Opinnäytteet – kirjastojen ja arkistojen yhteinen asia

Keskitalo E-P (2016). Opinnäytteet – kirjastojen ja arkistojen yhteinen asia. Tietolinja, 2016(2). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2016053013059
 
Ammattikorkeakoulujen yhteiseen Theseus-julkaisuarkistoon tehtiin tänä keväänä sadas tuhannes tallennus. Theseuksessa on yhä enemmän myös ammattikorkeakoulujen sarjajulkaisuja, raportteja ja muita sellaisia julkaisuja, mutta sadasta tuhannesta nimekkeestä suurin osa on opinnäytetöitä.

Väitöskirjaa edeltäviä opinnäytetöitä ei yleensä ole ajateltu julkaisuina, mutta niiden suurempi näkyvyys on hyödyksi niin korkeakouluille, valmistuville opiskelijoille kuin lukijoillekin. Näkyvyys lisää korkeakoulujen toiminnan avoimuutta. Toisaalta se tekee niiden toimintaa tunnetuksi, mutta toisaalta se myös mahdollistaa toiminnan arvioinnin ja arvostelun. Ajatus laajemmasta lukijakunnasta toivottavasti kiinnittää kirjoittajien huomion kirjoittamisen laatuun; työelämässä julkaisukelpoisen tekstin tuottaminen on hyvin tärkeä taito alalla kuin alalla. Julkaistut opinnäytetyöt ovat vilkkaassa käytössä. Tilastoista voi päätellä, että niitä luetaan tarpeeseen: suosituimpia näyttävät olevan liike-elämän, tekniikan ja terveysalan prosesseihin, uutuuksiin ja konkreettisiin ongelmiin liittyvät työt.

Mutta ennen kaikkea opinnäyte on opiskelijalle askel kohti valmistumista. Tämän takia opinnäyte on myös valmistumiseen liittyvä asiakirja. Asiakirjana sitä koskevat arkistoinnin säännöt ja käytännöt. Huhtikuussa 2016 järjestettiin Theseuksen kehittämisseminaari, jossa keskityttiin aineistojen pitkäaikaissäilytykseen sekä siihen, miten Theseuksen julkaisemisroolia kenties voisi laajentaa kohti arkistoimista. Seminaarin esityksiä on verkossa (http://bit.ly/theseusseminaari). Seminaarin aikana esityksistä ja keskusteluista kävi ilmi, kuinka kahden päämäärän, julkaisemisen ja arkistoinnin, rajamailla toimimiseen liittyy niin hankaluuksia kuin mahdollisuuksiakin.

Opinnäyte on julkinen asiakirja

Kuva 1. Esa-Pekka Keskitalo Theseus-kehittämisseminaarissa 26.4.2016

Kuva 1. Esa-Pekka Keskitalo Theseus-kehittämisseminaarissa 26.4.2016

Asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia perustuslain nojalla. Perustuslain 12 §:n mukaan ”(V)iranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.” Jonkin verran on ollut tapauksia – takavuosina käytäntö oli yleisempi – joissa opinnäyte sisältää tietoja, joiden vuoksi se on salassa pidettävä. Lähes aina kysymys on yrityssalaisuuksista opinnäytteessä, joka on tuotettu läheisessä yhteistyössä jonkin yrityksen kanssa.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on kuitenkin jo vuonna 2004 antanut korkeakouluille selkeän ohjeen, että opinnäytteet tulisi laatia niin, että ne ovat julkisia heti hyväksytyksi tultuaan (http://bit.ly/okmjulkisuus). Tarvittaessa luottamuksellista tietoa voitaisiin korkeintaan panna erilliseen, salassa pidettävään liitteeseen. Ministeriö korosti tuolloin, että yhtenäiset arvosteluperiaatteet ovat opiskelijoiden oikeusturvan kannalta keskeisiä ja että julkisuus takaa opinnäytteiden tasapuolisen arvostelun. Myös eduskunnan apulaisoikeusasiamies on vuonna 2002 antamassaan ratkaisussa kirjoittanut: ”Pidän TKK:n omaksumaa käytäntöä opinnäytetöiden julkisuudesta myös perustuslain 12 §:n sisältämän julkisuusperiaatteen näkökulmasta perusteltuna. Julkisuus edistää opinnäytetöiden ja siten myös opetuksen saattamista riittävän laajan tieteellisen ja muun arvioinnin kohteeksi.

