Kansalliskirjaston tietohallinnon toimenpideohjelma

Juha Hakala
Kansalliskirjasto

Tämän artikkelin pysyvä osoite on http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe200804301286
 
Kun VTLS-ohjelmiston käyttöönotto oli alkamassa 20 vuotta sitten, kirjastojen kansallisen IT-strategian laatiminen olisi ollut helppoa. Käytettävissä olevat varat ja suunnittelijaresurssit riittivät siihen, että viidessä vuodessa kaikki yliopistokirjastot ja muutama erikoiskirjasto saivat VTLS-kirjastojärjestelmän, minkä lisäksi rakennettiin VTLS-pohjainen Linda-yhteisluettelo. Muihin suuriin hankkeisiin ei olisi ollut varaa, mutta eipä ollut vaihtoehtojakaan – integroitu kirjastojärjestelmä oli tuohon aikaan oikeasti integroitu.

Ei siis ole ihme, että kansallisen tason strateginen IT-suunnittelu käynnistyi vasta 90-luvun puolivälissä. Kolmen kirjoittajan (Kristiina Hormia, Eeva Murtomaa ja allekirjoittanut) voimin asiaan paneuduttiin todella perusteellisesti; Kirjastojen tietoteknisessä tulevaisuusskenaariossa 1997-2006 on 256 sivua. Sen ennusteista on toteutunut ainakin yksi: korkeakoulukirjastoilla on nyt yhteinen kirjastojärjestelmäpalvelin omien laitteiden asemesta. Kokonaisuutena ottaen tietoteknisen tulevaisuusskenaarion vaikutus jäi kuitenkin pieneksi, ja se vanheni hyvin nopeasti. Kymmenen vuotta on IT-strategialle tolkuttoman pitkä aikajänne.

2000-luvulla strategioiden laatimisesta on tullut suosittua. Epäilevä Tuomas voisi kutsua tätä muoti-ilmiöksikin, mutta minusta strategiatulvan takana on aito ongelma: tulevaisuus käy koko ajan monimutkaisemmaksi. Kirjastot ja niiden tietotekniikka ovat tästä oikein hyvä esimerkki. Yhden kirjastojärjestelmän asemesta on koko joukko eri järjestelmiä, jotka kilpailevat keskenään: jos rakennamme asiakkaillemme palvelun A, meillä ei ehkä ole varaa palveluihin B ja C.

Omien palveluidemme lisäksi meidän on otettava huomioon myös kilpailijat; 15 vuotta sitten paikallisella näyttöluettelolla ja Lindalla ei ollut haastajia, mutta nyt asiakkaat voivat käyttää Googlea, WorldCatia tai jotakin muuta verkon bibliografisista (laajasti ymmärrettynä) tiedonlähteistä. Yksi omista suosikeistani on AbeBooks, 13.500 antikvariaatin yhteisluettelo josta löytyy noin 110 miljoonaa nidettä. Koko palvelu olisi mahdoton ilman laadukasta kuvailutietoa julkaisuista ja Internetiä. Mutta kirjastot ovat nykyään samassa tilanteessa, ja oleellinen kysymys on, miten liittoudumme ja keiden kanssa voidaksemme kehittää palvelujamme edelleen.

Vuoden päähän ulottuva toimintasuunnittelu on toki välttämätöntä, mutta keskitettyjä IT-palveluita on suunniteltava pidemmällä aikavälillä. Näiden palveluiden edellyttämien järjestelmien hankkiminen, käyttöönotto ja soveltaminen ovat kalliita operaatioita. Kustannukset on voitava minimoida, jotta niukkoja resursseja säästyy muuhun toimintaan kuten aineiston hankintaan ja asiakaspalveluun.

