Kokemuksia LIBER-konferenssin kulisseista

Kautonen H (2016). Kokemuksia LIBER-konferenssin kulisseista. Tietolinja, 2016(3). Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2016100724914

Viime kesänä Helsingissä järjestetty Euroopan tieteellisten kirjastojen LIBER-konferenssi onnistui yli odotusten: osallistujapalautteen kokonaisarvosana saavutti kaikkien aikojen parhaan tason. Olimme asettaneet yhdeksi tapahtuman tavoitteeksi, että konferenssista jää hyvä kokemus myös suunnitteluun ja toteutukseen osallistuneille ihmisille. Tapahtuman vastuuhenkilönä pääsin todistamaan, mitä kaikkea järjestelyjen aikana kulisseissa koettiin. Näin, miten onnistunut konferenssi syntyy upeiden ihmisten ammattitaidosta, innostuksesta ja yhteistyökyvystä.

Kuva: Liber-vapaaehtoinen työn touhussa. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Liber-vapaaehtoinen työn touhussa. Kuvaaja: Linda Tammisto

Ohjausryhmältä mielikuvatavoitteet

Tapahtuman suunnittelu käynnistyi keväällä 2014, jolloin LIBER-järjestö nimesi vuoden 2016 konferenssin pitopaikaksi Helsingin. Ennen kesää 2015 Kansalliskirjaston rinnalle järjestäjätahoiksi olivat tulleet Helsingin yliopiston kirjasto ja Suomen tieteellinen kirjastoseura. Näiden kolmen organisaation edustajista koottiin tapahtuman paikallinen ohjausryhmä, joka kokoontui keskimäärin joka toinen kuukausi, kunnes konferenssi oli ohi.

Ensimmäisissä ohjausryhmän kokouksissa pyysin ryhmän jäseniä asettamaan tapahtumalle mielikuvatavoitteet. Kiltisti kirjastonjohtajatkin valitsivat esiin asettamistani kuvavaihtoehdoista mieleisensä. Sanallisesti he tulkitsivat kuviaan eli Helsingin konferenssin tavoitteita mm. näin: ”hyvin organisoitu, teknologiamyönteinen, sujuva, innovatiivinen, sisältää särmää ja on sisällöllisesti onnistunut”. En projektipäällikkönä viitannut suunnittelutyön aikana noihin sanallisiin tavoitteisiin, mutta kuvia esittelin useammankin kerran ja itselläni ne pyörivät mielessä etenkin loppumetreillä.

Kuva: Ohjausryhmä pohti konferenssin mielikuvatavoitteita. Kuvaaja: Heli Kautonen

Kuva: Ohjausryhmä pohti konferenssin mielikuvatavoitteita. Kuvaaja: Heli Kautonen

Ohjausryhmä antoi työllemme tavoitteet, mutta tuki myös konkreettisissa tehtävissä. Kokemukseen, näkemykseen ja keskusteluun perustuen tehtiin tapahtumapaikkoja ja viestintää koskevat valinnat. Ohjausryhmän jäsenet kirjoittivat myös kutsut ja artikkeleita Signumin LIBER-teemanumeroon.

Projektiryhmän aherrusta

Neljän sadan ihmisen yhteen kokoaminen edellyttää laajojen linjojen ja lukuisien pienten yksityiskohtien suunnittelua. Projektoimme työn niin, että suuremmilla työkokonaisuuksilla oli kullakin oma vastuuhenkilö, jonka tehtävänä oli huolehtia osa-alueensa tavoitteiden saavuttamisesta ja toteutuksen organisoinnista.

Suunnitteluvaiheen ydintiimissä meitä oli kymmenisen ihmistä Kansalliskirjastosta ja Helsingin yliopiston kirjastosta. Kokoonnuimme viimeisen puolentoista vuoden ajan säännöllisen epäsäännöllisesti Kaisa-talon kakkoskerroksen työhuoneessa 2024. Suunnitteluvuoden aikana kului kymmeniä post-it-lappuja, syntyi satoja wiki-sivuja, erinäisiä taulukkolaskelmia ja julkinen verkkosivusto. Ideoimme ja väittelimme, venyimme ja nauroimme. Viimeisinä viikkoina ja päivinä ennen tapahtumaa hermomme kiristyivät ja silmäpussimme tummuivat, mutta yhteishenki syveni. Yksi konferenssin hienoimmista anneista oli organisaatiorajat ylittävä työtoveruus.

Konferenssin töihin, suunnitelmien toteutukseen osallistui tietenkin projektiryhmän lisäksi kymmenittäin järjestäjäorganisaatioiden henkilökuntaan kuuluvia asiantuntijoita. Mitä olisimmekaan saaneet aikaan ilman mm. viestinnän ammattilaistemme osaamista tai e-aineistojen hankinnan kustantajasuhteita!