Julkista ei saa julkaista ilman lupaa

Kun ajattelemme ”asiakirjaa”, ajattelemme yleensä kuivaa viranomaisdokumenttia, joka ei nauti tekijänoikeussuojaa. Tekijänoikeuslaki sulkee piiristään pois viranomaisten ja julkista valtaa käyttävien elimien päätökset ja lausumat. Mutta opinnäytettä tekijänoikeuslaki koskee: se on opiskelijan henkisen työn tuotos, joka tavallaan jälkikäteen otetaan asiakirjaksi. Tämän takia on tärkeää muistaa, että julkista asiakirjaa ei välttämättä voi julkaista.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan asiakirjan julkisuus tarkoittaa sitä, että asiakirja pyynnöstä saatetaan käyttöön ”antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste.” Tekijänoikeuslaki taas määrittelee, että julkaisemista on teoksen saattaminen kauppaan tai muuten levittäminen yleisölle. Se edellyttää tekijänoikeuksien haltijan suostumusta. Tämä on Theseuksenkin toimintaperiaate: opiskelijan on annettava suostumus opinnäytteen julkaisemiseen, eikä opiskelijaa voi velvoittaa suostumiseen. Jonkin verran opinnäytteitä jääkin tämän vuoksi julkaisematta. Syitä on erilaisia; jälleen saattaa yhteistyöyrityksillä olla sanansa sanottavana. Joka tapauksessa julkaisematta jättäminen on täysin hyväksyttävää. Siitä kuitenkin seuraa, että opinnäytteiden säilyttäminen tapahtuu kahdessa haarassa: julkaistut ovat Theseuksessa, muut jossakin muualla. Tehokkaiden prosessien kannalta tilanne ei ole välttämättä paras mahdollinen.

Julkaisut säilyvät vapaakappaleina

Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä tuli voimaan vuonna 2008. Siitä lähtien Kansalliskirjasto on kerännyt lain velvoittamana talteen suomalaisia verkkojulkaisuja. Näiden sähköisten vapaakappaleiden keruu tapahtuu pääasiassa kolmella menetelmällä. Ensinnäkin on verkkosivujen automaattinen haravointi, jolla saadaan talteen monipuolinen otos ­– mutta vain otos – verkon kulloisestakin sisällöstä. Toiseksi Kansalliskirjasto voi pyytää verkkojulkaisijoita luovuttamaan aineistoja. Näin menetellään esim. maksullisten kirja- ja lehtikauppojen suhteen.

Kolmannen tapauksen muodostavat julkaisuarkistot. Niihin on olemassa standardit rajapinnat, joiden avulla Kansalliskirjasto voi verraten helposti kopioida sekä aineistot että niiden metatiedot vapaakappalekokoelmaan. Näin tehdään Theseuksellekin: siitä kerätään automaattisesti kopio vapaakappaleisiin. Sähköisiä vapaakappaleita säilytetään tarpeellisin varmistuksin, ja aikanaan ne siirtyvät pitkäaikaissäilytykseen Kansallisen digitaalisen kirjaston säilytysjärjestelmään. Vapaakappaleet säilytetään aina pysyvästi.

AMK-opinnäytteet asiakirjoina

Termi ”julkaisuarkisto” käyttää sanaa ”arkisto” hieman vapauksia ottaen. Julkaisuarkisto ei ole osa arkistotoimea, jonka tehtäväkenttänä on koko organisaation asiakirjojen hallinta, säilyttäminen ja myös tuhoaminen. Arkistotoimi tarkastelee opinnäytettä asiakirjana.

Julkisien arkistojen toimintaa ohjaa arkistolaki. Tarkempia määräyksiä antaa arkistolaitos. Opinnäytteiden ja oppilastöiden suhteen oli ammattikorkeakouluissa voimassa vielä pari vuotta sitten melkoisen sekava joukko määräyksiä, joista osa periytyi niitä edeltäneistä oppilaitoksista. Vuonna 2014 arkistolaitos antoi uuden määräyksen, jolla selkeytettiin opinnäytteiden käsittelyä (http://bit.ly/amkark).