Toimenpideohjelman laatimisprosessista

Strategioiden kirjoitustyötä käynnistettäessä on tehtävä useita valintoja, joilla on suuri vaikutus työskentelyyn:

1. Mitkä palvelut teksti kattaa?
2. Mitä varten ja keille teksti kirjoitetaan?
3. Ketkä kantavat päävastuun kirjoitustyöstä, ja miten huolehditaan siitä, että kirjastokentän ja yhteistyökumppaneiden ääni tulee kuuluviin?
4. Mistä olemassa olevista strategioista ja muista aineistoista otetaan oppia?
5. Mikä on toimenpideohjelman rakenne, laajuus ja aikajänne?

Kansalliskirjaston tietotekninen toimenpideohjelma määrittelee sen, mitä kansallisia palveluita kirjasto haluaa tarjota kirjastoverkolle vuosina 2008-2012. Lista on valikoiva muun muassa sen vuoksi, että otimme mukaan vain suurimmat hankkeet; kaukopalveluohjelmiston hankinta on sinänsä merkittävä asia, mutta taloudellisesti ja toiminnallisesti sitä ei voi verrata esimerkiksi asiakasliittymäsovellukseen.

Teksti on tarkoitettu ensisijaisesti päättäjille ja IT-asiantuntijoille kirjastoissa, muissa muistiorganisaatioissa sekä opetusministeriössä ja niissä julkishallinnon yksiköissä, jotka vastaavat kansallisten palveluiden rakentamisesta. Laaja käyttäjäpohja on tarpeen taloudellisistakin syistä, mutta ennen muuta sen vuoksi, että asiakkaat olettavat löytävänsä kaikkien muistiorganisaatioiden tiedot yhdestä paikasta.

Yksi tärkeimmistä perusteluista toimenpideohjelman laatimiseen on avoimuus ja ennustettavuus. Kirjastoverkon on oltava perillä siitä, miten niille suunnattuja palveluita aiotaan kehittää, ja niiden on voitava itse osallistua näiden palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen alusta lähtien. Epätietoisuus kansallisten palveluiden kehityssuunnasta loisi epävarmuutta, ja lisäksi päällekkäistyön riski kasvaisi. Ja jos palveluiden kehittämisestä ei keskusteltaisi, ne voisivat suuntautua kirjastoverkon kannalta epätarkoituksenmukaisesti.

Päävastuu kirjoitustyöstä sälytettiin Kansalliskirjaston triangelitiimille. Tiimin jäsenillä on laaja kokemus kirjaston tarjoamista IT-palveluista, ja selkeä näkemys niiden kehittämisestä. Laadintaprosessia ohjaamaan rekrytoitiin julkishallinnon tietohallintostrategioiden laadintaan perehtynyt konsultti, mikä osoittautui hyväksi ajatukseksi – ulkopuolisesta asiantuntijasta voi olla paljon apua. Kentän äänen kuuluminen varmistettiin aivoriihitapaamisilla, joissa keskusteltiin tekstin sisällöstä, sekä laajalla lausuntokierroksella. Lausunnoista saatu palaute oli hyvää, ja sen avulla tekstiä kyettiin vielä parantamaan merkittävästi.

Toimenpideohjelman laadintatyö käynnistyi strategioihin perehtymisellä. Tässä otan esille vain kaksi keskeisintä tekstiä, eli Kansalliskirjastostrategian sekä Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategian. Edellinen määrittelee kirjaston toimintaympäristön ja keskeiset kumppanit, mikä antoi tiimille vakaan perustan oman tekstin laadintaan. Opetusministeriön tietohallintostrategia puolestaan linjasi sitä, mihin suuntaan kehysorganisaatiomme intressit suuntautuvat.

Edellä mainittujen strategiatekstien rinnalla tärkeäksi taustavaikuttajaksi muodostui Opetusministeriön Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä ja käyttöä pohtinut työryhmä. Sen tammikuussa 2008 julkaistu muistio on hyvin sopusoinnussa toimenpideohjelman linjausten kanssa. Kyse ei ole sattumasta vaan siitä, että tekstit on tarkoituksella tehty yhteismitallisiksi. Tämä oli mahdollista paitsi sen vuoksi että tekniikka mahdollistaa nyt yhteistyön, myös siksi, että muistion ja toimenpideohjelman laadintaan osallistui samoja ihmisiä.

