen siirtyessä palvelun tarjoajan hallintaan. Parhaimmillaan 5 pääkoneen ja 10 edustakoneen kokonaisuus siirrettiin yhteen enterprise-tason koneeseen. Samoin konsortioiden omat levyjärjestelmät vaihdettiin palvelun tarjoajan yhteiseen levyjärjestelmään.

Uusi laitteistoympäristö on vanhaa oleellisesti selkeämpi.

Kuva 2: Korkeakoulukirjastojen tietojärjestelmät uudistuksen jälkeen 2007

Kuva 2: Korkeakoulukirjastojen tietojärjestelmät uudistuksen jälkeen 2007

Jos kukin konsortio olisi uusinut alkuperäisen suunnitelman mukaisesti omat koneensa, investointikustannus olisi ollut arviolta kolminkertainen yhteishankintaan verrattuna. Siirtyminen juuri markkinoille tulleeseen tehokkaaseen palvelimeen teki konsolidoinnista erittäin kustannustehokkaan ratkaisun. CSC:n hoitama kilpailutus onnistui myös erinomaisesti. Opetusministeriölle tehdyssä hanke-esityksessä arvioitu vuosisäästö toteutui seuraavasti:

  • Esitetty investointisäästö 160.000 euroa vuodessa toteutuu vähintään täysimääräisenä. Mukaan ei ole tällöin edes laskettu 50 prosentin kapasiteetin ja tehonnousua, joka tulee lisäksi uuden paremman konemallin ansiosta.
  • Viiden vanhan koneen tukimaksut 140.000 euroa jäävät 2009 – 2010 kokonaan pois, säästö on 140.000 euroa vuodessa eli 40.000 arvioitua enemmän. 2011- säästö on 105.000 euroa/vuosi.
  • Kirjastojen työmääräsäästöksi arvioitiin 50.000 euroa/vuosi ja se toteutuu odotetusti. Lisäksi uuden tehokkaan laitteiston ansiosta vasteajat pienenevät, mikä parantaa käyttäjien ajankäytön tehokkuutta.
  • Laiteympäristön teknisen ylläpidon ja tuen CSC:llä arvioitiin laskevan 388.000 eurosta 275.000 euroon vuodessa, mutta säästö jäänee noin 20.000 euroon johtuen uudesta kattavammasta palvelusopimuksesta, joka sisältää myös levyjärjestelmän ja nauhavarmennuksen.
  • > Hanke-esityksessä arvioitu 400.000 euron vuosisäästö toteutuu lähelle ennakkoarviota. Se jopa ylittyy, kun huomioidaan merkittävät laatu-, luotettavuus-, tehokkuus- ja tuottavuushyödyt, joita ei tässä laskelmassa ole lainkaan huomioitu.

Siirtyminen monimutkaisesta laitekokonaisuuden omistus/hallinnointijärjestelystä kokonaan uuteen toimintamalliin, palveluiden ostamiseen, oli hankkeen merkittävin saavutus. Suurin kustannusvaikutus oli vanhojen koneiden yhdistäminen yhdelle uudelle tehokkaalle pääkoneelle ja oheislaitteiden integrointi palveluntarjoajan laiteympäristöön. Tekninen siirto tapahtui myös ongelmitta syksyllä 2007. Investointi maksaa itsensä takaisin kahdessa vuodessa, mikä on poikkeuksellinen saavutus IT-investoinneissa. Hanke onnistui yli odotusten ja sen mahdollisti:

1. 50 korkeakoulun kirjastojen ennakkoluulottomuus ja hyvä yhteisymmärrys
2. Kansalliskirjaston tuki
3. CSC:n teknologiaosaaminen
4. ohjausryhmän innovatiivisuus, asiantuntemus ja erinomainen yhteistyö sekä
5. opetusministeriön joustavuus ja asiantuntija-apu rahoituksen järjestämisessä.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmään kuuluivat: Esko Ala-Peijari (pj.), Juha Hakala (siht.), Kristiina Hormia-Poutanen, Päivi Kytömäki sekä Ulla Ohvo ja Tarja Takaranta (2007) lisäksi Kati Vänttinen ja Pirkko Pietiläinen (2006). Asiantuntijajäseninä vuonna 2007: Thomas Roos ja Tiina Kupila-Rantala, CSC.

Kirjoittajan yhteystiedot

 

Theme by Anders Norén