Arkistointi on pois heittämistä aivan yhtä paljon kuin tallessa pitämistä. Mikään organisaatio ei pysty järkevästi säilömään ikuisesti jokaista lippua ja lappua. Pysyvään, ”ikuiseen” säilytykseen asiakirjoja voidaan ottaa vain harkiten. Arkistolaitoksen vuoden 2014 määräyksen mukaan loppututkintoon johtavat AMK-opinnäytteet on säilytettävä pysyvästi. Muita opinnäytteitä säilytetään määräaika (jonka AMK itse määrittelee).

Opinnäytteet voi arkistoida sähköisesti

Merkittävää on, että sähköiset opinnäytteet voidaan nyt arkistoida sähköisinä. Myös paperimuotoiset työt voidaan digitoida säilytystä varten. Määräys ohjaa edelleen: ”Ammattikorkeakoulujen on huolehdittava arkistolaitoksen päätöksen kohteena olevien sähköisten asiakirjatietojen tietosisällön hyvän tiedonhallintatavan mukaisesta turvaamisesta ja varmistettava asiakirjatietojen käytettävyys, luotettavuus ja todistusvoimaisuus myös tulevaisuudessa siten kuin laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) edellyttävät.”

Arkistointi on varsin pitkään perustunut – ja perustuu paljolti vieläkin – paperiin. On oltu epävarmoja IT-järjestelmien luotettavuudesta varsinkin pitkän aikavälin säilyttämisessä. Asiakirjan aitouden varmistaminen on verraten suoraviivaista, kun kysymys on fyysisestä kappaleesta; digitaalisen dokumentin aitouden uskottava varmistaminen vaatii tietojärjestelmiltä erityisiä ominaisuuksia.

Sähköinen arkistointiin ei näin ollen voikaan siirtyä alkamalla tallennella tiedostoja levyn nurkkaan. Arkistointijärjestelmästä on voitava mm. aukottomasti selvittää, miten asiakirja on syntynyt; ja millaisia ja kenen toimenpiteitä siihen on sen jälkeen kohdistunut. Arkistolaitos on tässäkin asiassa ohjaava viranomainen. Sen antama SÄHKE2-normi (http://bit.ly/sahke2) ohjaa julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Asetetut vaatimukset koskevat mm. aineistojen luokittelua, metatietoja ja lokitietoja, käyttöoikeuksia sekä dokumenttien hyväksyttyjä tiedostomuotoja.

Kuva 2. Mirja Nojonen kertoi Theseus-kehittämisseminaarissa JAMK:in arkistointikäytännöistä

Kuva 2. Mirja Nojonen kertoi Theseus-kehittämisseminaarissa JAMK:in arkistointikäytännöistä

Äskettäin tehdyn kyselyn mukaan (ks. Minna Marjamaan ja Tiina Tolosen esitys) kuudessa ammattikorkeakoulussa opinnäytteet tallennetaan sähköiseen arkistojärjestelmään. Huhtikuun Theseus-seminaarissa suunnittelija Mirja Nojonen kertoi esityksessään Jyväskylän ammattikorkeakoulun siirtymisestä sähköiseen arkistointiin. Tämän vuoden alusta kaikki hyväksyttävät opinnäytteet käsitellään osana sähköistä asiointi- ja tiedonohjaussuunnitelmaa. Ne siis myös säilytetään sähköisesti osana laajempaa sähköisen arkistoinnin järjestelmää.

Arkistokappale, vapaakappale vai kumpikin?

Jyväskylän malli on yksi tapa ratkaista asia, mutta muitakin voidaan ajatella. Arkistolaitos ja Kansalliskirjasto ovat yksimielisiä siitä, että kummankaan intressissä ei ole päällekkäiseen säilyttämiseen velvoittaminen. Arkistoaineistona julkaisu ehkä päätyy lopulta arkistolaitoksen haltuun Rauhankadulle, kun taas Kansalliskirjasto on saanut saman julkaisun vapaakappaleena kivenheiton päähän Unioninkadulle. Jos kyse on sähköisestä aineistosta, ne loppujen lopuksi tulevat päätymään samaan Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytysjärjestelmään, jota molemmat laitokset ovat alkamassa hyödyntää.

Arkistolaitos ei myöskään ole pitänyt mielekkäänä sitä, että julkaisujen säilyttämisessä pitäisi noudattaa Sähke-määrityksiä.