Tietohallinnon toimenpideohjelma päätettiin kirjoittaa perinteisen strategian muotoon. Teksti sisältää nykytilan ja tavoitetilan kuvaukset ja jalkautussuunnitelman, joka hahmottelee strategian toimeenpanoa. Lausuntokierroksen pohjalta ohjelmaan päätettiin vielä lisätä liitteeksi palvelukuvaukset, jotka konkretisoivat uusien palveluiden soveltamista. Samalla jalkautussuunnitelmaa laajennettiin huomattavasti. Näiden lisäysten jälkeen teksti on valitettavasti hieman pidempi kuin alun perin ylärajaksi asetettu 15 sivua.

Ohjelman aikajänteeksi valittiin viisi vuotta. Tarkoituksenamme on tarpeen vaatiessa tarkistaa tekstiä kertaalleen, vuonna 2010. Uuden toimintaohjelman laadinta käynnistyy 2012. Kirjastojen tietotekninen ympäristö tuskin yksinkertaistuu viidessä vuodessa niin, ettemme tuolloin enää tarvitse toimintasuunnitelmaa kummempaa ohjausta.

Toimenpideohjelman esitykset

Tiivis esitys toimenpideohjelman esityksistä on seuraavassa taulukossa:

Kehittämiskohde IT-linjaus Ajoitus ja vastuu
Asiakasliittymä Asiakaspalvelun kehittäminen muistiorganisaatioiden yhteisellä tiedonhakujärjestelmällä ja käyttöliittymällä Ohjelmiston valinta 2008-2009, pilotointi 2009

Asiakasliittymän käyttöönotto 2010-2011

Vastuu: Kansalliskirjasto

(Osa KDK-hanketta)

Pitkäaikaissäilytys- järjestelmä Sähköisten dokumenttien pitkäaikaissäilytyksen toteuttaminen Pitkäaikaissäilytys- järjestelmä 2009-2012

Vastuu: Kansallisarkisto

(Osa KDK-hanketta)

Kansallinen yhteisluettelo Kirjastojen kansallisen yhteisluettelon luonti Ohjelmiston hankinta 2008

Yhteisluettelon katteen laajentaminen 2009-2012

Vastuu: Kansalliskirjasto

Digitoinnin tuotannonohjaus Massadigitoinnin edellyttämän tuotannonohjaus- järjestelmän rakentaminen Ohjelmiston valinta ja käyttöönotto 2008-2009

Vastuu: Kansalliskirjasto

(Osa digitointihanketta)

Konsortiot Tietohallintoa koskevan päätöksentehon tehostaminen yhdistämällä nykyiset ohjelmistokonsortiot Nykymallin selvitys 2008

Korkeakoulujen kirjastojärjestelmä- konsortio 2010

Eteneminen vaiheittain

Vastuu: Kansalliskirjasto koordinoi

Osaaminen ja toimintatavat Selvitetään uudet osaamistarpeet ja nykyisten toimintatapojen muutostarve Selvitysprojekti 2008-2009

Vastuu: Kansalliskirjasto

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Otetaan esimerkiksi asiakasliittymä. Siitä todetaan palvelukuvauksessa seuraavaa:

Muistiorganisaatioiden yhteinen asiakasliittymä korvaa nykyisten järjestelmien (kirjastojärjestelmät, tiedonhakuportaalit ja julkaisuarkistot) omat loppukäyttäjän käyttöliittymät, aluksi osittain ja myöhemmin kokonaan. Asiakasliittymällä voidaan korvata myös muiden muistiorganisaatioiden käyttöliittymät.

Uudessa järjestelmäarkkitehtuurissa erotetaan asiakasliittymä taustajärjestelmistä. Monesta nykyisestä rinnakkaisesta palveluiden käyttöliittymästä siirrytään yhteen asiakasliittymään, joka tarjoaa yhtenäisen näkymän taustajärjestelmien palveluihin. Taustajärjestelmiä ovat esimerkiksi kirjastojärjestelmät, pitkäaikaissäilytysjärjestelmä, monihakupalvelu ja digitaaliset arkistot.