Kuva: Jukka Pennanen johtojen kimpussa. Kuvaaja: Heli Kautonen

Kuva: Jukka Pennanen johtojen kimpussa. Kuvaaja: Heli Kautonen

Kuva: Viestinnän päämaja. Kuvaaja: Jyrki Ilva

Kuva: Viestinnän päämaja. Kuvaaja: Jyrki Ilva

Korvaamattomat yhteistyökumppanit

Aiempien tapahtumien (mm. vuoden 2014 Open Repositories -konferenssin) järjestäjien vinkkejä kuunnellen osasimme palkata avuksemme hyvän konferenssitoimiston. Konferenssitoimisto hoiti tehokkaasti sekä taitavasti sellaiset rutiinit ja akuutit tilanteet, joissa oma osaamisemme ja energiamme olisi loppunut auttamattomasti kesken. Iloiset ja avuliaat yhteistyökumppanimme jäivät myös konferenssipaikalla osallistujien mieleen.

Tapahtuman valmistelun viimeisiä kuukausia varjosti Helsingin yliopiston talouden sopeuttamisohjelma, joka vaikutti toteutukseen liikeneviin henkilöresursseihimme. Onneksi sponsoritulojen täydentämä budjettimme salli turvautua ulkopuolisten asiantuntijoiden apuun. Kaiken kaikkiaan konferenssikokemusta rakentamassa oli järjestäjäorganisaatioiden ja konferenssitoimiston lisäksi kymmenittäin osaajia eri ostopalvelutahoilta: konferenssikeskuksesta, hotelleista, catering-yrityksistä, illallisravintolasta, painotalosta, pr-tuotteiden toimittajalta ja retken järjestäjältä, sekä valokuvaaja, taittaja ja esiintyjät.

Kuva: Philomela-kuoro esiintyi konferenssi-illallisella. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Philomela-kuoro esiintyi konferenssi-illallisella. Kuvaaja: Linda Tammisto

Vapaaehtoisten innostus välittyi

Osallistujapalautteen avokommenteissa mainittiin moneen otteeseen, kuinka ystävällisiä ja avuliaita vapaaehtoiset avustajat olivatkaan. Suunnitelmia voi suunnitella, mutta vasta keltaisilla huiveilla sonnustautuneet vapaaehtoiset saattoivat suunnitelmien viimeisetkin yksityiskohdat todeksi. Esiintyjät, sponsorit ja muut LIBER-konferenssin osallistujat löysivät sinne minne heidän pitikin mennä ja saivat sen avun mitä tarvitsivat.

Kuva: Vapaaehtoiset huolehtivat osallistujien opastamisesta. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Vapaaehtoiset huolehtivat osallistujien opastamisesta. Kuvaaja: Linda Tammisto

Järjestäjäkirjastojen henkilökunnan lisäksi saimme tapahtuman vapaaehtoisjoukkoja täydentämään neljä opiskelijaa Haaga-Helian ammattikorkeakoulusta. Kaksi heistä auttoivat sponsoreita näyttelypisteiden pystyttämisessä ja purkamisessa, ja kaksi varmistivat, että esikonferenssin järjestelyt sujuivat ongelmitta. Konferenssipäivinä opiskelijoiden innokkuus ja uteliaisuus oppia kirjastoalan asioita olivat kuin ylimääräinen piristysruiske muutenkin hyvään yhteishenkeen vapaaehtoisten taukotilassa.

Kuva: Liber-vapaaehtoisia - Terhi Sandgren ja Pauli Assinen Helsingin yliopiston kirjastosta. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Liber-vapaaehtoisia – Terhi Sandgren ja Pauli Assinen Helsingin yliopiston kirjastosta. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Vapaaehtoiset yhteispotretissa. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Vapaaehtoiset yhteispotretissa. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Takahuoneen tunnelmia. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Takahuoneen tunnelmia. Kuvaaja: Linda Tammisto

Ei ole konferenssia ilman osallistujia

Niin kuin hyvä juhla syntyy juhlaväestä, hyvä konferenssi syntyy osallistujistaan. Emme tiedä varmuudella, mikä houkutteli tämän vuoden konferenssiin ennätysmäärän eli yli 500 osallistujaa. Oli harmi, että ilmoittautuminen jouduttiin tilasyistä sulkemaan ja kaikki halukkaat eivät mahtuneet mukaan. Onneksi kuitenkin te 120 suomalaista kirjastolaista olitte mukana tekemässä tätä ainutkertaista tapahtumaa.

Kiitos kaikille mukana olleille!

Kuva: Liber-konferenssin osallistujat yhteiskuvassa. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kuva: Liber-konferenssin osallistujat yhteiskuvassa. Kuvaaja: Linda Tammisto

Kirjoittajan yhteystiedot

Heli Kautonen, palvelupäällikkö
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4), 00014 Helsingin yliopisto
heli.kautonen [at] helsinki.fi

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Theme by Anders Norén