Voitaisiin siis myös ajatella, että arkistoinnin näkökulmasta julkaisun säilyminen vapaakappaleena korvaa arkistokappaleen säilyttämisen. Tärkein näkökohta ei kuitenkaan ole päällekkäisyyden välttäminen vaan se, miten organisaatioiden prosessit saadaan toiminaan hyvin. Sähköisten opinnäytteiden rinnakkaiset kopiot eivät ole levytilan kannalta merkittävä tekijä. Jos hyvät prosessit nyt johtavat kahteen säilytystapaan, sen kanssa voidaan hyvin elää ainakin nähtävillä olevassa tulevaisuudessa.

Korkeakoulun täytyy tietenkin joka tapauksessa tunnollisena julkaisijana, ilman asiakirjanäkökulmaakin, huolehtia siitä, että julkaistut opinnäytteet todella ovat hyväksyttyjä opinnäytteitä ja sisällöltään sitä, mitä on hyväksytty.

Vapaakappaleisiin liittyy se hankaluus, että tekijänoikeuslaki rajoittaa niiden käyttöä. Ne ovat yleisön saatavilla ainoastaan muutamissa kirjastoissa, ja niistä saa mukaansa vain tulosteita, ei siis sähköistä kopiota; edes tekijälle tai julkaisijalle ei sellaista voi antaa. Tällä hetkellä toki varsinainen Theseus on korkeakoulujen käytössä, eikä vielä ole näköpiirissä, että siitä pitäisi alkaa siirtää aineistoa pois näkyvistä. Kansalliskirjasto on joka tapauksessa pohtimassa mahdollisuutta sopimuksitse säilyttää mahdollisuus antaa vapaakappaleesta kopio takaisin luovuttajalleen. Tämä liittyy selvityksiin, joita lähikuukausina tehdään kotimaisten tieteellisten julkaisujen pitkäaikaissaatavuuden varmistamisesta osana Tajua-projektia ja Avoin tiede ja tutkimus -hanketta.

Rajat katoavat

Koska Theseus on useimmissa korkeakouluissa keskeinen osa opinnäytteiden käsittelyä, on Kansalliskirjaston kanssa keskusteltu mahdollisuudesta sijoittaa Theseukseen myös julkaisemattomia opinnäytteitä. Vaikka Kansalliskirjaston tuottamat julkaisuarkistojen alustapalvelut toteuttavat ennen kaikkea tiedon avointa saatavuutta, voidaan myös tällaista laajennusta harkita. Pohdittavaksi tulee kuitenkin Kansalliskirjaston perustehtävä julkaistun kulttuuriperinnön säilyttäjänä erityisesti hyvin pitkällä aikavälillä. Voiko Kansalliskirjasto ottaa pitkäaikaissäilytyksen vastuuta aineistosta, jota ei voi julkaista kuin viime kädessä 70 vuotta tekijän kuoleman jälkeen? Opiskelijat kun vielä ovat tästä näkökulmasta yleensä kiusallisen nuoria!

Asian pohtiminen jatkuu. Selvää on, että opinnäytteiden julkaiseminen on tullut luontevaksi osaksi korkeakoulujen toimintaa ja sen avoimuutta; toivottavasti näemme verkossa avoimesti julkaistujen opinnäytteiden osuuden edelleen kasvavan niin ammattikorkeakouluissa kuin yliopistoissakin. Ammattikorkeakoulut ovat ilmeisesti hyötyneet päätöksestä edetä julkaisuarkistojen kehittämisessä yhdessä. Se on sekä säästänyt voimavaroja että lisännyt aineistojen näkyvyyttä. Toivottavasti ei-julkaistujenkin opinnäytteiden käsittelyssä erot pysyvät pieninä.

Mitään todellista ristiriitaa arkistojen ja kirjastojen päämäärien välillä ei ole. Sähköisten opinnäytteiden käsittelyssä ne vetävät samaan suuntaan, joskin välillä ehkä eri köydestä kiinni pitäen. Ajan kanssa voidaan vyyhtiä vielä selvittää.

Kuva 3. Opinnäytteiden arkistointi herätti keskustelua huhtikuun Theseus-kehittämisseminaarissa.

Kuva 3. Opinnäytteiden arkistointi herätti keskustelua Theseus-kehittämisseminaarissa.

 

Kirjoittajan yhteystiedot

Esa-Pekka Keskitalo, tietojärjestelmäpäällikkö
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4) 00014 HELSINGIN YLIOPISTO
sähköposti: esa-pekka.keskitalo [at] helsinki.fi

Leave a Reply

Theme by Anders Norén