Tällä hetkellä bibliografisten tietokantojen määrä on varsin pieni. Kansallisten yhteistietokantojen lisäksi meillä on kirjastojen näyttöluettelot ja muutamissa yliopistoissa julkaisuarkistoja. Käyttäjän kannalta tämäkään valikoima ei ole helppo käyttää, etenkin kun julkaisuarkistojen määrä kasvaa. Relevantti tieto hajoaa yhä useampiin kohdejärjestelmiin.

Tätä suuntausta vastaan voidaan taistella kahdella toisiaan täydentävällä tavalla. Linda-yhteisluetteloa voidaan – ja pitää – täydentää aidoksi kansalliseksi yhteisluetteloksi. Mutta käyttäjille pitää tarjota vielä Lindaakin laajemmat mutta myös sitä erikoistuneemmat tiedonhakumahdollisuudet. Käyttäjien ulottuvilla pitäisi olla esimerkiksi Lindan ja maakuntakirjastojen yhteishaku jo silloin kun niiden aineisto ei vielä ole yhteisluettelossa, mutta toisaalta asiakkaiden tulisi voida hakea pelkästään väitöskirjoja ja muita opinnäytteitä.

Näiden palveluiden toteuttamiseen on vaihtoehtoisia tapoja, joiden luonti- ja ylläpitokustannukset sekä palvelun laatu vaihtelevat. Linda ja maakuntakirjastot ovat jo nyt yhdistettävissä Nelli-portaalin avulla. Lindan ja maakuntakirjastojen virtuaalisen yhteisluettelon Mandiksen yhdistelmä voitaisiin jo nyt toteuttaa Nellin monihakuna. Seuraava askel voisi olla Lindan ja maakuntakirjastojen näyttöluetteloiden yhdistäminen Index datan MetaProxy-ohjelman avulla siten, että Nellin ja muiden hakuohjelmistojen Z39.50-clienteille tuo erinomaisen virtuaalinen yhteisluettelo näyttäisi olevan yksi fyysinen tietokanta. Paras tulos saavutettaisiin kuitenkin haravoimalla kaikki tietueet Lindasta ja maakuntakirjastojen rekistereistä asiakasliittymään, jolloin käytettävissä olisi aito fyysinen yhteisluettelo.

Jos ja kun toimenpideohjelman tavoitteet toteutuvat, kirjastojen palveluita suunnittelevilla ja rakentavilla henkilöillä niin Kansalliskirjastossa kuin muuallakin on tulevaisuudessa tarjolla laaja työkaluvalikoima standardeista ohjelmistoihin. Se, mitä palveluita niiden avulla toteutetaan, ja kuka mistäkin tässä kokonaisuudessa vastaa, on vielä auki. Yhteistyön avulla voimme kuitenkin varmistaa sen, että työkalupakki on ajan tasalla ja välineet ovat kunnossa ja ajan tasalla. Näin kirjastot voivat keskittyä olennaiseen eli itse palveluiden toteuttamiseen.

Mikään strateginen suunnittelu ei valitettavasti varmista sitä, että ehdotettuihin järjestelmiin saadaan niiden edellyttämät varat, jotka etenkin pitkäaikaissäilytysjärjestelmän osalta ovat mittavat. Mutta toivottavasti kunnolla suunniteltu on paitsi puoliksi tehty, myös puoliksi rahoitettu. Ainakin se on varmaa, että museot, arkistot ja kirjastot eivät olisi saaneet rahaa omiin digitaalisiin arkistoihinsa. Yhteistyöllä pitkäaikaissäilytys ja toivon mukaan muutkin palvelut saadaan rakennettua.
 

Kirjoittajan yhteystiedot

Juha Hakala, kehittämisjohtaja
Kansalliskirjasto
PL 15, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Email: juha.hakala(at)helsinki.fi

Theme by Anders Norén